Transformação Digital Centrada no Cliente!

Imagem mão de pessoa segurando celular e no centro a palavra: Digital Transformation. Transformação digital centrada no cliente.

Promover uma transformação digital centrada no cliente é um dos pontos chave para a mudança de cultura no ambiente empresarial, principalmente com a taxa exponencial de crescimento e desenvolvimento deste tipo de mudança.

Entender que a transformação digital centrada no cliente vai além do que somente pensar no produto ou serviço da companhia é um passo importante.

Esta mudança de paradigma significa ver os clientes como o centro dos negócios ao contrário da visão tradicional de que o produto ou serviço é o ponto importante da companhia. Além disso, manter a preocupação com a satisfação do seu cliente como um dos principais pilares de sustentação da empresa.

E você, quer saber mais sobre uma transformação digital centrada no cliente? Continue acompanhando a nossa publicação e saiba mais!

Gif moça conversando com outra e dizendo: "It already won". Transformação Digital

Uma transformação digital centrada no cliente

O conceito de transformação digital nasce da integração nas diferentes áreas do negócio, unindo o time de criação, de desenvolvimento e de gerenciamento de projetos para obter mudanças fundamentais sobre a operação da empresa e a sua geração de produtos de valor para o seu consumidor.

A transformação digital centrada no cliente faz com que, essencialmente, mude-se o paradigma da empresa sobre o que realmente importa para o seu negócio. Antes o principal foco de preocupação das organizações eram os seus produtos ou serviços e em como vendê-los da melhor forma para os seus clientes e sempre aumentar a sua margem de lucro.

O ponto importante de toda a discussão é que essa visão mudou. Agora, a peça fundamental para o sucesso ou fracasso de qualquer organização é o seu cliente, a satisfação deste cliente em relação ao seu produto ou serviço.

  • A visão focada no cliente

A transformação digital centrada no cliente e a mudança do foco das empresas permite que se conheça melhor o seu mercado consumidor, criando de fato produtos ou serviços que vão fazer a diferença para este novo cliente – que está mais conectado, conhece melhor as informações e como buscar informações relevantes para a sua decisão.

O consumidor mudou sim ao longo dos anos, principalmente pelo crescimento da presença da tecnologia no seu dia a dia.

O acesso à informação de uma forma facilitada, a disponibilidade de muita informação e até a capacidade de pesquisar sobre a opinião de outros consumidores nas redes sociais está transformando o formato como estes clientes interagem com as empresas, percebendo a experiência com aquele cliente um ponto muito mais importante na sua decisão.

>> Saiba mais: 5 passos para um Service desk clientocêntrico

Gif de Morpheus apresentando a pílula vermelha em uma mão e a azul em outra.Transformação Digital

O cliente como o centro dos negócios

A transformação digital centrada no cliente faz com que este novo cliente seja de fato o centro dos negócios e não mais o produto ou serviço daquela empresa.

O consumidor digital já sabe deste tipo de mudança e para sobreviver a este novo contexto de alta eficiência, rapidez nas mudanças e competitividade elevada, as empresas que se preocupam com a transformação digital precisam entregar algo inovador e que faça sentido ao seu cliente.

Entender a dor do cliente é o primeiro passo para transformá-lo no centro dos seus negócios. De que adianta a solução mais bonita, mais rápida e que possui mais funções do mercado se todas elas não atendem ao problema principal do cliente?

Sendo assim, uma transformação digital centrada no cliente altera muito mais do que o foco da empresa. A sua infraestrutura, os seus processos e inclusive as rotinas do negócio são alteradas.

Além disso, a interação com as pessoas, funcionários e colaboradores da empresa também serão alterados, principalmente para se adaptar a mudança do atendimento ao que o cliente deseja.

>> Saiba mais: 5 coisas que sua empresa deve considerar antes de adotar um help desk na nuvem!

A estratégia da empresa e a transformação digital centrado no cliente

Um dos pilares importantes da transformação digital centrada no cliente é a inteligência dos negócios, de qualificar e entregar um atendimento humano e que entenda o seu cliente. Também podem ser adotadas ferramentas de automação dos processos afim de se ganhar mais agilidade e ter o tempo necessário nas tarefas que realmente importam.

Isso pode impactar toda a estratégia da empresa, principalmente pelo fato de mudar a sua visão dos negócios. O que o cliente deseja é ter o seu problema resolvido e este novo cliente também é impactado por esta mudança de paradigma.

Uma empresa que efetuou uma transformação digital centrada no cliente com sucesso gera grande satisfação por parte dos seus usuários após essa mudança e consegue atrair um público ainda maior para o seu produto ou serviço pois se preocupa de fato com o cliente.

>> Saiba mais: Saiba como converter a experiência do cliente em receita!

Próximos passos!

A transformação digital centrada no cliente é um dos impactos mais significativos da tecnologia na vida do consumidor e no dia a dia da empresa, que precisa se reinventar e quebrar paradigmas para conseguir realizar essa mudança de forma satisfatória e significativa.

Além disso, entender também as reações às mudanças e se adaptar ao desejo do cliente são pontos relevantes para o sucesso da transformação digital.

Quer saber mais sobre uma transformação digital centrada no cliente e como ter de fato sucesso nessa jornada? Conheça mais sobre a Milldesk e acompanhe as publicações no nosso blog!

Como converter a experiência do cliente em receita? Confira!

Muito se fala sobre a experiência do cliente e como ela é importante, mas quase nunca vemos alguém mostrar, na prática, como converter a experiência do cliente em receita.

O motivo é simples: esse é mesmo um assunto complexo e desafiador – tão complexo e desafiador como a construção de uma experiência positiva para o cliente.

A solução dessa questão passa pelo ciclo de compra. O ciclo de compra são os estágios que o cliente atravessa até realmente colocar o dinheiro na mesa e levar seu produto ou serviço para casa.

Se você trabalhar levando em consideração a experiência do cliente em cada um dos estágios, a chance de que ele chegue ao final do ciclo e faça a compra é muito maior.

Quer saber mais sobre como converter a experiência do cliente em receita?
Então confira o conteúdo que preparamos sobre o tema!

Descubra como converter a experiência do cliente em receita!

Descubra como converter a experiência do cliente em receita!

Nesse post, você vai ver os seis estágios do ciclo de compra e entender como converter a experiência do cliente em receita, apostando em atendimento de qualidade em cada um dos estágios.

Existem diferentes versões do ciclo de compra, assim como existem diferentes versões do funil de marketing, por exemplo.

Esses são dispositivos teóricos, e cada especialista adota aquele que se encaixa melhor na sua prática.

Para falar sobre como converter a experiência do cliente em receita, vamos trabalhar com um ciclo de compra de seis estágios: consciência, pesquisa, consideração, compra, retenção e recompra.

Então, pegue um refresco geladinho, porque hoje o tema é quente!

1. Estágio de Consciência

O estágio da consciência é aquele em que o cliente – que, na verdade, por enquanto ainda não é um cliente – vai perceber que tem um problema, uma necessidade, um desejo.

Nesse estágio, o atendimento ao cliente ainda não tem um papel relevante, por um motivo simples: o cliente ainda não sabe que sua empresa existe. Mas, calma, que logo ele vai chegar lá.

2. Estágio de Pesquisa

Após perceber sua própria dor, o cliente vai começar a pesquisar mais sobre ela e, claro, tentar descobrir se existem soluções.

Esse é o primeiro estágio em que ele pode entrar em contato com a sua empresa – e é quando o atendimento ao cliente começa a entrar em ação para converter a experiência do cliente em receita.

Nessa fase, a função do atendimento ao cliente é informar, educar. Um bom exemplo de uma ação para esse estágio é a implementação de chatbots no site da empresa.

Eles podem “conversar” com os visitantes do site, respondendo a perguntas mais gerais, que são comuns para quem ainda está se familiarizando com a própria situação.

