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Treinar usuários de help desk adequadamente é um importante fator para manter a qualidade do atendimento e a capacidade de atender os chamados de forma correta.

Este setor é o primeiro a se comunicar com o cliente e garantir a qualidade neste tipo de interação é fundamental para a construção de uma imagem positiva da empresa perante o consumidor.

Um dos principais pontos a se considerar é a habilidade que os profissionais têm para atender bem os clientes e, para isso, eles precisam de tempo e capacidade operacional para lidar com os chamados abertos da melhor forma possível, impactando diretamente no número de incidentes, requisições e formas de resolução.

Quer saber mais sobre a importância de treinar usuários de help desk para evitar os chamados desnecessários? Continue lendo o conteúdo que preparamos sobre o tema!

Por que treinar usuários de help desk?

Por que treinar usuários de help desk?

Treinar os usuários de help desk é uma etapa importante para que a equipe de atendimento ao cliente consiga evitar problemas constantes, como por exemplo os chamados desnecessários.

As principais consequências são a melhora dos indicadores e a capacidade de resolução por parte do time de atendimento, especialmente devido ao grande número de chamados que podem ser resolvidos de outra forma.

Este é o principal ponto que justifica treinar usuários de help desk de forma eficiente, considerando a importância de conhecer a solução de help desk como um todo,  entender os fluxos de atendimento e o processo interno da empresa.

Portanto, treinar usuários de help desk possui impacto direto no desempenho do time de atendimento e a falta de treinamento tem como consequência resultados negativos.

Saiba como treinar usuários de help desk

Saiba como treinar usuários de help desk

Os usuários do help desk necessitam de treinamento para manter uma boa comunicação durante o atendimento ao cliente, principalmente para realizar a abertura de chamados.

Com o treinamento adequado, inúmeros incidentes, requisições ou chamados podem ser resolvidos de forma diferenciada ou com um contato mais fácil e ágil. E isso só é possível quando se tem um bom conhecimento sobre todo o ciclo de atendimento da empresa.

Conhecer o catálogo de serviços também é importante para manter a base de conhecimento atualizada, o que garante eficiência na solução do atendimento ao usuário.

Continue a leitura e saiba mais detalhes sobre como treinar usuários de help desk!

Conheça muito bem a solução de help desk

A área de atendimento é muito importante para a empresa, principalmente por, muitas vezes, ser o primeiro contato do cliente com as informações sobre o produto ou serviço.

Com a difusão das mídias sociais, dos dispositivos móveis e da tecnologia, a nova geração de consumidores demandam cada vez mais qualidade dos produtos e serviços diferenciados. Desde então, o consumidor tem tido muito mais poder nas relações com as empresas.

Garantir soluções e experiências consistentes para o cliente envolve a otimização operacional, principalmente para manter o cliente no centro dos objetivos empresariais.

Os resultados que a área de atendimento ao cliente entrega impactam diretamente na eficiência e efetividade da estratégia de toda a empresa.

Conhecer a solução de help desk consiste em entender todas as etapas do ciclo de atendimento e, com isso, tornar os processos de chamados mais rápidos e melhores.

Outro ponto importante é a capacidade de melhorar a eficiência na abertura dos chamados, portanto, treinar usuários de help desk é uma tarefa fundamental.

Planeje a orientação de seus usuários

O segredo para fazer com que os usuários aprendam rapidamente é planejar seu treinamento antes de sua chegada.

Crie uma lista de verificação de itens a serem aprendidos no primeiro momento, outra lista para o segundo momento e assim por diante. Cada item deve incluir objetivos específicos e identificar um método de aprendizagem.

Comece com o básico, como apresentações e informações importantes. Observe os procedimentos de atendimento de chamados, como saudações e outras advertências de atendimento ao cliente.

Além disso, sua organização também pode incluir a análise do FAQ para criar uma identificação inicial. Não importa qual caminho você planeja, o importante é planejá-lo!

Utilize técnicas de treinamento eficientes

Para o treinamento contínuo e materiais de referência, um site pode funcionar muito bem!

Sua organização pode coletar as informações que estavam acumuladas, organizá-las e disponibilizá-las online. Além disso, sua página pode incluir recursos, como:

Evite a abertura de chamados desnecessários

Outro ponto que vale destacar é o impacto negativo da abertura de chamados desnecessários. Eles podem fazer com que a equipe se sinta desmotivada e insatisfeita com a situação.

Deste modo, esses profissionais não conseguirão atender os clientes da melhor forma, colaborando para a construção de uma imagem negativa da empresa.

Num panorama onde o cliente se torna cada vez mais o centro das atenções da empresa, não o atender bem é quase como que entregá-lo de bandeja para o concorrente.

Esta é a principal razão que torna o treinamento de usuários de help desk uma prioridade para as empresas. Fazendo com que os chamados sigam as boas práticas e garanta o sucesso para aqueles clientes que buscaram de alguma forma ser atendidos.

Mantenha o TI e os demais setores alinhados

Para treinar usuários de help desk e impactar diretamente nos resultados da empresa, o alinhamento entre o setor de TI e os demais setores deve ser o melhor possível.

O time de TI é o responsável por manter a qualidade no fluxo de atendimento que será utilizado pelos usuários do help desk  e pela base de conhecimento que servirá de suporte para este time.

Outro ponto importante é na qualidade dos treinamentos, que podem ser realizados tanto de forma presencial, por meio de gravações ou até mesmo através de insights e e-mails enviados para os colaboradores, sempre buscando manter uma comunicação clara e direta.

Treinar usuários de help desk é uma etapa importante para manter a qualidade no setor de atendimento da empresa, sendo responsável, principalmente, pela satisfação do cliente ao procurar por algum tipo de suporte.

A eficiência do treinamento tem impacto direto na organização, garantindo a fidelização do cliente durante todo o ciclo de relacionamento.
Gostou de saber mais sobre como treinar usuários de help desk e conquistar a satisfação dos clientes? Então descubra agora como garantir a redução de custos na empresa através do help desk!

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