As 6 maiores armadilhas que prejudicam o seu helpdesk

Um bom atendimento ao cliente faz toda a diferença para qualquer negócio, seja no início do empreendimento ou depois de já estar consolidado no mercado. Enquanto na fase inicial, com poucos funcionários e clientes é possível se relacionar e atender os clientes de forma satisfatória, mesmo com uma estrutura limitada.

Com o passar do tempo, o negócio cresce e se desenvolve, atraindo mais clientes para a sua base. É nesse momento que é preciso prestar atenção nas armadilhas que podem prejudicar o atendimento ao cliente através do helpdesk. São deficiências que podem parecer pequenas, mas que costumam apresentar impactos para as empresas, pois da mesma forma que um bom atendimento faz atrair novos usuários, um mau atendimento pode afastar novos clientes e os já existentes.

Saiba quais são as maiores armadilhas que prejudicam o atendimento ao cliente e como as melhores práticas e soluções de helpdesk podem ajudar o seu negócio!

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E quais são as armadilhas que podem prejudicar o atendimento ao cliente?

Algumas armadilhas são comuns e podem ser de conhecimento geral, outras surgem como uma novidade, mas todas têm em comum o fato de gerar impactos no atendimento e na prospecção dos novos cliente. Confira abaixo:

  1. Falta de um Call Center estruturado

Ter uma boa estrutura para recepcionar as ligações dos clientes quando eles mais necessitam de atendimento é fundamental. No momento em que um usuário efetua uma ligação para a empresa, ele está a procura de atenção e ajuda, é nesse instante que está a primeira das armadilhas.

Muitos profissionais que trabalham em helpdesk, que não possui uma estrutura adequada de atendimento, encaram uma ligação do cliente como um fardo devido as dificuldades, e isso deve ser combatido. O cliente é o pilar do negócio e atendê-lo bem, quando precisa de atenção, é essencial para fidelizá-lo.

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  1. Comunicação interna deficiente

Além de uma boa comunicação com os clientes, a comunicação entre os profissionais que trabalham no helpdesk é essencial. Compartilhar comunicados, informações sobre os produtos e serviços e boas práticas de atendimento são importantes para manter todos os profissionais alinhados no mesmo objetivo, em plena sintonia com toda a empresa.

>> Saiba mais: A influência do líder de suporte sobre o time de atendimento.

  1. Ausência ou deficiência do banco de dados de problemas e soluções

Saber ouvir o que o cliente tem a dizer e entender qual o seu problema é um ponto crítico no atendimento. Ter um banco de dados que contenha as situações de dificuldades, dúvidas e as suas respectivas soluções é uma ótima forma de aumentar a eficácia do atendimento, além da oportunidade de manter o time de profissionais atualizados com as situações diárias, mantendo assim um padrão no atendimento e na resolução dos problemas.

Mostra também solidez na solução de helpdesk, que evita, por exemplo, que o cliente perca tempo com os imprevistos que possam ocorrer, uma vez que solucionar os problemas no primeiro atendimento é um ponto positivo.

>> Saiba mais: Histórico de atendimento garantindo a felicidade do cliente

  1. Ausência de treinamento

Essa armadilha é muito comum de acontecer, uma vez que os treinamentos podem ser deixados de lado por diversos motivos: tempo, custo e gestão deficiente.

Manter a equipe bem treinada permite ao time de atendimento ser capaz de lidar com diferentes desafios, pois sempre vão estar conectados com as boas práticas, os produtos e serviços da empresa e ainda, como bônus, motiva toda a equipe, que se sente parte integrante da organização, que investe na capacitação de seus funcionários.

  1. Falta de uso das melhores práticas

A armadilha de não utilizar as melhores práticas no atendimento pode ser atrelada a situações que já descrevemos, como a ausência ou deficiência do banco de dados de problemas e soluções, da comunicação interna deficiente, a ausência de treinamentos ou ainda, devido a desmotivação da equipe e até mesmo a falta de atenção por parte do time de atendimento ao cliente.

O importante destacar aqui, é que as melhores práticas foram criadas a partir de testes e cases de sucesso nas soluções de helpdesk. Elas são basicamente definidas a partir da análise de resultados e do comportamento do cliente. As melhores práticas existem para aumentar a eficiência do atendimento e gerar a satisfação do cliente.

>> Saiba mais: O que sua empresa precisa analisar antes da contratação de um Help Desk externo?

  1. Inexperiência dos profissionais de atendimento

Aqui vai uma dica importante: a experiência dos profissionais de helpdesk é fundamental para a satisfação do cliente. Um bom profissional tem como base sua formação e experiência no mercado.

A experiência para lidar com os problemas do usuário, a sensatez nas palavras que irão ser utilizadas durante o atendimento e a capacidade de conseguir transformar um momento de aborrecimento em satisfação e felicidade ao final do atendimento, são ótimas qualidades para qualquer profissional de atendimento.

>> Saiba como recrutar e contratar um bom profissional de TI!

Soluções de helpdesk

As soluções de helpdesk agregam um enorme valor no atendimento ao cliente, uma vez que possuem a experiência e a expertise necessários para o negócio.

Acompanhe o nosso blog para saber mais dicas de como impulsionar o seu helpdesk, melhorar o atendimento e garantir assim a satisfação do cliente!