Além disso, tem a vantagem de não sobrecarregar a equipe com o atendimento de pessoas que ainda estão mais longe da decisão de compra.

3. Estágio de Consideração

Agora, o cliente sabe que tem uma dor e que existem soluções. Ele vai considerar cada uma das soluções, pesando prós e contras, para escolher a ideal.

E, se você quer converter a experiência do cliente em receita, precisa oferecer um atendimento impecável para garantir que ele escolha a sua solução.

Nessa fase, é mais provável que o cliente entre em contato direto com a sua empresa para obter informações sobre o produto ou serviço, bem como condições comerciais e outros “detalhes técnicos”.

O atendimento ao cliente deve estar preparado para esclarecer essas questões. Veja bem: ele não vai vender. Seu papel é de apoio, de prestação de informações, o que deve fazer de maneira eficiente e transparente.

4. Estágio de Compra

Finalmente, é o estágio em que o cliente escolhe uma solução para sua dor e fecha a compra.

Nesse momento, o protagonista é o setor de vendas ou, nos casos específicos das compras online, de um e-commerce ou de um SaaS pode nem haver intervenção direta da empresa, o próprio cliente faz todo o processo.

Mesmo assim, o atendimento ao cliente ainda pode colaborar. Se o cliente tiver qualquer dúvida ou dificuldade durante o processo da compra em si, é preciso prestar auxílio para superar esses obstáculos.

Vale a pena lembrar que, quando isso acontece, o atendimento é crucial!

Se o cliente tem pressa para fazer a compra e a resposta à sua solicitação demora para ser apresentada, ele pode acabar desistindo da compra e buscando um concorrente. Se a resposta chega, mas não resolve o problema, também.

5. Estágio de Retenção

Quando o cliente fecha a compra, começa o estágio de retenção, em que é preciso trabalhar para que ele consiga aproveitar ao máximo o produto ou serviço e, assim, perceber aquela compra como um ótimo negócio.

Novamente, o atendimento ao cliente tem um papel importante. É o atendimento que vai responder às dúvidas práticas do cliente sobre como utilizar o produto, ou resolver os problemas que este apresente.

Imagine, por exemplo, o caso de um cliente da Netflix que não está mais conseguindo acessar a plataforma porque esqueceu sua senha e não consegue criar outra.

Ele abre um chamado junto à empresa. Se o atendimento ao cliente não resolver o problema rapidamente, ele vai entender que está pagando por um serviço que não pode usar. O resultado é insatisfação, e um cliente perdido.

Por outro lado, se o chamado for conduzido de maneira ágil e trouxer uma solução, o cliente fica satisfeito e continua com a Netflix por mais tempo.

Vale a pena comentar que as dúvidas e dificuldades do cliente nessa etapa, quando ele já está com o produto em mãos, são diferentes daquelas que apresenta um cliente na etapa da compra, ou da consideração.

Por isso, o atendimento ao cliente deve ser estruturado pensando nessas diferentes etapas, e a equipe deve estar preparada para lidar com cada uma delas.

6. Estágio de Recompra

Você com certeza não quer apenas reter o cliente! Você quer que, depois de algum tempo, ele compre de novo.

Quem sabe, ele até compre outros produtos (cross-sales) ou uma versão superior do produto (up-sales), o que aumenta o faturamento e o lucro, não é?

É por isso que o ciclo de compra tem mais um estágio, no qual também é possível converter a experiência do cliente em receita.

A proposta é que o atendimento ao cliente aproveite os momentos de contato (sejam iniciados pelo cliente ou pela própria equipe de atendimento, em uma proposta de follow-up ativo) para promover cross-sales e up-sales.

Qualquer agente de atendimento pode observar o histórico do cliente e, a partir das informações que estão ali, fazer sugestões personalizadas.

É claro que só é possível se a equipe conhecer bem todos os produtos da empresa.

Então, se o cliente demonstrar interesse, será encaminhado novamente para o setor de vendas, e voltará ao estágio de compra.

Conseguiu entender bem o ciclo de compra e o papel do atendimento para converter a experiência do cliente em receita a cada estágio?

Perceba que o atendimento não é uma atividade meramente de suporte técnico. É dinâmico e precisa se flexibilizar para corresponder às demandas do cliente em cada momento da relação com a empresa.

Gostou de saber mais sobre como converter a experiência do cliente em receita? Então descubra agora como treinar usuários de help desk!

Dicas para a gestão de equipe de suporte!

Ilustração de mãos ajustando engrenagens. Gestão de equipe de suporte.

O suporte ao cliente tornou-se Rei, sendo um dos principais influenciadores na tomada de decisão de compra do um cliente.

Sabendo que a primeira impressão é a que fica, as empresas precisam estar atentas às estratégias e capacitações para oferecer o serviço de atendimento personalizado.

E, neste cenário, a gestão de equipe de suporte eficiente é fator fundamental para destacar-se em um mercado cada vez mais competitivo.

Sendo o papel do gestor de atendimento estar atento a sua equipe, para que cada ponto de contato seja um verdadeiro espaço de diálogo e empatia, separamos algumas dicas para que sua empresa faça uma gestão de equipe de suporte eficiente. Vamos lá!

As estratégias envolvidas na gestão de equipe de suporte

Fazer a gestão de equipe de suporte, mesmo aqueles times que possuem profissionais altamente qualificados pode ser difícil. Mas é inegável que todas as empresas buscam aumentar seu desempenho e performance, para enfrentar o mercado altamente competitivo.

Por isso é importante que os gestores de equipes de atendimento conheçam as técnicas e estratégias envolvidas para a execução de um atendimento eficiente. Isso porque as boas práticas de gerenciamento trazem maior retorno sobre investimento, economia de custos, processos mais consolidados e aumento da produtividade.

Separamos seis estratégias que auxiliam a gestão de equipe de suporte e garantem eficiência, qualidade e produtividade no atendimento:

  1. Mapeie todo o fluxo de trabalho executado e remova as tarefas que são desnecessárias;
  2. Deixe claro para todo o time de suporte o objetivo principal da empresa e o papel que cada pessoa do time desempenha;
  3. Mantenha reuniões regulares apresentando resultados e pontos de melhoria para garantir que todo o time encontra-se na mesma página;
  4. Tenha o hábito do feedback na rotina do seu time, para assegurar que a correção de problemas comportamentais e processuais sejam feitas rapidamente;
  5. Estimule seu time a fazer a gestão de tempo de forma eficiente, a fim de assegurar uma maior produtividade;
  6. Dê incentivos para os atendentes de suporte que tiverem melhor desempenho, de acordo com os objetivos traçados.

Incorporando estas estratégias, a sua gestão de equipe de suporte permitirá a criação de um time forte, estruturado, alinhado, integrado e eficiente.

Gif de homem dizendo "Teamwork. Yes". Gestão de equipe de suporte.

>> Saiba mais: 7 dicas para melhorar a gestão de tempo da equipe de TI

Como estruturar sua equipe de atendimento

Para conquistar a excelência na gestão de equipe de suporte é preciso inicialmente ter um time bem estruturado.

Primeiro é importante ter claro quais são as qualificações e habilidade que os profissionais que devem possuir para compor o seu time. Com estas definições o processo de contratação fica muito mais simples e prático.

Feito isso é preciso ter a estrutura e processos que darão suporte durante o atendimento ao cliente. Destes, separamos cinco essenciais:

  • Tenha uma ferramenta de gestão de atendimento ao cliente

A ferramenta ideal, a exemplo da Milldesk, para executar a sua operação, possibilita a centralização de tickets, informações e automatizações de fluxos de atendimento. Dessa forma, garante o aumento da produtividade e aumenta a eficiência operacional

  • Tenha claro a experiência fornecida ao cliente

Como o cliente deverá se sentir ao entrar em contato com o suporte da sua empresa. Ter o processos de atendimento unificados, com um estilo de comunicação definido, não significa tornar o atendimento robótico, mas sim trazer ao consumidor — independente do momento do atendimento — uma experiência única com sua empresa

Banner 6 canais de atendimento

  • Defina os níveis mínimos de serviço

Ao estruturar sua equipe, é importante que para a gestão de equipe de suporte ter claro quais são os atendimentos que são prioritários ou não. Definir o acordo de nível de serviço é um processo que facilita a categorização, priorização e atribuição dos chamados para os atendentes adequados. Assim, sua produtividade operacional aumenta e os prazos de resposta podem ser especificados para o cliente, garantindo a satisfação e aumento do health score.

