Guia completo para trabalhar Home Office e não enlouquecer no processo.

Foto mulher trabalhando Home Office em casa.

O Home Office é uma tendência crescente, especialmente nos dias de hoje devido a pandemia do Coronavirus.

Trabalhar de casa é uma das saídas para diminuir o contágio do COVID-19.

Este método de trabalho está sendo adotado por diversas empresas não só no Brasil, mas também ao redor do mundo.

E o prestador de serviços da área de suporte técnico/TI é um dos profissionais com maior facilidade para aderir ao Home Office e ao trabalho remoto.

Porém, para fazer dar certo, não pode ser feito de qualquer jeito, simplesmente mandando os colaboradores para suas casas, recomendando uma meia dúzia de ferramentas de comunicação e zero organização.

É necessário que os gestores estabeleçam regras e boas práticas para garantir que essa prática seja benéfica para todos.

Mas antes de irmos para as dicas propriamente ditas, vamos esclarecer: o que afinal é esse tal de Home Office que está todo mundo falando?

> > Saiba mais: Vantagens do trabalho remoto para profissionais de TI.

O que é Home Office?

Foto placa Home Office.

Apesar da tradução literal indicar que o termo Home Office signica “ipsis literis” escritório em casa, na verdade, ele não se limita apenas a isso.

Os profissionais que atuam por meio desse regime de trabalho podem optar por locais alternativos que não sejam um escritório.

Nesse caso, um Home Officer pode muito bem levar o seu notebook e o smartphone para algum local que permita acesso à internet e assim executar as suas tarefas.

Tais lugares podem ser de casa, um coffee shop, o saguão de um hotel, um aeroporto, um parque por exemplo ou um coworking.

Mas tratando-se de pandemias, como é nesta situação histórica; o recomendado é empreender a atividade de trabalhar Home Office em casa.

>> Saiba mais: Quer reter talentos? Então que tal flexibilizar?

Como Funciona o Trabalho Home Office em Casa?

Foto moça sentada no sofá trabalhando com seu cachorro ao lado.

Home Office não é uma modalidade acessível para todos os tipos de atividades e profissionais.

Obviamente, profissionais da construção civil e outros tipos de trabalhos que demandam força física ou presença, não tem como exercer suas atividades laborativas em casa.

Por isso é uma modalidade de trabalho mais indicada para algumas profissões que dependem apenas de um computador e uma boa conexão com a internet.

Em linhas gerais possui dois tipos de subdivisões:

100% Remoto: não é necessário que o colaborador compareça na sede ou escritório da empresa mesmo que eventualmente.

Home Office Híbrido: a empresa oferece as opções remoto e/ou também no escritório, para reuniões pontuais, semanais, mensais, por exemplo.

>> Saiba mais: Acesso remoto: o sucesso do seu help desk depende deste recurso

Vantagens e desvantagens do Home Office.

Foto escritório versus Home Office.

Vantagens para empresas. 

  • Redução de gastos: um dos grandes benefícios para as empresas que adotam o Home Office é a redução dos gastos com infraestrutura no ambiente de trabalho, economizando energia, espaço físico e com o deslocamento dos colaboradores.
  • Funcionários despreocupados rendem melhor. Em tempos de crise de saúde como a do Coronavírus, é possível otimizar a produtividade da sua equipe mantendo-a despreocupada e segura em casa.

Desvantagens para empresas. 

  • Dificuldade de manter o foco no trabalho. É bem verdade que não são todos os colaboradores que são dão bem com esse modo de trabalho. Assim como alguns funcionários podem otimizar seu desempenho, é possível que outros tenham dificuldade em manter as atividades em dia quando trabalham em casa.
  • Podem ocorrer falhas na comunicação. Além disso, por mais eficiente que sejam as atuais ferramentas de comunicação disponíveis no mercado, nada substitui o bom e velho “olho no olho”. E muitas vezes algo escrito de uma forma pode vir a soar grosseiro (mesmo sem querer).
  • É mais difícil manter o espírito de equipe. Para que isso não aconteça, uma boa ideia é realizar reuniões no começo ao final do dia através de chamada de vídeo. Outro ponto que ajuda na manutenção do time é o contato direto entre gestores e colaboradores, além de feedbacks constantes entre todos da equipe;

Vantagens para os colaboradores: 

  • Autonomia: você gerencia os seus horários, caso não precise atender cliente.  
  • Um gás a mais:  mais motivação profissional por exercer as atividades no conforto do seu lar. 
  • Menos estresse: reduz o estresse e melhora a qualidade de vida já que é possível ficar livre do trânsito diário para se deslocar até o trabalho, evitar congestionamentos e atrasos. 
  • Liberdade: flexibilidade de horário e adequação ao ritmo pessoal de trabalho. Você trabalha como quiser desde que entregue os resultados. 
  • Proximidade: além de dinheiro, você economiza tempo que gastaria em trânsito até o escritório. 

