Por que é bom ter um sistema para gerenciar meu suporte de TI?

Normalmente, em empresas pequenas, os funcionários recebem o chamado por telefone e não tem um programa ou planilha para controlar. Desta forma, nunca se sabe o quanto o funcionário trabalhou, se ele precisa de ajuda, ou até se a empresa está em crescimento e precisa de novos contratados. No pior, e mais provável dos casos, chamadas acabam ficando em aberto, o atendente tenta dar prioridade ao que ele acha que é mais importante, e no final o acúmulo de clientes insatisfeitos é incontável.

Utilizando um sistema de Helpdesk, você pode organizar, facilitar e fazer render o trabalho dos atendentes, tendo ainda mais benefícios como:

  1. Os chamados, que sempre abrirão direto no programa, dando uma folga aos telefonemas.
  2. A empresa que terá uma mensuração mensal das atividades do departamento.
  3. Os serviços que ficam totalmente mais rápidos a partir do momento em que um primeiro atendente recebe o caso, registra o assunto e se tiver que passar para um técnico que entenda mais, já está tudo registrado, tudo meio caminho andado.
  4. Se tudo for encaminhado e os dois primeiros níveis de atendimento não puderam resolver, o terceiro nível recebe o chamado que é o de atendimento no local onde o cliente está com problemas, pelo fato de não poder resolver on-line e nem por telefone. Mesmo assim, esse processo acontece todo muito rápido pelo fato da ajuda do suporte do programa de cadastramento de chamados.
  5. O atendimento fica mais organizado.
  6. O cliente não espera muito tempo, pois o atendimento dependerá da ordem de cadastramento.
  7. O cliente fica mais satisfeito com serviço mais prioritário, rápido e não bagunçado.
  8. Com todo esse sistema organizado de bom atendimento, o cliente não procurará o seu concorrente.
  9. Você pode armazenar toda informação do cliente que atendeu, tendo uma ficha técnica e todo problema que foi resolvido, podendo mais tarde, se receber uma ligação do mesmo, atende-lo melhor e ser mais eficiente.
  10. Demarcar a evolução dos atendimentos/chamados ao longo do tempo, mostrando os avanços da equipe.
  11. Fazendo um relatório dos problemas que ocorreram, anotando preços do atendimento, tempo e tudo que ocorreu, pode-se enviar ao cliente que ficará satisfeito e confiará mais no serviço.

Por fim, sabemos que os sistemas de Helpdesk vieram para, realmente, facilitar e agilizar os atendimentos que em outros tempos eram tão complicados e burocráticos.