A cada dia nos deparamos com consumidores mais exigentes, informados e conscientes de seu valor para as empresas. Isso torna ainda mais complexo o desafio de se oferecer um atendimento com alto padrão de qualidade em todos os pontos de contato com o público.

Nesse contexto, é imprescindível estar atento e manter sua equipe em dia com as boas práticas no help desk e nos demais meios de interação com o cliente.

Além dos constantes treinamentos e do desenvolvimento das habilidades da equipe de colaboradores da TI e do atendimento, as empresas devem contar com ferramentas avançadas que permitem as chamadas boas práticas no help desk.

Isso desde a abertura de um chamado, passando pela segurança dos dados, armazenamento das informações e claro, eficiência na busca por soluções para o cliente.

Vamos discutir sobre o porquê dessas medidas, como colocá-las em práticas e em seguida, apresentaremos os principais atributos da ferramenta Milldesk para a otimização e qualificação do trabalho do help desk. Acompanhe!

Entenda a importância das boas práticas no help desk para o atendimento ao cliente

Em uma análise macro, é notório que a qualidade e a estratégia do atendimento ao cliente estão fortemente relacionadas à imagem de uma marca e à prosperidade do negócio. Dessa forma, é praticamente impossível almejar sucesso institucional e mercadológico sem antes ter uma boa base de atendimento, orientação e organização de boas práticas no help desk e demais setores envolvidos.

Podemos sentir isso no dia a dia e nas pesquisas que comprovam numericamente. Veja só alguns dados:

• De acordo com estudo da American Express, 60% dos clientes entrevistados revelaram que já desistiram de uma compra por terem recebido um atendimento ruim;
• 57% dos consumidores falaram à Kissmetrics que foram atendidos por profissionais mal preparados;
• Conforme pesquisa da NewVoice, 58% abandonam fornecedores depois de uma experiência negativa e 50% voltam a consumir de empresas em que receberam um bom atendimento.

E então, é recomendável começar ou aperfeiçoar o quanto antes a política de atendimento e de boas práticas no help desk, não é mesmo?

>> Saiba mais: 13 razões de como sua empresa pode reter clientes com uso do help desk

Conheça boas práticas no help desk que levam ao atendimento de excelência

Estruturar setores que lidam diretamente com o cliente, que trabalham com as expectativas e as impressões dele em relação à marca, está longe de ser uma tarefa simples e banal. Mas, nem por isso você pode deixar isso de lado. A fim de lhe ajudar a melhorar a qualidade do atendimento em seu help desk, listamos as práticas imprescindíveis para isso. Confira.

1. Treinamento e aperfeiçoamento da equipe

O primeiro passo após a escolha de recursos tecnológicos é deixar os colaboradores muito bem preparados para usá-los. Isso tanto no viés técnico quanto no relacionamento com o público. Tenha sempre em mente, que quanto mais o time se preparar, melhores as possibilidades de sucesso. Treinamento e capacitação são investimentos.

2. Criação de um banco de dados com as demandas mais frequentes

A ideia é criar um histórico com situações mais comuns, para que o colaborador não seja pego de surpresa e para que ganhe agilidade na solução do problema apontado no chamado. Desenvolva um rico banco de dados e invista na gestão dessas informações. Na correria d

melhores práticas de atendimento

o dia a dia faz a diferença.

3. Elaboração de planos de ação para momentos de crise

Estendendo o tópico anterior, outro item que deve estar entre as boas práticas no help desk é o desenvolvimento de planos de resposta para situações de crise, por exemplo o plano de resposta à violação de dados. Esses documentos são muito relevantes e deixam a equipe mais organizada e segura em momentos de crises ou problemas mais sérios na área.

4. Definição clara do workflow

Eis aqui uma forte aliada do sucesso do help desk e de todos os departamentos de uma empresa: a definição de tarefas, processos e responsáveis, bem como o acompanhamento da cadeia produtiva. Para facilitar essa gestão utilize os conhecidos SLAs, que nada mais são que acordos para a realização das tarefas. Nesse acordo todos os detalhes e responsabilidade são descritos.

>> Saiba mais: Sua empresa tem um plano de resposta à violação de dados?

5. Integração com todos os setores da empresa

A comunicação e o alinhamento com todas as áreas da empresa são bases para que o help desk funcione estrategicamente. Isso fortalece os vínculos entre os colaboradores e permite que o time do atendimento seja mais ágil e eficaz.

6. Mensuração de resultados

Analisar os resultados das ações e do desempenho da equipe gera insights para a evolução do trabalho, aponta o que deve ser modificado, otimiza tempo e recursos financeiros. E mais, permite feedbacks mais justos e consistentes.

Veja como a ferramenta Milldesk leva as boas práticas no help desk para sua empresa

Um help desk estratégico precisa contar com soluções que otimizem a rotina de trabalho e permitam a realização de um atendimento efetivo e humanizado. Agilidade, organização, simplicidade e segurança dos dados são aspectos fundamentais para que uma ferramenta de fato amplie a prestação de serviço no setor e a produtividade.

Por isso, destacamos os seguintes atributos da solução Milldesk:

• Workflow;
• Vínculo entre tarefas;
• Central de compartilhamento de serviços;
• SLA funcional;
• Pesquisa de satisfação dos clientes;
• Acesso mobile e app;
• Personalização da ferramenta com a identidade visual do cliente;
• Dashboard amigável;
• Agendamento para abertura de chamados;
• Abertura de chamados por e-mail;
• Armazenamento inteligente de informações;
• Gestão de contratos;
• Auxílio ao inventário;
• Auditoria dos chamados e tempo de solução, entre outros.

Podemos portanto, concluir que recursos avançados e coerentes com a demanda da sua empresa, somados a colaboradores motivados e bem treinados são ingredientes que além de serem essenciais, funcionam muito bem em sintonia para as boas práticas no help desk. Sua marca e seu faturamento agradecem!

Agora que você já foi apresentado à solução da Milldesk e viu como ela pode aumentar a qualidade do seu help desk e do atendimento ao cliente, acesse o site e conheça todos os detalhes da ferramenta.