Desvantagens:

  • Distrações: Animais de estimação, familiares que moram juntos, telefonemas sem relação com o trabalho, Netflix, vídeos do Youtube, podem atrapalhar o andamento das suas atividades, concentração e produtividade. 
  • Interatividade: Há pessoas que necessitam estar em um ambiente que permita interação e integração com outras pessoas. Se esse é o seu caso é preciso encontrar formas de driblar esse problema. 
  • Carga de trabalho: É comum o funcionário home office acreditar que vai ter tempo de realizar todas as tarefas e por isso não estipula horários de descanso. 

Para que a produtividade dos colaboradores possa se manter igual ao trabalho presencial é importante definir metas e feedbacks periódicos sobre suas atribuições, expectativas e prazos de entrega.

Importante que durante seus dias de trabalho fora da empresa o colaborador possa se sentir seguro e próximo da empresa.

>> Saiba mais: 5 razões para você utilizar o acesso remoto no seu suporte.

Não negocie com a sua rotina.

Ilustração homem vestido de terno Home Office.

Acorde no mesmo horário de sempre. Vista-se como se fosse para o trabalho. Ela precisa ser confortável e fazer você se sentir bem, ponto.

Obviamente é claro que você pode render maravilhosamente bem de pijama.

Mas para muitas pessoas o simples ato de se trocar, como se fosse para o trabalho, ajuda a entrar no “modo produtividade” e aumenta a concentração.

Ao menos, tente se você se considera uma pessoa procrastinadora ou distraída e tem dificuldade para ser produtivo em casa.

Tirar e colocar a roupa de trabalho vai ajudar a virar a chavinha no fim do dia.

É inclusive uma boa dica para a sua saúde mental, pois, estamos falando sobre evitar aquela estafa e sensação de estar trabalhando o dia todo que só quem já tem experiência com a prática do Home Office conhece e pior: associar sua casa só a isso.

>> Saiba mais: 5 razões para você utilizar o acesso remoto no seu suporte.

Crie um ambiente de trabalho tranquilo em casa. 

Foto pessoa à vontade no seu Home Office.

As tarefas que você irá realizar no home office serão as mesmas executadas no seu ambiente de trabalho, ponto.

Para que elas sejam concluídas com o mesmo desempenho e qualidade, é essencial escolher um cantinho dentro de casa para trabalhar em paz.

A princípio você não irá precisar de muita coisa. Uma mesa, uma cadeira confortável e um lugar tranquilo são suficientes.

Mas como cada caso é um caso, a grande sacada é ter em mãos todo o ferramental necessário para você exercer seu trabalho com maestria.

A criação dessa “estação de trabalho” evita distrações e contribui para sua produtividade.

>> Saiba mais: O acesso remoto do help desk chega aos dispositivos móveis

Hora de exercitar sua disciplina.

Foto mulher com lápis na boca focada no Home Office.

Dentro de casa você se sente à vontade e não há nada de errado nisso. Ao contrário, esse fator deve ser utilizado para motivar suas atividades laborais.

Mas, é necessário ser disciplinado(a) para que atividades rotineiras ou aquele “cochilo no sofá” (tentador, não é?) não interfiram no seu desempenho.

Esteja sempre disponível durante o horário de trabalho e foque nas atividades que você precisa concluir. 

>> Saiba mais: O acesso remoto do help desk chega aos dispositivos móveis

Planeje uma rotina de trabalho e siga.

Foto homem ao telefone no seu Home Office.

Estabelecer uma rotina de trabalho é excelente para otimizar seu tempo de serviço. Determine horários de início e término das atividades.

Como você já está em casa, muitas vezes se desligar das atividades ao final do dia pode ser uma tarefa complicada, por isso estabelecer uma rotina é importante. Não se esqueça de agendar suas pausas e cumpri-las à risca. 

