Como uma ferramenta de Help Desk pode ajudar na comunicação interna entre equipes em sua empresa?

Mãos segurando engrenagens. Comunicação interna entre equipes em sua empresa.

O modo como a colaboração é gerenciada dentro de uma organização impacta diretamente na inovação, no crescimento e, finalmente, no seu sucesso. 

E como não poderia deixar de ser, toda organização aborda esse problema de maneira diferente, sendo a cultura organizacional a base de tudo. 

A expressão “cultura organizacional” surgiu ainda na metade do século XX. A partir da definição de Charles Handy, escritor e filósofo especializado em comportamento corporativo. 

Em seu trabalho ele delimitou 4 tipos de categorias que analisaremos a seguir. 

1. Cultura do poder. 

As empresas que atuam de acordo com esse abordagem focam sua liderança em apenas uma pessoa, que geralmente costuma ser o próprio empreendedor, CEO ou um gerente. 

O foco nesse tipo de cultura organizacional são os resultados e, por isso, é comum que haja muita competição entre os profissionais. 

É um tipo de viés mais frequente em pequenas empresas devido ao poder centralizado.  

A desvantagem dessa visão é a alta possibilidade de conflitos internos, que podem limitar bastante o crescimento do negócio. 

Os colaboradores também podem ter dificuldades para se desenvolver, especialmente porque há barreiras para a implantação de atitudes inovadoras em: 

  • processos; 
  • produtos; 
  • serviços. 

Já a liderança tende a ser carismática, patriarcal e impulsiva

Há uma tentativa de inspiração, mas as recompensas são fornecidas conforme o nível de interação com o líder. 

Nesse caso, cada um pensa em si e o coletivo nem sempre é considerado. Por isso, é normal haver ausência de princípios éticos e profissionalismo. 

A empresa até pode crescer, mas tende a ser algo momentâneo, já que os conflitos existentes impedem o alcance do êxito. 

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2. Cultura de papéis. 

O foco desta abordagem é o desempenho dos colaboradores. Os processos são bem estruturados e devem ser seguidos.  

Porém, são engessados, pouco flexíveis e não há espaço para sugerir novas ideias e aprimorar atividades. 

A consequência desse tipo de cultura organizacional, tende a ser a lentidão na execução do trabalho. 

Os profissionais costumam ficar acomodados e dão pouca importância a um possível crescimento na hierarquia. 

Essa situação origina a falta de interação e comunicação interna, entre profissionais e setores, o que traz problemas para a solução rápida dos imprevistos. 

A oferta de espaço para os colaboradores sugerirem novas ideias é pequena.  

Um exemplo desse tipo de cultura organizacional é o caso de muitos empreendimentos de grande porte, que optam por esse modelo para trazer clareza aos fluxos de trabalho, a fim de evitar erros e acidentes. 

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3. Cultura de tarefas.

O objetivo é ter profissionais específicos para a execução de algumas atividades para agregar conhecimento. 

Os funcionários estão voltados à solução dos problemas e são aptos a lidarem com diferentes tipos de situação. 

Entre as características desta abordagem organizacional, está uma empresa flexível, com o ritmo da corporação dependente dos acontecimentos. 

Os profissionais têm mais liberdade e tendem a se sentir mais motivados.  

A criatividade é bastante valorizada, inclusive mais que as regras, que podem sumir dependendo do caso. Afinal, o importante são os resultados. 

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4. Cultura de pessoas.

O que representa a cultura organizacional de pessoas, são, principalmente, os colaboradores. Eles são o ponto-chave dessa cultura. 

Entre os tipos de cultura organizacional, este possui uma integração maior entre as equipes.  

Com a gestão de talentos, os colaboradores têm a possibilidade de crescer profissionalmente. 

Os profissionais possuem liberdade para sugerir ideias e contam com um bom plano de carreira. 

Entre as características dessa cultura organizacional, os gestores atuam em prol da retenção de talentos e buscam acima de tudo formar líderes. 

Porém, como tudo há prós e contras, nesse tipo de cultura é preciso ter cuidado para não se esquecer de outros aspectos importantes, como a infraestrutura e o relacionamento com os parceiros. 

Esse tipo de cultura organizacional é bastante comum especialmente em startups, onde há pouca hierarquia e o trabalho é mais autogerenciado. 

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Como faço para saber qual é o tipo de cultura organizacional de minha empresa? 

Homem de negócios pensando. Comunicação interna entre equipes em sua empresa.

Bem, para identificar seu tipo de cultura organizacional, é preciso utilizar instrumentos de pesquisa que identifiquem os valores centrais e o nível de satisfação dos colaboradores. 

A pesquisa de clima organizacional é o método mais comum para esse propósito, estruturado em questionários com perguntas ativas. 

E e entender o ambiente organizacional em que se está inserido(a) ajuda a entender como a colaboração é gerenciada em uma organização. 