  • Desenvolva uma base de conhecimento

Todo novo chamado é uma oportunidade para desenvolver uma melhor gestão de equipe de suporte. Estar atento a problemas recorrentes e criar uma base de conhecimento permite ao seu time ter um repositório de soluções aumentando a eficiência operacional.

  • Mantenha sua equipe sempre motivada

A excelência na gestão de equipe de suporte deve, além de estar atento aos pontos anteriores, manter o foco no clima do time. Manter uma equipe motivada, pode parecer uma tarefa difícil. Porém, mantendo todas as informações claras, estando aberto a receber feedbacks e proporcionar treinamentos para o desenvolvimento de carreira são meios de estimular um ambiente cooperativo e em constante desenvolvimento.

>> Saiba mais: 5 passos para montar um help desk eficiente.

Imagem de mulher segurando um tablet com análise gráfica de indicadores. Gestão de equipe de suporte

Como monitorar e medir os resultados gerados

Dentro de uma estrutura de gestão de equipe de suporte acompanhar e monitorar as métricas operacionais é o gatilho para a identificação de oportunidades de melhorias, e desenvolvimento do time.

Por isso, ter dashboards de acompanhamento, permite identificar gargalos e processos que necessitam de otimização. Veja como o Milldesk pode trazer dashboards personalizados para que a sua gestão torne-se mais eficiente.

Veja algumas métricas que devem estar no radar da gestão de equipe de suporte:

  1. Número de chamados abertos e fechados

Esta é uma métrica que indica o quão eficiente está sendo o processo de atendimento, e que reflete diretamente na percepção e satisfação do cliente com sua empresa. Chamados abertos que demoram ter seu atendimento iniciado, assim como aqueles que demoram a ser solucionados são sinais de ineficiência e implicar em uma baixa satisfação do consumidor.

  1. Classificação do tipo de ocorrência

Classificar e acompanhar os tipos de chamados, de acordo ao framework ITIL, é importante para saber qual a real prioridade do ticket aberto. Além de delegar os atendimentos aos atendentes de acordo com os níveis de conhecimento, facilita a compreensão dos pontos de melhoria a serem implementados no serviço oferecido.

  1. Pesquisa de satisfação

Quem melhor que seu cliente para dizer a sua gestão de equipe de suporte está indo bem ou não. Realizar pesquisas de satisfação, após cada atendimento, possibilita ao gestor entender quantitativamente e qualitativamente como o processo está desempenhando. Lembre-se que a satisfação do cliente deve ser o foco de toda empresa que deseja se manter competitiva no mercado.

Gostaria de conhecer a ferramenta que pode facilitar a gestão de equipe de suporte? Conheça a Milldesk e acompanhe o nosso blog. Com certeza você entenderá porque esta ferramenta traz praticidade para o seu dia a dia.

Como você avalia sua satisfação com o atendimento realizado?

Help desk na gestão empresarial? Saiba como conquistar o sucesso!

Avaliar a satisfação com o atendimento realizado demonstra que você e sua empresa se importam com o pensamento e a opinião do cliente, principalmente quando se associa este nível de atenção como uma ferramenta para o aumento das vendas.

A experiência no atendimento ao cliente é um tema importante e os consumidores hoje possuem mais opções do que nunca no que se refere a realização de alguma busca na internet por algum tipo de produto ou serviço – o que os levam a valorizar esta característica.

Em uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABCOMM) foi demonstrado que apenas metade das lojas entrevistadas obteve uma avaliação positiva em relação a qualidade do atendimento prestado para os seus clientes.

A importância do help desk no atendimento ao cliente impacta diretamente na satisfação com o atendimento realizado.

Acompanhe a nossa publicação e saiba como avaliar a satisfação com o atendimento realizado para o seu cliente!

O atendimento ao cliente tem sido decisivo na decisão de compra

Considerar uma estratégia do negócio é pensar em como fidelizar o cliente e oferecer sempre a melhor experiência possível para este cliente.

Um dos pontos importantes ao montar essa estratégia é entender também que o mundo digital transformou o perfil de cada cliente – e este usuário está cada vez mais conectado e busca a opiniões de outros consumidores para saber as suas dores e as suas felicidades aos utilizar determinado produto ou serviço.

Sites especializados como o Reclame Aqui reúnem as opiniões e reclamações de diversos clientes que estão insatisfeitos, principalmente com a má experiência no atendimento ao cliente.

Essa facilidade em pesquisar estas opiniões e as experiências dos outros clientes permite uma influência direta na decisão de compra destes novos consumidores, principalmente se vão retornar a utilizar aquele produto ou serviço pesquisado.

>> Saiba mais: Controle de chamados: Quem sabe faz ao vivo!

Gif de mulher gritando: "That´s my opinion!!!".Como medir a satisfação com o atendimento

Avaliar a satisfação com o atendimento realizado é uma prioridade

Entender e avaliar a satisfação com o atendimento realizado para o seu cliente deve ser considerado como uma prioridade para qualquer negócio que tem a intenção de se destacar no mercado.

Empresas de sucesso conseguem oferecer uma ótima experiência no atendimento ao cliente e promovem esta área da empresa como uma das mais importantes para todo o negócio.

Outro ponto importante é entender que esta é uma tarefa constante e deve-se ficar sempre atento para as críticas negativas – basta uma queixa de um cliente insatisfeito em alguma rede social para manchar a fama da empresa e do seu atendimento ao cliente.

De acordo com especialistas na área de atendimento ao cliente, boa parte da experiência com a empresa e com o seu produto ou serviço se baseia na forma como ele é tratado e demonstra a importância do help desk no atendimento ao cliente.

Quando o cliente precisar de algum auxílio ou ajuda para resolver o seu problema, o atendimento ao cliente é o primeiro canal que ele buscará contato e entender a sua frustração é o ideal.

A satisfação com o atendimento realizado é uma prioridade, uma vez que o cliente entra em contato com a empresa a partir de algum problema, abrindo um chamado.

Neste tipo de atendimento já pressupõe-se que o usuário passou por algum problema e o profissional que trabalha neste setor deve entender toda a carga negativa, se preocupando com a experiência no atendimento ao cliente e dando a devida importância para esta área.

Criar uma cultura voltada para a preocupação do profissional do setor para a satisfação com o atendimento realizado auxilia bastante em pontos como manter a credibilidade da marca e a boa reputação da empresa.

A fidelização dos clientes também é outro ponto que se beneficia bastante com a manutenção da experiência positiva do usuário.

>> Saiba mais: Saiba qual a ferramenta certa de help desk para sua empresa!

Gif do ator Neil Patrick Harris fazendo sinal de positivo. Total satisfação com o atendimento realizado.

O help desk é muito mais que registrar o atendimento

Uma ferramenta de help desk pode ajudar não só na realização do atendimento ao cliente mas na avaliação de uma forma geral deste atendimento, gerando métricas e informações importantes que servirão de base para os critérios de avaliação da experiência do usuário.

Este tipo de solução ajuda a integrar de vez os fundamentos do negócio e a experiência do usuário.

Um atendimento ao consumidor eficiente não deve funcionar apenas para solucionar os problemas dos consumidores enquanto os seus chamados estiverem abertos para o time help desk.

Este tipo de suporte deve fornecer ao usuário a devida atenção durante toda a sua jornada de compra, impactando positivamente na satisfação com o atendimento realizado.

>> Saiba mais: Customer Success: faz o quê mesmo?