Lembre-se de que mesmo em casa você está trabalhando e obedecer aos horários é uma tarefa que deve ser cumprida por profissionais responsáveis.

>> Saiba mais: Alguns benefícios do uso de ferramentas de acesso remoto.

Mantenha o contato humano com videoconferência.

Foto homem com headset em videoconferência no seu Home Office.

Quando não estamos no mesmo ambiente, conversas por e-mail ou outros aplicativos de comunicação, tendem a se estender.

E questões simples podem demorar a ser resolvidas.

Considere enviar menos e-mails e realize mais videoconferências com sua equipe. O contato visual também ajuda a criar empatia e acelera a tomada de decisões.

Nas videoconferências, evite interromper quando outras pessoas estiverem falando e sempre mantenha seu microfone do computador desligado. Ligue o microfone apenas quando for falar alguma coisa.

>> Saiba mais: Alguns benefícios do uso de ferramentas de acesso remoto.

Tem crianças em casa? Não se desespere.

Foto mulher com dois filhos pendurados nela no Home Office.

Com o fechamento de escolas em vários Estados do Brasil, muitos pais não têm com quem deixar as crianças e devem trabalhar de casa com a presença dos filhos. Sabemos que é difícil, mas não se desespere.

Dependendo da idade, você pode tirar o pó daqueles quebra-cabeças antigos e livros que estavam na estante para incentivar que as crianças consigam se entreter sozinhos por um tempo.

Se houver bebês na casa, é uma boa ideia revezar os cuidados com o parceiro ou parceira que também está trabalhando remotamente. 

Além disso, seja flexível e realista em relação à quantidade de atenção ao trabalho que você vai conseguir dar enquanto estiver cuidando das crianças e alinhe as expectativas com as lideranças da empresa.

Lembre-se que este é um momento inédito e nem sempre vai ser possível atender a todas as expectativas do trabalho.

>> Saiba mais: Funil de suporte ao cliente: já montou o seu? Dicas para fazer isso com sucesso!

Informe aos demais moradores que você está trabalhando.

Ilustração menina com gato na cabeça em frente ao computador.

É muito importante deixar claro para seus familiares ou colegas de quarto que, mesmo estando em casa, você não está desocupado.

Dessa forma, elas entenderão sua necessidade de se manter concentrado no serviço e evitarão barulhos desnecessários e outras atitudes que desrespeitem seu espaço. 

>> Saiba mais: 18 dicas para reduzir os tickets de TI no seu suporte ao cliente, sem enrolação!

Respeite a pausa do almoço e do lanche.

Ilustração homem tomando café no Home Office.

A pausa para o almoço é um divisor importante para o dia e pode te ajudar a manter o ritmo do seu ambiente de trabalho.

Como faz para lembrar de almoçar sempre na mesma hora? Coloque alarme e principalmente escute sua fome.

Mantenha seu almoço sempre no mesmo horário e aproveite para comer comida caseira, mais saudável nesse período.

O mesmo vale para as pausas que faria para um café ou lanchinho se estivesse nas dependências da empresa onde trabalha.

Terminou algo importante, tome um chá ou se espreguice, levante um pouco! Aqui a dica é mais sobre a pausa do que sobre a comida, obviamente.

Monitore a quantidade de líquidos que ingere: você mudou os hábitos e pode negligenciar a hidratação no meio disso tudo.

Não cometa esse erro, a concentração depende de você estar bem hidratado(a), assim como todo o funcionamento do corpo.

Leve água para sua mesa se trabalho ou use apps e alarmes para lembrar que é hora.  

>> Saiba mais: 7 dicas rápidas para quem deseja oferecer help desk via WhatsApp.

Aplique o princípio 80/20  ao Home Office. 

Regra de pareto 80/20.

Na dúvida sobre o que priorizar, aplique o princípio 80/20, ou a famosa Lei de Pareto: 80% dos seus resultados vêm de apenas 20% de suas atividades.

Quais são suas atividades mais importantes, os seus 20%? Descubra isso e foque em começar seus dias por aí nessa temporada de home office.

>> Saiba mais: Quer dobrar o faturamento de sua empresa de TI? Então aplique estas duas técnicas!

Dicas para vendedores de serviços de TI que atuarão no esquema Home Office.