Uma vez que a cultura corporativa pode literalmente afetar tudo; desde a inovação, atendimento, processos, bem como, o crescimento e, finalmente, seu sucesso. 

Equipes de todos os tipos podem ser difíceis de gerenciar, especialmente à medida que o número de pessoas e suas funções aumentam.  

É por isso que examinar sua estrutura organizacional deve ser um componente crucial. 

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Ambiente de colaboração: questões a se pensar! 

Reunião de colaboração entre equipes. Comunicação interna entre equipes em sua empresa.

Embora você possa ter estabelecido liderança e uma estrutura hierárquica para suas equipes, sabe como elas interagem entre si?  

As informações, em linhas gerais, devem se mover horizontalmente e o gerenciamento de estruturas de dados em silos geralmente é o primeiro dos obstáculos. 

Criar sua estrutura será a parte mais difícil.  

Muitos processos envolvem mais de uma pessoa. Desta forma, com uma comunicação que não traz resultados, é praticamente impossível manter tudo alinhado, funcionando perfeitamente. 

Para a melhoria dos processos internos, todos os colaboradores necessitam indubitavelmente: 

  • Estar informados sobre os processos;
  • Falar a mesma língua; 
  • Ter facilidade em se comunicar com membros de outras equipes sem entraves burocráticos ou muitos mediadores.  

Dessa forma, identificar falhas torna-se muito mais fácil.  

Uma das melhores maneiras de melhorar a comunicação interna entre equipes é realizar reuniões, distribuir informações e principalmente facilitar ao máximo a colaboração entres os diferentes times.  

E é aí que um software de Help Desk entra, evitando gaps na comunicação, ajudando a evitar falhas, retrabalhos e simplificando a rotina dos setores

E independente da cultura de sua organização, um software de Help Desk adequado permite gerenciar e organizar conversas com segmentações, automações, em conformidade com as necessidades da empresa.  

O software de suporte técnico ainda facilita o atendimento e a comunicação interna entre equipes, sem custos dispendiosos de implementação ou investimentos administrativos para os negócios. 

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Por onde começar na hora de escolher a ferramenta de colaboração ideal? 

Imagem escolha da ferramenta de colaboração. Comunicação interna entre equipes em sua empresa.

Nem sempre é fácil identificar que tipo de ferramenta de Help Desk revolucionará a comunicação interna entre equipes de diferentes departamentos.

E fará com que todas as suas preocupações com o suporte e a colaboração interna desapareçam.  

A experiência de interação e colaboração entre diferentes equipes começa e termina com o que você, como empresa, pode oferecer em termos de opções de comunicação.  

Uma ótima maneira de mostrar aos seus colaboradores de diferentes departamentos que você “se importa” é dar ferramentas que lhes forneçam autonomia e melhore a comunicação entre as equipes.  

E isso é muito mais fácil quando há a tecnologia correta que traz agilidade não só para o suporte técnico interno, mas também, para todas as interações entre setores. 

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O que faz do Milldesk a escolha certa? 

Foto homem fazendo sinal positivo.

Milldesk é uma ferramenta focada no Help Desk e Service Desk, sendo uma ferramenta completa e escalável para os desafios de sua central de atendimento. 

Baseia-se no pressuposto de que todos os chamados podem ser atribuídos a um atendente específico, as solicitações de suporte podem ser visíveis por todos os solicitantes do departamento ou não, de acordo com as configurações pré definidas ao grupo. 

Isso torna particularmente fácil separar solicitações com base nos departamentos e pessoas certas para resolver o problema. Faturamento? Suporte técnico? RH? 

A premissa é que um representante de suporte possa responder a qualquer ticket que chega ao suporte técnico.  

Caso contrário, poderá atribuí-lo a um membro da equipe mais especializado.  

Portanto, ao configurar o suporte técnico, você poderá garantir que um tipo específico de solicitação permaneça oculto a todos, exceto a alguns representantes de suporte qualificados. 

Tudo direto ao ponto, a quem realmente tem de receber a comunicação.

É um sistema robusto o suficiente para ir além da TI, permitindo que diferentes setores possam interagir entre si por meio do uso da Central de Serviços Compartilhados (CSC). 

Uma vez que não é novidade para ninguém que a implementação de um centro de serviços compartilhado possibilita à empresa uma maior sinergia entre as equipes envolvidas na CSC. 

E isso coloca a CSC no foco das organizações que vislumbram crescer mais ainda.  

Uma vez implantada, a central de serviços compartilhados do Milldesk contribuirá bastante com a redução de despesas.

A otimização da infraestrutura e da comunicação interna entre equipes de diferentes setores. 

E a partir dessa integração entre as equipes, o fluxo de comunicação e informações é feito com maior facilidade, o que proporciona eficiência e agilidade aos processos internos e melhores resultados. 

Não importando qual seja o modelo de cultura organizacional adotado pela sua empresa. 

E aí, ainda tem dúvidas?