Plano de comunicação da interrupção dos serviços de TI. Você tem um?

Ilustração plano de comunicação de interrupção dos serviços de TI.

A interrupção dos serviços de TI pode ocorrer quando você menos espera e ter um plano para lidar com isso ajudará você a entrar suavemente no modo de resposta para corrigir a situação. 

De acordo com pesquisas sobre os impactos de interrupção dos serviços de TI de 2019 96% das organizações sofreram pelo menos uma interrupção nos três anos anteriores. 

Às vezes, quando os sistemas ficam inoperantes, pode demorar um pouco e, em seguida, tudo volta a funcionar.

Outras vezes, no entanto, pode ser um processo extremamente demorado e os sistemas podem ficar inativos por um longo período de tempo. 

E aí está talvez um dos maiores problemas. 

O tempo de inatividade como resultado de interrupções pode causar problemas de produtividade, perda de receita, danos à reputação, falhas de conformidade e até falhas de negócios.  

Agir rapidamente para se comunicar com eficiência com os demais funcionários da organização no caso dos prestadores de serviços de TI internos ou os clientes, no caso dos externos, pode ajudar a mitigar alguns dos efeitos negativos do tempo de inatividade. 

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Etapas para criar um plano de comunicação de interrupção dos serviços de TI.

Ilustração pessoas se comunicando, plano de comunicação de interrupção dos serviços de TI.

Conheça as etapas que você deve executar para comunicar rapidamente uma falha no sistema: 

1. Tenha uma estratégia pré-preparada.

Passe algum tempo desenvolvendo um plano que você possa seguir à risca se acontecer dos sistemas utilizados no seu negócio ou de seus clientes ficarem inoperantes.  

Você deve ter planos para diferentes cenários, por exemplo, falha de hardware, vírus de computador, recuperação de desastres.  

Quando a interrupção ocorrer, você poderá revisar os planos e ajustá-los para refletir as especificidades da situação real que você está enfrentando. 

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2. Prepare os modelos de comunicação de interrupção dos serviços de TI com antecedência.

Além de ter uma estratégia pré-preparada, tenha modelos de comunicação de interrupção dos serviços de TI prontos. 

E que de preferência possam ser preenchidos apenas com informações relevantes atinentes ao evento, para que você economize um tempo valioso durante uma crise. 

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3. Equipe da linha de frente: una os pontos. 

Ninguém é uma ilha e isso é muito mais verdade quando se trata da ocorrência de um problema, incidente ou uma crise. 

Assim que tiver conhecimento de um problema, informe sua equipe da linha de frente – por exemplo, o suporte técnico, a equipe de call center e até mesmo os gerentes de mídia social, se for o caso.  

Mesmo se as equipes responsáveis pelo atendimento não tiverem uma exata noção do restabelecimento dos serviços interrompidos, podem estar preparadas para um volume maior de solicitações.  

Continue informando-as à medida que souber mais sobre a situação – por exemplo, quando você tiver um tempo estimado de restauração do serviço. 

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4. Interrupção dos serviços de TI internos: comunique-se com os funcionários.

Dependendo de quais partes da sua infra ou sistemas que são afetadas, você pode manter sua equipe informada com o uso de alertas que todo bom sistema de Help Desk possui, para aliviar a pressão da equipe de assistência técnica. 

No Milldesk o técnico pode configurar uma mensagem no painel de recados e fazer com que ele apareça de acordo com a configuração de local, departamento ou solicitante. 

E assim que o usuário logar no sistema do Milldesk aparecerá um pop-up na tela avisando o que garante que as pessoas sejam imediatamente envolvidas. 

>> Saiba mais: Algumas duras lições do Coronavírus, sobre como lidar com gerenciamento de crises.

5. interrupção dos serviços de TI externo: comunique-se com os clientes.

Se for apropriado, dependendo do seu negócio, e você ainda puder acessar seu site ou canais de mídia social, informe seus clientes que você está enfrentando dificuldades e especialmente informá-los quanto a retomada dos serviços. 

Caso seu esteja inativo, considere uma mensagem de erro personalizada. 

6. Alterar mensagens automatizadas.

Se os solicitantes de sua central de atendimento ou suporte técnico geralmente são recebidos com uma mensagem automática, considere alterá-las para refletir a situação de interrupção e indicar o tempo estimado de restauração. 

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Como nossos clientes usam o Milldesk para ajudar com as comunicações de interrupção de serviços de TI.

Ilustração dashboard Milldesk. Plano de comunicação de interrupção dos serviços de TI.

O Milldesk possui clientes de diversos setores que usam nosso software para enviar informações aos seus funcionários quando ocorre uma falha de TI. 

  • No Milldesk o técnico pode configurar uma mensagem no painel de recados e fazer com que ele apareça de acordo com a configuração de local, departamento ou solicitante.
  • Assim que o usuário loga no sistema do Milldesk aparece um pop-up na tela avisando sobre a interrupção dos serviços de TI, o que garante que as pessoas afetadas pelo problema sejam imediatamente avisadas.

A integração das equipes é um pilar do sucesso de qualquer empresa, e não poderia ser diferente para o seu negócio.

As soluções de controle e organização de chamados ajudam a promover a segurança dos dados e a centralizar tudo em apenas uma ferramenta.

O retrabalho e as horas extras começam a fazer parte do dia a dia dos trabalhos quando eles não são armazenados corretamente e se encontram espalhados em ferramentas diversas.

Situação que é extremamente prejudicial e que fomenta a desorganização e o acúmulo de atividades muitas vezes. 

Não se esqueça também que esses sistemas otimizam os investimentos financeiros realizados, pois você tem autonomia para acompanhar o uso e o desempenho de cada colaborador.  

Uma ótima solução de chamados de TI unifica o time e fornece as ferramentas necessárias para garantir a segurança da informação e o crescimento profissional. 

E quando ocorre qualquer tipo interrupção de serviços de TI é a aliada perfeita para acalmar os ânimos.