Gestão dos ativos de TI: experimente não fazer direito para ver o que acontece…

Antes de passarmos para os problemas propriamente ditos da gestão em TI, precisamos ter bem claro em nossas mentes o conceito de gestão em TI, não é mesmo?

Basicamente a gestão em TI visa assegurar o bom funcionamento de TI e evitar interrupções, simples assim, atua para que os problemas não ocorram nunca mais e envolve atividades desde o planejamento, a execução, até o controle.

Devemos frisar que quando nos referimos a controle estamos falando da garantia de que o planejamento será seguido e não simplesmente demonstrar os problemas ocorridos na execução.

As atividades cobertas pelas Gestão em TI são abrangentes e contemplam todos os serviços, produtos e a operação de TI.

A Gestão em TI tem a capacidade de encurtar a distância entre os problemas e as respectivas soluções, isso quer dizer que enquanto a TI se mantém distante e pouco acessível dos demais setores do negócio, mais os problemas crescem e se tornam uma bola de neve.

Cada vez mais os ativos de TI estão cada vez mais presentes nas organizações e se não forem devidamente monitorados, cuidados, podem impactar diretamente – e de forma negativa – na gestão de recursos nas grandes empresas.

É por isso que os ativos precisam ser bem gerenciados, do contrário, a organização correrá o risco de ter sérios problemas.

A correta gestão de ativos de TI contribui para a definição e o controle da infraestrutura da empresa, por meio da manutenção de dados sobre o histórico de todos os ativos. Fornece ainda informações precisas sobre problemas devido a incidentes ou mudanças e ajuda a empresa a estar preparada para auditorias, de acordo com as legislações.

Conheça alguns dos principais impactos financeiros que uma gestão ineficiente de ativos de TI pode gerar dentro da organização.

Redução da produtividade da equipe.

Outro ponto que pode ser negativamente impactado pela falta de uma gestão de ativos de TI efetiva é a produtividade da equipe, uma vez que os profissionais dependem desses equipamentos para realizar suas tarefas.

Se a gestão não é feita corretamente, não é possível monitorá-los e acompanhar falhas, por exemplo, o que prejudica o trabalho dos colaboradores e levando até mesmo a longos períodos de inatividade, se houver alguma instabilidade não prevista em hardwares e softwares.

Gastos com compras desnecessárias de hardwares e softwares.

A gestão inadequada de ativos de TI também pode levar a aquisições desnecessárias de equipamentos e soluções tecnológicas (hardware e software).

E esse tipo de compra geralmente acaba sendo responsável por uma grande perda de valor investido não só pela aquisição, mas também pela manutenção desses ativos na infraestrutura da organização.

Assim, os recursos financeiros ficam perdidos em ativos inúteis, enquanto a empresa acaba perdendo a oportunidade de investir em outras áreas do negócio.

Retorno sobre o investimento baixo.

Uma gestão ineficiente dos ativos de TI impossibilita que os gestores identifiquem os benefícios e a forma de utilização desses ativos pelas diferentes áreas dentro da empresa e mais, impede que tenham uma visão clara da contribuição dos ativos para a melhoria de processos na companhia.

Dessa forma, fica difícil tomar boas decisões em relação aos hardwares e softwares adotados pela empresa, fazendo-os gerar valor e oferecer um bom ROI (Return On Investment), já que as informações não são precisas.

Fragilidade e prejuízos, por falhas na segurança da informação.

Outro problema muito comum nas empresas que não possuem uma boa gestão de TI diz respeito a questões de segurança.

Uma gestão ineficiente simplesmente não consegue identificar a origem das ameaças cibernéticas; se internas ou externas, se são iniciadas por um vírus ou se as políticas de segurança são ineficientes, por exemplo.

Dessa forma, toda a organização corre riscos: os dados, os ativos e as informações, além do próprio orçamento e da imagem da empresa no mercado.

Esse controle é necessário, especialmente para indicar onde estão as falhas e como tomar medidas eficazes.

Muitas dificuldades para reduzir custos.

Provavelmente se em sua empresa não é realizada a gestão de ativos de TI, talvez este seja para muitos o principal motivo para começar a fazê-lo, pois, não efetuar o controle adequado desses ativos impede a organização de reduzir custos, já que dificulta a identificação de oportunidades para esses cortes.

Uma cultura de redução de custos inteligente visa procurar tudo aquilo que não é necessário ou que já não é mais eficiente tecnologicamente para o funcionamento do negócio.

Após a identificação destes detalhes, deve-se eliminar ou pensar em novos formatos que transformem os problemas em algo funcional,  tornando possível gastar menos sem comprometer a produtividade.

Muitas vezes, principalmente quando falamos em ativos de TI, as empresas gastam muito mais do que precisam por não possuírem uma boa gestão de ativos eficiente, que seja capaz de monitorar e acompanhar todos os processos, movimentações, depreciação e funcionalidade de seu inventário de Tecnologia e Informação.

Infração aos direitos de uso, utilização inadequada dos softwares e muita dor de cabeça.

Uma empresa que não gerencia adequadamente seus ativos de TI acaba utilizando mal os softwares adquiridos, infringindo os direitos de uso estabelecidos na licença.

Dessa forma, a empresa fica sujeita às auditorias e ao pagamento de multas que podem ser bem “salgadas”.

Um estresse totalmente desnecessário e que pode ser evitado, bastando apenas a adoção de simples medidas que garantam o controle do uso dessas tecnologias na corporação.

Acompanhamento inadequado da vida útil dos ativos.

Com o transcorrer do tempo, hardwares e softwares passam a ter um desempenho reduzido e tornam-se obsoletos.

Mas, para identificar isso, a empresa precisa fazer uma gestão eficiente, percebendo a hora certa de trocar os ativos, sob pena de ser impactada negativamente, se não for feito adequadamente e a tempo, gerando prejuízos financeiros, ao invés de benefícios.

Desinformação e falta de comunicação com o usuário em caso de falhas.

Usuários são os que mais sofrem com a falta de gestão eficiente de ativos de TI, pois, geralmente sentem na prática os efeitos da ausência dessa prática ao terem suportar por exemplo uma falha no servidor.

A gestão adequada de ativos de TI, torna possível inclusive anunciar uma falha no servidor antes mesmo que ela ocorra, o que por exemplo, evita que os usuários abram tickets na ferramenta de Help Desk.

Um bom gerenciamento dos ativos de TI mantêm a empresa alinhada às exigências do mercado e da legislação, além de otimizar os processos internamente, promovendo a melhor utilização da infraestrutura de TI.

Você ainda tem alguma dúvida sobre os benefícios dessa prática? Mãos à obra!