Próximos passos!

Entender a satisfação com o atendimento realizado como um dos pilares para melhorar a experiência no atendimento ao cliente é um dos pontos chave para manter a fidelidade deste usuário.

O help desk possui um papel importante para manter a qualidade no setor, além de obter informações relevantes através da ferramenta correta.

Quer saber mais sobre ferramentas para o help desk? Continue acompanhando o blog da Milldesk!

O sistema de Help Desk Milldesk é uma ferramenta que explora os conceitos de usabilidade para garantir mais agilidade e organização para a sua empresa. Saiba como uma poderosa ferramenta de help desk pode ajudar a sua empresa vencer o desafio de ter uma gestão de TI estratégica e com resultados que podem contribuir para o crescimento do seu negócio.

Gestão de prioridades: como gerenciar e priorizar os chamados de TI?

Ilustração de mão carimbando a palavra: "Priority". Priorizar chamados de TI.

Quando você não define prioridades, nada é prioridade. Afinal, como você saberá por onde começar sem saber o que é mais importante? É por isso que toda empresa de sucesso trabalha com mecanismos para priorizar chamados de TI. Dessa maneira, o fluxo fica muito mais ágil, fluído e, o mais importante: satisfatório para o cliente.

Sendo assim, uma central de help desk precisa trabalhar com uma boa gestão de prioridades para operar em sintonia. E isso só acontecerá depois de controlar e priorizar os chamados de TI.

No entanto, muitos profissionais da área ainda têm várias dúvidas sobre o tema, ficando perdidos enquanto o número de tickets cresce, cresce e cresce! Por isso criamos esse artigo para te mostrar algumas das melhores práticas para lidar com esse problema de maneira assertiva.

Continue lendo e saiba como nunca mais sofrer com a gestão de prioridades!

Tenha uma base de dados

Você já visitou algum site que, enquanto você digita, oferece sugestões de artigos que podem sanar a sua dúvida? E que tal aqueles que te direcionam para uma seção do FAQ antes da pergunta ser enviada? Pois é, essas funcionalidades são muito úteis para o usuário que pode solucionar seu chamado apenas lendo um guia.

Gif de gato lendo o livro "The art of Military Strategy". Lições para priorizar chamados de TI.

O atendente, por sua vez, também se beneficia desses setores de conhecimento. Ele pode ter, por exemplo, compilados de informações que falem sobre o SLA, vídeo aulas sobre assuntos específicos etc.

E todos esses pontos relativos ao analista de suporte e ao usuário compõem a base de dados de um help desk.

Com ela, tanto um lado, quanto o outro podem sanar dúvidas básicas. Assim, o usuário pode se “autoatender” (sem nem mesmo precisar abrir um chamado!), enquanto o operador pode agilizar seu trabalho no chamado que vier!

Saiba Mais >> 5 Dicas para manter sua base de conhecimento organizada

Planeje o fluxo de atendimento 

Certo, mas se o questionamento por parte do usuário persistir, nem um autoatendimento MacGyver será a solução.

Nesses casos ele deverá ser ajudado e a sua empresa precisa saber priorizar chamados de TI com um bom fluxo de atendimento. Sem isso, o suporte pode ficar perdido!

Por isso, é importante trabalhar com uma ferramenta de help desk que centralize todos os canais e automatize os processos. Em um cenário ideal, os operadores devem receber tickets de atendimento em um único canal e direcionar o usuário para o melhor caminho até que ele sane sua dúvida.

>> Saiba mais: O Service desk tem melhorado os processos de negócios em toda a empresa.

Trabalhe com níveis de suporte 

Ok, o fluxo de atendimento já agilizará bastante, pois todos saberão qual é a rotina ideal para muitos problemas. No entanto, alguns deles talvez precisem de uma ajudinha especializada. Nesses casos, trabalhar com níveis de suporte pode ser ideal para priorizar um chamado de TI.

Sendo assim, você pode dividir sua equipe de suporte em alguns níveis e direcionar os tickets para os profissionais mais adequados de acordo com categorias.

Além disso, uma outra ideia legal é poder trabalhar com níveis acima dos operadores. Assim, uma tarefa que deveria ir para o Batman da sua empresa, não irá para o Robin.

Gif da mulher gato olhando para o sinal de chamada do Batman. Priorizar chamados de TI.

>> Saiba mais: 5 passos para um Service desk clientocêntrico!

Trabalhe com níveis de prioridade

Assim como os níveis de suporte são legais, pensar em prioridades de tarefas também é muito útil. Isso porque um chamado nem sempre é tão urgente e precisa ser resolvido naquele momento.

Além disso, alguns deles podem exigir mais trabalho e por isso podem ter um prazo maior (dependendo da complexidade).

Ah! Vale ressaltar que essa função não deve ficar com os usuários. Afinal, quem criar o ticket sempre acreditará que a sua dúvida é a mais urgente de todas, né?

Portanto, o ideal é ter um gestor de suporte que irá priorizar os chamados de TI de acordo com o fluxo de trabalho, o grau de dificuldade do problema e tudo que estiver definido no SLA!

>> Saiba mais: Controle de chamados: Quem sabe faz ao vivo!

Capacite uma equipe que priorize os chamados de TI

Não adianta criar diversas diretrizes perfeitas e regras padronizadas se ninguém está capacitado para atuar em cima delas, né? Por isso, oferecer treinamentos à equipe de suporte sempre é muito útil.

Então primeiramente elabore todos os padrões e escolha uma ferramenta de help desk definitiva para te ajudar. Depois disso, crie um cronograma de aulas para mostrar como todos podem priorizar chamados de TI a partir das novidades implementadas.

Além dos resultados práticos, os colaboradores ficarão muito satisfeitos em entender como tudo está funcionando e se sentirão altamente envolvidos no projeto. Por fim, lembre-se de levar o tempo que for necessário aqui, pois essa etapa é muito importante para o processo!

Saiba Mais >> Como um sistema Help Desk pode motivar a equipe de suporte

Faça melhorias contínuas

Depois de implementar essas ideias, ensinar a todos os analistas de suporte e colocar a mão na massa, basta analisar o resultado do trabalho.

Com uma boa ferramenta de help desk, o gestor da equipe pode verificar a partir de relatórios se os atendentes conseguiram priorizar os chamados de TI trabalhando de maneira adequada.

Com esses relatórios, será possível analisar a quantidade de reincidências, de tempo gasto em determinada ação, de tickets que não foram resolvidos etc.

Depois desse trabalho, você poderá criar hipóteses sobre o porquê de algo não ter funcionado como o esperado e definir ações estratégicas para solucionar o problema.

Gif de homem apontando para frente e fazendo sinal de positivo.

Saiba Mais >> Por que a análise dos dados de atendimento é importante?

Pode ter certeza: priorizar chamados de TI na sua empresa não será mais um problema se você colocar todas essas ações em prática. Ainda mais se o seu negócio contar com a ajudinha da Milldesk, nossa ferramenta de help desk completa com funcionalidades ideais para implementar esse conjunto de práticas. Clique aqui e faça um teste grátis!

Quer receber mais dicas para tornar sua gestão de prioridades muito mais tranquila e efetiva? Então continue acompanhando o blog!

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O que significa a LGPD para o seu service desk?

Homem segurando placa com imagem de cadeado digital. O que significa a LGPD para o seu service desk?

O significado da LGPD pode parecer distante da maioria dos brasileiros, porém está muito próximo da maioria das empresas brasileiras que já estão se preocupando e se adaptando para a sua entrada em vigor no ano que vem.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é a legislação, aprovada em 2018, que tem como foco principal a proteção e privacidade de dados das pessoas físicas e impactará todo os setores que lidam com informações pessoais dos seus clientes.

Várias são as histórias e relatos de consumidores que tiveram seus dados vazados ou roubados em empresas que não tomaram os devidos cuidados com o armazenamento e compartilhamento de dados armazenados.

