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Não é de hoje que quer seja em menor grau, quer seja em maior grau, a Tecnologia da Informação deixou de ser um diferencial, para se tornar um recurso praticamente obrigatório para manter a sustentabilidade de uma empresa, independente do seguimento a que pertença.
Por esse motivo, antes de definir o orçamento de TI, convém levar em consideração que não estamos falando em custos, gastos, mas sim, em um ativo que gera resultados ou que ajuda a acelerar os processos de qualquer organização.
Afinal, uma gestão eficiente depende de uma tecnologia competitiva, capaz de atender ao volume de demandas e informações, portanto, manter os processos em ordem garante o melhor aproveitamento do seu investimento e garante melhor produtividade.
E é aí que entra o bom e velho orçamento de TI, que em um primeiro momento pode parecer um desafio bem complexo, mas que com alguns direcionamentos, e sempre alinhando os recursos e serviços tecnológicos com os objetivos estratégicos do negócio, é possível pensar o departamento em médio e longo prazo, antever investimentos e controlar os resultados.
E por que ele é tão importante assim?
Bem, a elaboração de um orçamento de TI aliada à gestão de projetos pode ajudar a ter uma visão mais abrangente da previsibilidade financeira.
Ao mesmo tempo, é possível otimizar recursos, antecipar problemas como renovação de licenças, captar e armazenar informações relevantes sobre a infraestrutura da empresa, e ainda torna possível gerir melhor todos os custos e investimentos e cortar gastos desnecessários.
Além do mais, todo mundo está cansado de saber quais os benefícios oferecidos pela tecnologia e melhor; como ela pode impulsionar os resultados de qualquer negócio.
Essas vantagens, no entanto, vêm acompanhadas de um custo e precisam ser precedidas por investimentos. Por isso, um bom orçamento de TI é fundamental para garantir que os recursos sejam alocados da melhor maneira possível.
Ou em outras palavras, o orçamento de TI é a única maneira de garantir uso racional da capacidade financeira de uma empresa, quando o assunto é tecnologia.
Pensando nisso, nós vamos te contar um pouco mais sobre a importância desta ferramenta e como fazê-la. Vem com a gente e boa leitura!
Não se perca: analise o panorama atual.
Antes de começar a pensar no orçamento futuro, você precisa entender o contexto atual.
Tenha na ponta do lápis exatamente tudo quanto foi gasto no último ano, quais áreas ou equipamentos demandam mais investimento, quantas pessoas trabalham na equipe de TI e suporte, etc.
Levante a necessidade da troca de equipamentos e identifique aqueles que estão sendo pouco utilizados, conheça os pontos fortes, os pontos fracos e tudo que precisa ser melhorado e, finalmente, você pode começar a planejar seu orçamento.
Fique de olho na alocação de recursos e mão de obra.
Essa parte demanda grande cuidado, pois, você precisará se concentrar para planejar a alocação de recursos e mão de obra da maneira mais efetiva possível, por isso, cheque os seus projetos a serem realizados para calcular a quantidade de pessoal que seja ideal para o serviço.
Planeje para curto, médio e longo prazo a aquisição de equipamentos e softwares, bem como a substituição dos antigos.
Não deixe de cogitar a possibilidade de levantar algum dinheiro vendendo alguns dos itens já usados.
Inclua sua equipe nessa.
Você gestor(a) não precisa ser um(a) lobo(a) solitário(a) e, certamente, precisa contar com o apoio da sua equipe para manter os gastos dentro do orçamento da organização ou departamento.
Por isso, tenha uma conversa franca com seus colaboradores e com funcionários das outras áreas e explique com clareza qual o budget disponível, envolva-os, dialogue, procure conscientizá-los, sobre a importância do uso consciente dos recursos e equipamentos propriamente ditos, energia, dinheiro, etc.
Faça uma revisão das contas de serviços de TI.
Muitas empresas contratam serviços de TI, como telefonia, internet ou planos de dados móveis e cometem o erro de não acompanhar os gastos dessas contas, se sua organização é uma dessas, está mais do que na hora de controlar esses recursos que podem representar uma parcela muito alta dos gastos de TI e precisam ser urgentemente monitorados.
Faça uma auditoria nos gastos e verifique se tudo que está contratado é realmente necessário e está sendo utilizado a contento.
Acredite, na maioria das vezes, você descobrirá que é possível eliminar gastos cortando itens que estão ociosos.
Acompanhe constantemente o orçamento.
Já com o orçamento em mãos, elabore rotinas e procedimentos de acompanhamento constante, periódico.
Seja eficiente nesse acompanhamento e não deixe para verificar os gastos depois de várias semanas, meses ou até pior, só no fim do ano, quanto mais rápido você perceber eventuais desvios, maiores serão as chances de reajustar os gastos e se manter dentro do planejamento.
Lembre-se: é extremamente importante gerir o orçamento de uma forma que o setor seja visto como um investimento e não como um gerador de custos.
É com planejamento e controle de orçamento que os gestores de TI conseguem oferecer serviços mais eficientes e, assim, contribuir para a elevação da competitividade empresarial.
E, fazendo isso, também conseguem que o departamento seja visto de uma forma mais estratégica pelos outros setores da corporação, inclusive pela alta gerência.
Logo, é preciso que a iniciativa de planejar e atuar mais estrategicamente parta do departamento de TI (gerente e equipe trabalhando juntos para demonstrar valor e entregar valor perceptível).
Os líderes de negócio sabem que precisam de mais amparo tecnológico, mas, muitas vezes, não param para refletir sobre o quanto é importante investir em recursos de tecnologia.
Para concluir: fazer um bom orçamento de TI requer uma análise crítica das finanças do setor, planejamento, diálogo e gestão.
Como é feito o orçamento de TI em sua organização? Resta ainda alguma dúvida sobre os benefícios dessa prática? Esperamos que não, porque agora é com você!
