Quer ter reuniões mais eficazes em projetos de TI? Todos nós sabemos que reuniões devem ser objetivas e eficazes…
Mas na prática nem sempre é assim, muitas vezes reuniões se tornam motivo de perda de tempo com discussões que levam a lugar nenhum e na gestão de projetos de TI não é muito diferente.
Deve ficar claro que a participação nas reuniões não é um objetivo em si mesmo, uma reunião tem o objetivo de resolver um problema (ou problemas) que de outra forma não seria possível ou seria mais caro, por telefone ou por e-mail, etc. .
Por outro lado, durante o tempo que estamos cumprindo nossa carga de trabalho habitual não vai diminuir, mas sim aumentar com o correio que não sabiam ler ou lidar com as questões que poderíamos desenvolver ao longo da vida do mesmo.
Por isso é necessário realizar as reuniões da forma mais eficaz possível eis algumas dicas para ajudar:
Seja pontual
O velho jargão “tempo é dinheiro” nunca esteve tão em evidência. Devem-se conciliar as várias agendas das diferentes pessoas, a carga de trabalho é considerável, por isso não fazer com que os outros percam tempo com atrasos além de ser chique é muito importante.
Respeitar o horário de início nos levará a aproveitar melhor o tempo e evitará começar a sessão com uma ligeira tensão pela falta de tato com respeito ao resto dos participantes.
Defina os verdadeiros objetivos
Estabeleça um escopo claro e definido para a reunião e também outros assuntos relacionados que possam ser abarcados durante a sua duração.:
- Antes de convocar uma reunião devemos ter claro qual ou quais são os objetivos e devemos ser capazes de enumerá-los.
- Tentar resolver um número exagerado de objetivos pode nos levar a não resolver nada: é preferível ser comedido em escopo e mais executivo.
- Na chamada para a reunião devemos notificar os objetivos aos convocados para a mesma, para que assim possam conhecê-los, saber que temas se devem preparar e saber ao que se restringirá.
Convocar as pessoas certas
Os participantes da reunião devem ser em número mínimo exigido para que ela possa transcorrer de forma rápida e produtiva.
- Devemos convidar uma pessoa por cada uma das partes que tenham de contribuir com a sua visão e/ou aprovação, a pelo menos, um dos temas do encontro. Se não fizermos isso, corre-se o risco de encerrar a reunião sem atingir nosso objetivo por faltar a opinião de pessoas ausentes e, portanto, não aproveitando o tempo investido.
- Convocar um número excessivo de pessoas também é um problema, porque nos obriga a ter mais “turnos” de trocas de opiniões que poderiam alterar a ordem do dia. Infelizmente, mais opiniões nem sempre implicam em uma reunião de qualidade, sem contar que gerenciar e controlar muitos participantes, seus “turnos” de palavra, réplicas, tréplicas pode ser uma tarefa titânica e que ao fim acabe por prolongar ainda mais a duração da reunião e impeça de alcançar os objetivos.
Respeite a ordem do dia marcada para a reunião
Uma vez estabelecidas as questões a serem discutidas em uma reunião, devemos entendê-las como os únicos pontos a serem tratados, evitando que temas alheios ao objetivo adentrem.
Outros temas podem ser interessantes e inclusive podem até ser muito importante e nos obrigar a dar-lhes uma solução, mas não na reunião que temos convocada planejada e estabelecida. Foco!
Deixemos fora dela e para depois tudo o que não está na ordem do dia.
Respeite o direito de falar
Uma reunião deve ter uma dinâmica de conversação alternada e sem azedume, cada parte pode ouvir a outra veementemente defender seus argumentos, mas sempre com respeito.
Portanto, é muito importante respeitar o tempo de intervenção de cada uma das partes que estão conversando, facilitando assim a compreensão das posições estabelecidas, permitindo conhecer os argumentos de cada parte e ajudando a manter principalmente um clima calmo, sem agressividade ou posições defensivas.
Limitar a duração da reunião
Uma hora e meia é tempo mais que suficiente para lidar com problemas comuns em uma reunião.
Se uma reunião se estende excessivamente pode-se chegar a um desgaste das posições que estamos defendendo e inclusive um desgaste da pessoa antes os demais.
E pior, os participantes podem perder o interesse e se desconectar do que estamos tentando argumentar, e aí laptops, tablets, smartphones e começam a executar outras tarefas diferentes das quais deveriam estar dedicados, que é a ordem do dia da reunião.
Redija uma ata da reunião
É importante para validar que todos os participantes da reunião tenham recebido as mesmas impressões e ideias após o final.
Para fazer isso, uma prática essencial é fazer um registro do encontro: em formato Word, por e-mail, Excel, etc.
Há muitos modelos disponíveis, se quiser, mas o essencial é:
- A lista de participantes
- A duração do tempo e lugar
- Os pontos tratados da ordem do dia e se algum item que não constava nela foi incluso, junto com os argumentos de cada parte e quaisquer acordos alcançados.
- Os próximos passos. Este registro deve ser validado com o público a dar a sua aprovação sobre ele e em seguida distribuído entre eles e outros interessados nos temas.
Gostou de saber mais sobre reuniões mais eficazes em projetos de TI? Esperamos que com estas singelas, mas efetivas dicas você consiga realizar reuniões mais produtivas e objetivas e assim possa alcançar as metas em seus projetos.