Em 2020, ano em que a lei passa a vigorar, o Brasil entrará para o clube de países que possuem uma legislação específica para a proteção dos dados pessoais dos seus clientes com o LGPD. A elaboração da lei foi fortemente influenciada pela legislação europeia de proteção aos dados, o GDPR.

Quer saber mais do impacto que o LGPD tem no seu service desk e help desk? Continue acompanhando a nossa publicação!

Grupo de pessoas conversando. Sobre a LGPD para o service desk?

A LGPD afeta todos os negócios

A LGPD impacta empresas de diferentes segmentos e tamanhos, sendo elas ligadas diretamente a tecnologia ou não. Do pequeno escritório até multinacionais, todos passam a ser impactadas pela nova legislação.

A Lei Geral de Proteção de Dados irá mudar também o funcionamento das organizações, alterando o ciclo de trabalho em diferentes partes do negócio – incluindo os departamentos de marketing, de vendas, jurídico, Recursos Humanos e até a área de suporte ao cliente.

Todos os setores que controlam ou processam algum tipo de dado pessoal dos clientes devem estar atentos às novas diretrizes da LGPD, principalmente seguindo as regras de como esses dados devem ser manuseados e guardados.

Essa preocupação eleva o nível da segurança com este tipo de dado e também aumenta as penalidades caso a lei não seja cumprida de forma adequada.

A nova lei observa o uso dos dados pessoais em todo o ciclo produtivo, desde a coleta, o processamento, armazenamento e chega até mesmo ao descarte, como é o caso das informações registradas em meios físicos.

O primeiro ponto que podemos destacar nesse processo de gestão de dados pessoais é a necessidade da obtenção do consentimento do uso dos dados pelo consumidor, que deve ser informado previamente e pode optar livremente por não disponibilizar suas informações.

A segunda é a incorporação do conceito do legítimo interesse do controlador dos dados, que pode promover o tratamento dos dados pessoais para finalidades legítimas.

>> Saiba mais: 5 erros de segurança em TI que podem comprometer a segurança de dados de seu negócio!

Gif de um HD girando à frente e ao fundo um esqueleto.

De que forma o help desk / service desk usa os dados do cliente?

O help desk e o service desk podem ser diretamente impactados pelo LGPD a partir da sua interação com os dados dos clientes e da utilização destes dados para abertura e controle dos chamados.

A partir do momento em que o usuário entra em contato com o setor de suporte ou de atendimento ao cliente para abrir um chamado, ele informa os seus dados pessoais.

A partir deste momento, o setor de atendimento já passa a ter toda a responsabilidade de proteger as informações consideradas sensíveis deste cliente.

É essencial para o setor de help desk ou service desk ter políticas e processos de segurança que envolva a proteção de dados, o controle de acesso, o uso de recursos de criptografia na comunicação e compartilhamento de informações e uma política ativa de retenção de dados e privacidade dos seus titulares.

Além disso, caso o cliente queira revogar o acesso aos seus dados, de acordo com a LGPD, essa solicitação deve ser prontamente atendida, o que inclui a remoção de todas as suas informações da base de dados da empresa.

Basicamente, as principais formas como os dados dos clientes são utilizadas em um help desk / service desk são:

  • Abertura de chamados e detalhes sobre o problema que este cliente está passando;
  • Coleta de exemplos de interação entre clientes e profissionais do atendimento para treinamentos e feedbacks;
  • Gráficos e indicadores de qualidade dos chamados, de acordo com a resposta dos clientes aos questionários de atendimento.

>> Saiba mais: O Service desk tem melhorado os processos de negócios em toda a empresa.

Gif dos números 010110101.

O impacto do LGPD no atendimento ao cliente

Além de ter um grande impacto no processo produtivo das empresas a LGPD pode resultar em severas multas em decorrência dos seus requisitos. As organizações devem se adequar as exigências previstas na nova legislação, correndo o risco de tornarem seus negócios inviáveis em decorrência das sanções previstas na lei.

Além disso, vale destacar que o prejuízo não se restringe apenas aos prejuízos financeiras. A perda de credibilidade e confiança diante dos clientes e fornecedores, fazem com que a LGPD se torne uma prioridade para todas as empresas.

Qualquer empresa que possua uma operação realizada no Brasil, inclusive internacionais, e que a sua finalidade seja de alguma oferta ou fornecimento de bens ou serviços que utilize de dados pessoais de um natural localizado no Brasil deverá obedecer as diretrizes da LGPD.

As empresas que trabalham com dados dos usuários e principalmente as empresas de atendimento ao cliente devem reavaliar seus procedimentos, em especial, a coleta de dados pessoais.

É preciso avaliar o que é realmente necessário para que o trabalho seja executado de forma eficiente, sem excessos de informações que não sejam pertinentes ao negócio ou a solução de determinado chamado.

>> Saiba mais: 5 passos para um Service desk clientocêntrico!

Próximos passos!

Entender os impactos e o significado da LGPD para o seu help desk / service desk é fundamental para manter a qualidade no tratamento dos chamados do seu cliente, garantir a proteção e privacidade de dados se tornou uma prioridade para todas as organizações.

O armazenamento, tratamento e compartilhamento dos dados são amplamente cobertos pela Lei Geral de Proteção de Dados. Aproveite que a lei só entre em vigor a partir do ano de 2020 e corra para fazer os ajustes necessários. Esse é um desafio que não pode ser deixado para última hora.

Se você tem dúvidas sobre como implementar a LGPD em seu help desk ou service desk, entre em contato com os nossos especialistas. Eles estão à disposição para esclarecer suas perguntas e ajudar na melhor forma de implementar a nova legislação.

Conheça a Milldesk e acompanhe o nosso blog para ficar por dentro das últimas novidades da área!

Qual é o requisito obrigatório para gerar uma boa experiência no atendimento ao cliente?

Descubra como organizar a prospecção de clientes de TI!

 

Você já deixou de comprar alguma coisa porque o atendente de alguma loja foi rude ou mal educado?

Por outro lado, você já se sentiu muito satisfeito e até mesmo guardou o nome de um atendente para futuras compras, pois ele foi extremamente prestativo e atencioso, tirando todas as suas dúvidas e te deixando bastante à vontade?

Pois é, o conceito da cordialidade no atendimento já existia desde os tempos dos nossos avós e agora está ainda mais em alta.

Isso porque atualmente temos a internet que nos oferece alta conectividade com diversas empresas, podendo falar com elas em qualquer lugar do mundo. Basta pegar o smartphone!

Com toda essa facilidade, os consumidores mudaram. Nós evoluímos e a relação entre cliente x empresa é outra: hoje em dia valorizamos a experiência no atendimento ao cliente!

Ou seja: simplesmente pulamos fora e procuramos outro empreendimento para adquirir algum produto ou serviço se o suporte for ruim.

Mas com essas mudanças culturais e mercadológicas, fica a questão: como oferecer um atendimento ao cliente com qualidade? Fácil, através do uso de protocolos e padrões de serviço!

Veja nesse artigo um pouco mais sobre o assunto e entenda como um helpdesk com qualidade pode te ajudar nesse sentido!

Cordialidade deve ser uma prioridade no atendimento

Deixar boas impressões através de uma incrível experiência no atendimento ao cliente é algo cada vez mais estratégico para os negócios. Até mesmo por isso, muitos profissionais de marketing estão imergindo no estudo do pré e do pós venda.

Afinal, é nesse primeiro estágio que o cliente decidirá entre uma marca e outra e, no último, se vai recomendá-la. Portanto, algumas boas práticas muito comuns ainda são recomendadas para oferecer um atendimento ao cliente com qualidade.

Dentre elas, podemos citar o fato de atendê-lo chamando-o pelo nome, a cordialidade no atendimento, a despedida no final e a pessoalidade durante o serviço. Afinal, ninguém gosta de falar com robôs, né?