Homem atendendo clientes via computador no Home Office.

Não podemos esquecer das equipes comerciais, tão vitais para a manutenção da saúde financeira dos negócios.

Separamos 9 dicas curtas e rápidas que poderão ser interessantes para o seu negócio: 

  • Cuide muito bem da sua telefonia ou VOIP em casa. Afinal não é nada interessante você contatar seu cliente e manter uma qualidade ruim durante a 
    ligação.
  • Utilize um headset apropriado, evite fones de ouvido que produzam muitos ruídos.
  • Utilize do tempo livre para providenciar melhorias de longo prazo;
  • Reveja etapas do seu processo comercial;
  • Reveja o discurso comercial da sua equipe de vendedores;
  • Atualize o seu playbook;
  • Refina as suas análises de métricas do funil de vendas;
  • Reveja as negociações antigas e verifique oportunidades de repescagem;

>> Saiba mais: 7 dicas práticas de psicologia de atendimento ao cliente no suporte.

Outras dicas gerais curtas e grossas para a prática do Home Office: 

  • Tente reproduzir ao máximo as sensações do seu ambiente do trabalho em casa, com música, barulho ambiente, etc. Se trabalha com muita gente, o silêncio excessivo irá tirar o seu foco. Uma dica que pode ser interessante é: experimente ligar a TV em um cômodo distante para ter alguma voz humana por perto; 
  • Coisas de entretenimento acessíveis em casa (Netflix, vídeo game etc) são uma tentação muito grande. Tire tudo da tomada ou se isole desses itens (lembra do item da tevê ligada? não coloque na série que você gosta); 
  • Faça pausas durante o expediente. Pausas de 10min a cada 50min – reequilibram seus picos de concentração; 
  • Deixe seu celular longe. Se precisa manter o contato com o WhatsApp ou e-mail, tenha pelo navegador – mesmo assim, coloque a janela no mudo para evitar distrações; 
  • Se você tem o hábito de tomar café no trabalho, tome café em casa também; 
  • Faça uma lista de tarefas, ou importe a que você tem do seu trabalho. 

>> Saiba mais: Mais de 30 livros sobre atendimento ao cliente para você se tornar f** e vender mais!

Ferramentas que podem auxiliar nas atividades:

Além de poder utilizar ferramentas como o One Drive e as do Google para compartilhamento de arquivos, etc, você também pode se valer do seguintes serviços para manter a comunicação entre os membros de sua equipe:

  • WhatsApp;
  • Trello; 
  • Slack; 
  • Skype; 
  • Zoom; 
  • Go To Meeting;
  • Google Hangouts Meet; 

Há também o recurso de acesso remoto do Milldesk, que pode ser fortemente utilizado neste momento em que precisamos evitar o contato direto com outras pessoas.

O acesso remoto do Milldesk permite melhorar a experiência tanto do usuário, como também do profissional de suporte e resolver serviços à distância.

O que é perfeito para a situação de calamidade que estamos vivendo atualmente.

Facilita (e muito) a vida dos agentes de suporte, que podem se conectar de modo remoto com seus clientes, sem a necessidade de utilizar um sistema de terceiros, sem precisar gastar com deslocamentos, sem perder tempo. Mais um dos grandes problemas de suporte de TI resolvido!

Além do mais, com o software de Help Desk do Milldesk é possível manter todos os atendimentos diários registrados em um sistema que permite o acompanhamento da gerencia em tempo real, assim como o SLA e demais comunicações relacionadas aos serviços prestados. 

Por fim, é tempo de ter paciência. Como todo e qualquer processo de mudança no trabalho, este é só mais um que exige adaptação e terá lá seus desafios inesperados.

Estamos diante de um quadro incerto, portanto, é importante manter um canal aberto para comunicar e sanar dúvidas sobre medidas que passem segurança aos colaboradores sobre o modelo de trabalho home office, as expectativas de produtividade e eventuais conflitos que venham a surgir.

Milldesk grátis por 1 mês.

Mãos à obra! 

O período é realmente difícil e exigirá de todos empatia, cooperação e criatividade e com o uso das ferramentas certas, implementar essa prática do Home Office em tempos de COVID-19 não será tão complicado quanto parece.

Assim como outras crises que já vieram, passaram, esta e outras que virão, também passarão. E então? Pronto(a) para encarar mais esse grande desafio? Vamos lá!