Mas é claro que esses pontos compreendem apenas o básico. Muitas empresas pegam essas ideias, contratam pessoas para atender um chat virtual e pedem para que elas utilizem emojis para soarem super jovens e descoladas.

No entanto, um helpdesk com qualidade vai muito além disso!

É preciso envolver o cliente, saber o que ele realmente precisa, sanar as suas dúvidas e oferecer mais. Pra isso, você pode, por exemplo, dispor de uma base de dados com práticas recomendadas que possam o auxiliar em possíveis questionamentos futuros.

Isso seria ótimo, né?

Lembre-se, por exemplo, da Apple. Você pode amá-la ou odiá-la, mas é inegável que ela faz de TUDO para ir além daquilo que o consumidor pediu inicialmente, dando dicas, informações adicionais etc. E é por isso que ela encanta seus clientes dia após dia!

>> Saiba mais: Rapport no suporte ao cliente? Sim!

A boa experiência no atendimento ao cliente se alcança com padrões e tecnologia

Isso que falamos da Apple faz parte da cultura empresarial. Assim como ela, marcas que prezam pela experiência no atendimento ao cliente sempre pensam nesse fator.

A Starbucks é um ótimo exemplo disso, pois ela “se vende” como o local onde as pessoas podem ir quando não estão em casa ou no trabalho. E como isso foi alcançado? A partir de um atendimento ao cliente com qualidade!

Dentro da cultura da Starbucks, os funcionários são treinados para criar esse ar de familiaridade às pessoas que chegarem lá. Além disso, cada franquia tem um ambiente super aconchegante, deixando todos à vontade.

Isso tudo aquece o coração do cliente que depois receberá um delicioso café quentinho.

E não são apenas os gigantes do mercado que devem fazer isso! Qualquer empresa deve criar sua cultura organizacional, ter padrões de protocolo, treinar seus atendentes e, claro, utilizar tecnologias que ajudem a oferecer um helpdesk de qualidade.

Para isso, pense na alma da sua marca. Pense na missão, na visão e nos valores. O que ela pretende levar para o mundo?

A partir daí, você pode criar alguns preceitos que serão a base para os seus atendentes. Ou seja, como eles vão se portar para alcançar algum objetivo.

>> Saiba mais: Como implementar melhores práticas de atendimento à ferramenta de helpdesk?

O helpdesk é fator chave na experiência do cliente

Para oferecer um atendimento ao cliente com qualidade, o helpdesk é essencial. Ter uma solução tecnológica como a Milldesk pode ajudar a colocar a cultura empresarial em prática.

Além disso, a internet e o mundo digital que vivemos trouxe um cenário de imediatismo muito grande. Portanto, agilidade também é essencial para uma boa experiência de atendimento ao cliente e é outro fator presente numa ferramenta de helpdesk.

Afinal, ela pode gerar tickets, filas de espera e gerenciar tudo o que está acontecendo automaticamente. Assim tanto os operadores, quanto os clientes terão noção do fluxo de atendimento.

Aliás, esse fluxo pode ser completamente integrado a partir de um helpdesk de qualidade. Sendo assim, diversos canais (como chat no site, redes sociais, e-mails etc) podem ser interligados e visualizados dentro de um único software.

Uma mão na roda para a equipe de atendimento!

Cordialidade é requisito obrigatório para gerar uma boa experiência no atendimento ao cliente

Como se isso tudo não bastasse, ainda temos a mensuração de métricas, tais como o tempo médio de atendimento, a taxa de resolução de problemas e a taxa de avaliação do atendimento. Com elas, o gestor visualizará a partir de relatórios simples o panorama geral do suporte!

>> Saiba mais: Equipe de TI proativa: ser ou não ser eis a questão!

Poderíamos falar de muitas outras funcionalidades úteis em um helpdesk de qualidade que melhorariam a experiência no atendimento ao cliente, mas esse artigo ficaria enorme! Se você quiser saber um pouco mais sobre elas, que tal conhecer os recursos da Milldesk? Temos certeza que você vai adorar!

Ah, e claro, continue acompanhando o blog para saber como oferecer um atendimento ao cliente com qualidade e muitas outras informações úteis ao seu negócio!

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Como ter um service desk com foco no cliente? Aprenda!

Como ter um service desk com foco no cliente? Aprenda!

Uma das principais mudanças no perfil dos consumidores ao longo do tempo foi em relação ao seu nível de expectativas.

As expectativas do cliente são, por definição, aquele conjunto de comportamentos ou ações que eles antecipam ao interagir com uma empresa – e essas expectativas estão cada vez mais altas.

Um exemplo disso é que a SalesForce descobriu, por meio de uma pesquisa, que 76% dos consumidores esperam que as empresas entendam suas necessidades e expectativas. Outro número: 84% deles reportaram que ser tratados como pessoas – e não como números – é muito importante se uma empresa quer fechar negócio com eles.

Por que toda essa introdução? Simplesmente para dizer que o seu cliente está mudando, está mais exigente, e o service desk da sua empresa precisa acompanhar essa mudança. O tema é importante, então, você vai querer prestar a máxima atenção nesse post!

Quer saber como ter um service desk com foco no cliente?
Confira agora mesmo o conteúdo que preparamos sobre o tema!

5 passos para um service desk com foco no cliente

5 passos para um service desk com foco no cliente

A mudança no perfil dos clientes tem vários motivos. Um deles é o processo de desenvolvimento da Economia Digital. Com ela, os clientes têm à sua disposição uma variedade maior de produtos, serviços e fornecedores.

Quer um exemplo? Se uma empresa quer terceirizar sua contabilidade, ela não precisa mais contratar um escritório contábil na sua região, ela pode contratar um escritório de outra cidade ou outro estado, que vai desenvolver todos os serviços remotamente.

Mais um exemplo! Se você quiser comprar ou alugar um imóvel, não precisa mais recorrer aos serviços de um agente imobiliário, pode usar um aplicativo para se conectar diretamente ao proprietário do imóvel.

Com essa possibilidade de escolha quase infinita proporcionada pela tecnologia, dentro da lógica da Economia Digital, os clientes podem facilmente abandonar sua empresa quando as expectativas não são atendidas.

Você, é claro, não quer que isso aconteça. Então, um dos pontos que exigem sua atenção é o desenvolvimento de um service desk customer centric – ou, em bom português, service desk com foco no cliente.

Confira os passos para ter um service desk com foco no cliente!

Um service desk com foco no cliente é aquele que se organiza em torno do cliente e das expectativas dele, para garantir a máxima satisfação e, portanto, sua fidelização.

Mas conhecer o conceito está longe de ser o suficiente, se você não colocar na prática. Não sabe como começar? Esses cinco passos são uma boa referência.

1. Separe incidentes de requisições, conforme sugerido pelo ITIL

O cliente está enfrentando um problema não previsto, que provoca queda na qualidade e no aproveitamento do serviço? Ou ele está apenas fazendo uma solicitação para a criação de um novo recurso, o desenvolvimento de uma nova ferramenta?

Essa separação, muito presente no ITIL, afeta a prioridade dos chamados e permite atender mais depressa aqueles em que, havendo espera, o cliente vai rapidamente ficar insatisfeito.

2. Busque ativamente o feedback dos clientes

O feedback dos clientes é a maneira mais objetiva de descobrir se o serviço oferecido está atendendo as expectativas.

Porém, em vez de esperar que o feedback chegue, o ideal é buscar ativamente esse feedback, por meio de pesquisas de satisfação consistentes e regulares.

3. Elimine tarefas repetitivas pela automatização

Se você tiver boas fontes de dados, não será difícil identificar quais são os chamados mais recorrentes do service desk, que colocam sua equipe repetindo a mesma tarefa de novo e de novo. Então, faça a análise e considere se não vale a pena automatizar.

Um bom exemplo são as solicitações para resetar senhas de usuários, implemente a funcionalidade para que o reset seja feito entre o usuário e o sistema, sem precisar da intervenção do service desk. Assim, a equipe economiza tempo para tarefas mais complexas e o cliente resolve seu problema de maneira mais eficiente.

4. Valorize a equipe

Construir um service desk com foco no cliente também depende das ações tomadas em relação à própria equipe.

Uma equipe valorizada é mais motivada, engajada, trabalha melhor e, claro, isso acaba se refletindo na qualidade do serviço e na satisfação dos clientes. Portanto, invista em desenvolver as competências dos colaboradores e ofereça planos de carreira atrativos.

5. Implemente a tecnologia que o service desk precisa

Sua equipe vai conseguir desenvolver um trabalho com ainda mais qualidade se tiver acesso às ferramentas certas. Você, que é responsável pela gestão do service desk, também.

Entre essas ferramentas, o grande destaque vai para o sistema de suporte ao cliente!

O sistema de suporte ao cliente é versátil. Uma boa solução inclui vários recursos e permite, entre outras coisas: centralizar informações sobre os chamados e os clientes, criar workflows automatizados para os chamados recebidos, estabelecer parâmetros para priorizar e delegar os chamados, gerar relatórios sobre as atividades da equipe.

O papel do Service Desk na satisfação do novo cliente

Afinal de contas, o Service Desk realmente desempenha um papel importante? Sem dúvidas!

Seja o cliente interno ou externo, é ao service desk que ele recorre quando tem um problema ou uma necessidade. A maneira como ele é atendido, então, vai afetar diretamente o aproveitamento que pode ser feito do produto em si – além de determinar, em grande parte, a percepção do cliente sobre a empresa.

É importante ter em mente que o relacionamento com o cliente não acaba no momento em que ele “pega seu produto e paga a conta”, especialmente quando esse produto é, na verdade, uma solução de TI.

O cliente certamente ainda vai apresentar novas demandas e, no mínimo, espera que elas sejam atendidas com a mesma dedicação empenhada para convencê-lo a efetuar a compra.

É justamente aí que entra o service desk. Seu papel é atender às demandas do cliente, oferecendo respostas eficazes de maneira eficiente, e preservando valores positivos como respeito e transparência, para que ele continue fazendo negócios com sua empresa no futuro.

Se você tiver que levar uma única lição desse artigo, que seja essa. Não adianta entregar uma solução de alto nível sem trabalhar para que o service desk garanta um atendimento da mesma qualidade. Isso não será suficiente para manter os clientes satisfeitos, nem promover sua fidelização, em longo prazo.

Um service desk só pode desempenhar seu papel adequadamente se mantiver o foco no cliente.
Gostou de saber mais sobre como ter um service desk com foco no cliente?
Então descubra agora por que investir em tecnologia para o suporte ao cliente!

7 curiosidades sobre ITIL que você deveria saber!

A sigla ITIL, que significa Information Technology Infraestructure Library é mais que uma metodologia de organização e armazenamento das informações gerenciais. É uma forma de olhar para o negócio com visão estratégica e com foco na excelência da empresa como um todo. Isso desde a estruturação dos setores até o contato direto com o público.

Trata-se de um recurso de gestão ou de TI? Na verdade, podemos considerar as duas esferas. Até porque, atualmente são conceitos e execuções que por diversas vezes se confundem na prática. Além disso, o que importa são os benefícios organizacionais e mercadológicos que uma boa aplicação do ITIL pode oferecer.

Inicialmente, há mais de uma década, o ITIL foi criado em meados da década de 1980 com o objetivo de organizar as informações acerca das boas práticas que devem fazer parte do gerenciamento de uma empresa.

Ao longo dos anos o modelo foi se aperfeiçoando e contando cada vez mais com os avanços da tecnologia.

Os 5 livros do ITIL

A ideia de biblioteca diz respeito à organização das informações porções lógicas, no caso os livros.

A sua distribuição é semelhante à das bibliotecas físicas ou virtuais. Dessa forma, o ITIL é composto por cinco livros que consideram toda as características e o ciclo de vida de cada serviço do negócio (seja no âmbito interno, seja no campo mercadológico). São eles:

  • Estratégia do serviço;
  • Desenho do serviço;
  • Transição de serviço;
  • Operação de serviço;
  • Melhoria continuada de serviço.

>> Saiba mais: Você tem refletido sobre a gestão de negócio?

As Top 7 curiosidades sobre ITIL

Monte de pontos de interrogação brancos e um destacado em vermelho. Dúvidas ITIL

  1. ITIL é diferente de gestão de projetos

Ao pensar na prática e na base do ITIL corre-se o risco de confundi-lo com gestão de projetos. De fato, são metodologias relacionadas no contexto corporativo, todavia a diferença básica é que o ITIL se pauta no fornecimento de serviços de TI para os demais setores da empresa, ao passo que a gestão de projetos está relacionada a outros aspectos específicos, tais como linha de produção.

  1. ITIL também não é ferramenta

Pode ser que alguns colaboradores entendam a biblioteca de informações como ferramenta. Mas, esse é um equívoco, visto que tem-se aqui uma lógica de gerenciamento de informações e serviços e não exatamente uma ferramenta de execução.

  1. Estamos lidando com uma referência customizável

Sim, o ITIL pode ser usado da maneira que for mais estratégica para a realidade e as características da sua empresa. Não se trata de um pacote de soluções fechado e rígido.

  1. A certificação em ITIL é destinada ao colaborador e não à organização

A proposta do ITIL é formar profissionais mais qualificados e capacitados a levar para as empresas o conhecimento e a estrutura da metodologia. Não há ainda uma certificação institucional como a ISO, por exemplo.

Gif de um filme antigo cujo personagem diz: "Curious. Very curious". Curiosidades sobre ITIL

  1. ITIL não é modismo

Provavelmente, você já ouviu alguém afirmando que a lógica do ITIL está na moda e que logo vai passar. Essa afirmação não se sustenta, a não ser que um modismo dure mais de 30 anos, não é mesmo? A ideia surgiu aproximadamente na metade da década de 1980 e de lá pra vem sofrendo atualizações oportunas.

  1. Os licenciamentos do ITIL são de posse da empresa Axelos

Hoje em dia a posse das licenças de ITIL são da empresa Axelos. Isso se deu em função da associação entre o governo britânico e a Capita, que logo em seguida montaram a joint venture responsável pelo ITIL.

  1. A efetividade do ITIL está intimamente ligada ao engajamento da alta gestão

Como estamos diante de uma perspectiva que modifica processos e estruturas de uma organização é imprescindível que a alta gestão esteja disposta a investir mais que capital. É preciso investir também energia, tempo e participar de forma ativa junto às equipes para que elas também se engajem nas mudanças e melhorias.

>> Saiba mais: Mitos e verdades sobre gestão de TI que impactam no atendimento ao cliente

As principais vantagens de adotar o ITIL em sua empresa

Imagem de um quadro negro com um ponto de interrogação mais uma lâmpada igual a ponto de exclamação. ITIL é a resposta

Afora os fatos curiosos que destacamos anteriormente, é preciso falar também sobre as vantagens de se implementar uma metodologia impactante como ITIL. Sendo assim, selecionamos as mais 3 expressivas, como você pode ver a seguir.

  • Redução de custos

Com a aplicação da metodologia ITIL é possível ter mais clareza das necessidades de cada setor, bem como traçar um mapa de investimentos que aponta quais demandas são urgentes, quais podem vir em segundo plano e assim por diante.

A partir de relatórios mais apurados e da biblioteca de informações, é possível ter mais controle de custos evitar desperdícios.

  • Diminuição expressiva dos riscos de incidentes relacionados à infraestrutura

O mapeamento dos processos em todos os setores faz com que as equipes estejam preparadas para identificar os possíveis gargalos e pontos sensíveis da infraestrutura e da equipe como um todo. Com isso, é mais factível a criação de modelos de prevenção, plano de resposta para incidentes e estratégias que visem a aperfeiçoar o trabalho da TI e dos demais departamentos.

Gif de uma morsa colocando sua nadadeira direita no queixo e acima a legenda: "Hmm, very interesting.". ITIL

Melhora da qualidade do atendimento ao cliente

O estudo global da prestação de serviços da empresa dá à equipe de help desk e/ ou service desk mais consistência nos processos, visto que permite uma postura preventiva.

Isto é, o correto armazenamento das informações de incidentes, chamados e possíveis problemas não pega o colaborador de surpresa e ainda o abastece de meios para resolução rápida das demandas.

É relevante ainda, reforçar que a metodologia não é engessada e você pode perfeitamente implantar na sua empresa os princípios e recursos que forem mais viáveis e coerentes com a realidade do seu negócio.

Se apenas dois ou três livros fazem a diferença para o crescimento de sua empresa, é perfeitamente possível investir nesses.

O que muda com o ITIL é maneira de enxergar o todo da sua empresa, os processos, os setores, os envolvidos e assim gerar mais valor para todos os seus públicos e lucratividade para o caixa.

O sistema de Help Desk Milldesk é uma ferramenta que explora os conceitos de usabilidade para garantir mais agilidade e organização para a sua empresa. Saiba como uma poderosa ferramenta de help desk pode ajudar a sua empresa vencer o desafio de ter uma gestão de TI estratégica e com resultados que podem contribuir para o crescimento do seu negócio.

Entre em contato com os nossos especialistas e tire suas dúvidas. E não deixe de nos acompanhar em nosso blog e nas redes sociais.

Controle de chamados: Quem sabe faz ao vivo!

Como criar uma cultura de atendimento ao cliente? Aprenda!

Fazer um bom suporte ao cliente não é mole. Os atendentes de suporte precisam lidar com todo tipo de problema, desde clientes p* da vida até aqueles que têm demandas impossíveis de atender.

E fica mais complicado quando os processos do help desk não estão organizados direito, a exemplo da falta de um controle de chamados de TI bem estabelecido. Não seria exagero dizer que a falta de controle é uma receita certa para o caos.

O controle de chamados de TI ajuda a garantir que as demandas sejam priorizadas corretamente e que cada chamado seja finalizado com eficiência, sem ficar nenhum pelo caminho. Como fazer isso? É o que você vai ver nesse post!

O controle de chamados é fundamental para alcançar eficiência operacional

controle de chamados de TI. Gif Homer Simpson apavorado.

Imagine que você está parado no meio de um quarto extremamente bagunçado. Roupas, papeis, embalagens de comida, tudo misturado em todos os cantos. Você tem que organizar tudo, mas a quantidade de coisas para fazer é tão grande que você nem sabe qual delas precisa ser arrumada primeiro.

Se você não tiver um plano, com critérios e processos para colocar o quarto em ordem, a chance de começar pelo lugar errado é bem grande. Bom, o setor de suporte da sua empresa é mais ou menos como esse quarto bagunçado.

O suporte de uma grande empresa pode receber centenas de novos chamados por dia. Mesmo que a sua empresa não receba tantos chamados assim, ao longo do tempo eles vão se acumulando, já que uma boa parte não é resolvida imediatamente.

Agora, pense bem: se você tem 500 chamados em aberto, por onde você vai começar?

Responder essa pergunta exige que você tenha um critério para dizer quais chamados são prioridade. Mais do que isso, exige que você saiba quais são os chamados abertos, de quem eles são, qual o assunto, há quanto tempo estão pendentes.

Ou seja: é preciso fazer o controle de chamados de TI.

Quando uma empresa faz o controle de chamados, ela consegue manter um bom fluxo e ritmo na resolução das demandas. Não se perde tempo batendo a cabeça na parede para tentar descobrir como dar conta dos chamados, porque já existe um processo definido, padronizado, que só precisa continuar sendo aplicado.

>> Saiba mais: Rapport no suporte ao cliente? Sim!

Sobre a priorização dos chamados

controle de chamados de TI. Gif Barney fazendo sinal de positivo.

A priorização é sempre um tema que levanta curiosidade. Quais critérios devem ser usados para determinar os chamados de TI que vão receber prioridade?

Existem inúmeras respostas possíveis. Uma alternativa é priorizar os chamados de clientes “mais importantes”, aqueles responsáveis pela maior parte do faturamento da empresa. Outra possibilidade é priorizar os chamados pelo seu tipo: incidentes, problemas ou projetos.

No final das contas, não existe uma resposta pronta. A escolha dos critérios deve levar em consideração a dinâmica da sua empresa. Além disso, depois de adotar um certo conjunto de critérios, é necessário observar os resultados; se o fluxo de trabalho não melhorar, é preciso rever e aprimorar a priorização dos chamados.

>> Saiba mais: Como implementar melhores práticas de atendimento à ferramenta de help desk?

Aplique as boas práticas do mercado e tenha sucesso no controle de chamados

Uma boa maneira de colocar o controle de chamados de TI para funcionar na sua empresa é por meio do ITIL, sigla de Information Technology Infrastructure Library, ou seja, Biblioteca de Infraestrutura de TI. Mas, afinal, o que é isso?

ITIL é um framework para a gestão de serviços de TI. Foi desenvolvido no final da década de 1980, no Reino Unido. Seu conceito é ser, literalmente, uma “biblioteca” – ou base de dados – reunindo as melhores práticas. Seus benefícios incluem: foco nas necessidades do cliente, aumento da qualidade nos serviços de TI, melhoria na comunicação interna e transparência.

O ITIL v3, versão mais recente desse framework, tem cinco livros em sua biblioteca: estratégia de serviço, desenho de serviço, transição de serviço, operação de serviço e melhoria contínua de serviço.

controle de chamados de TI.Imagem design de processos.

Agora, talvez você esteja pensando: por que isso importa? É que, se o ITIL é composto pelas melhores práticas, sua aplicação ao controle de chamados permite aumentar o potencial de sucesso dessa iniciativa.

O melhor de tudo é que, para aplicar, você pode contar com a ajuda de uma ferramenta importante: os sistemas de help desk.

O Milldesk, por exemplo, é um sistema de help desk que consegue integrar ITIL e controle de chamados, permitindo criar um fluxo automatizado de distribuição dos chamados recebidos. Com isso, cada demanda dos seus clientes é encaminhada diretamente para a pessoa certa dentro da equipe e, assim, pode ser resolvida com mais eficiência.

É basicamente assim: depois que você cadastra as regras e as etapas do workflow no sistema, cada chamado novo vai ser automaticamente analisado e conduzido. Assim, a equipe não precisa se ocupar dessa tarefa, e pode cuidar do que realmente interessa – resolver as demandas dos clientes.

Depois, ainda é possível fazer buscas e gerar relatórios, que também são úteis para o controle de chamados de TI individuais ou grupos de chamados. Isso permite saber se tem alguma demanda parada há muito tempo, por exemplo. Nada mal, não acha?

>> Saiba mais: Saiba porque a automação do help desk otimiza a performance empresarial.

Com o controle de chamados, sua empresa só tem a ganhar

Ainda não está convencido de que vale a pena investir em controle de chamados de TI? Confira novamente alguns dos principais benefícios:

  • Chamados prioritários finalizados com mais agilidade;
  • Fluxo de trabalho otimizado para a resolução eficiente dos chamados abertos;
  • Nenhum chamado “esquecido”;
  • Fim do vaivém, de chamados sendo passados pra cá e pra lá antes de chegar nas mãos da pessoa certa;
  • Maior assertividade e produtividade no trabalho da equipe;
  • Clientes mais satisfeitos e fidelizados.

Fazer o controle de chamados, então, não é apenas uma boa decisão: é basicamente indispensável para qualquer empresa que se preocupa com a qualidade do serviço de help desk oferecido aos clientes.

Para saber mais sobre os benefícios do ITIL e como ele se integra facilmente a solução Milldesk, facilitando o controle de chamados de TI na sua empresa? Entre em contato com a gente, e tire suas dúvidas com um dos nossos especialistas!