10 dicas para aproveitar ao máximo o período de teste do Milldesk.

Homem em posição de relaxamento sentado à frente de computador com a dashboard do Milldesk

Se neste momento você já iniciou seu período de teste gratuito do Milldesk, parabéns, você está no caminho certo para melhorar e elevar o nível de suporte em sua organização. 

E é extremamente importante usar o tempo que você tem durante o período de teste de forma eficaz e explorar os muitos recursos e benefícios do sistema.  

Caso você não saiba por onde começar, aqui estão 10 dicas baseadas nas experiências de nossos clientes: 

1. Determine os usuários potenciais do software.

Milldesk é um software focado no Help Desk e Service Desk, sendo uma ferramenta completa e escalável para os desafios de sua central de atendimento.  

Baseia-se no pressuposto de que todos os chamados podem ser atribuídos a um atendente específico.

As solicitações de suporte podem ser visíveis por todos os solicitantes do departamento ou não, de acordo com as configurações pré definidas ao grupo:  

Isso torna particularmente fácil separar solicitações com base nos departamentos e pessoas certas para resolver o problema. Faturamento? Suporte técnico? RH?  

A premissa é que um representante de suporte possa responder a qualquer ticket que chega ao suporte técnico.   

Caso contrário, poderá atribuí-lo a um membro da equipe mais especializado.   

Portanto, ao configurar o suporte técnico, você poderá garantir que um tipo específico de solicitação permaneça oculto a todos, exceto a alguns representantes de suporte qualificados. 

>> Saiba mais: 9 sinais de que você está em um ambiente de trabalho tóxico. E o que fazer pra superar isso!

2. Procure entender os termos básicos do Milldesk. 

Linguagem é tudo e saber dominar os jargões e termos de uma área ou até mesmo ferramenta é um grande passo para o êxito. 

Por isso dedique-se a entender com carinho os termos básicos do Milldesk: o que é um local, o que é um departamento, solicitante, etc.  

Procure conhecer os privilégios dos técnicos, saber que o admin é quem gerencia tudo, mas não é ele que deve resolver chamados, mas sim o login de técnico e assim por diante. 

Isso irá facilitar muito sua experiência com a ferramenta. 

>> Saiba mais: 13 dicas para melhorar a experiência do Chat Comercial.

3. Acesse os tutoriais: lá tem tudo devidamente explicado, nos mínimos detalhes. 

Veja os tutoriais do Youtube, configure o assistente de configuração, simule o ciclo de vida de um chamado desde a abertura até o fechamento.  

Conheça o painel do usuário, simule o atendimento também como usuário solicitante. 

Tente automatizar os meios de atendimentos atuais através do Milldesk.

Por exemplo: se costuma receber chamados por email, configurar esse método de abertura de chamados no Milldesk e continue oferecendo esta forma de atendimento ao cliente.  

O importante é buscar alternativas para facilitar e não cortar as formas oferecidas hoje para o cliente. 

>> Saiba mais: Mais produtividade no suporte com uma equipe enxuta? Sim, é possível!

4. Estabeleça metas e defina as maneiras como você usará o software. 

O que o levou a considerar o Milldesk para sua organização? Você quer melhorar o atendimento interno/externo ou tem desafios de suporte específicos e únicos que espera superar? 

Por exemplo, você está procurando uma alternativa aos e-mails para fornecer informações rapidamente quando houver interrupções ou problemas com os serviços de tecnologia na organização?

Nesse caso, Milldesk pode ser usado neste cenário para: 

  • Enviar notificações urgentes a todos os funcionários afetados quando houver um incidente crítico de TI por meio de pop-ups e alertas. 
  • Informar sobre atualizações conforme a situação evolui. 
  • Mensagens para determinados setores ou pessoas, antes de alguma atualização programada de sistema para evitar que as pessoas desliguem seus computadores ou para lembrá-los de salvar seu trabalho. 

E isso é apenas um exemplo, há milhares de outras possibilidades e casos de uso e você pode ter diferentes cenários em mente sobre o uso do Milldesk em sua empresa.  

Depois de identificar suas necessidades específicas de comunicação, se tiver alguma dificuldade em definir a melhor maneira de usá-la, entre em contato com um especialista do Milldesk – temos muita experiência em diferentes setores

>> Saiba mais: Como uma ferramenta de Help Desk pode ajudar na comunicação interna entre equipes em sua empresa?

5. Fale com especialista do Milldesk para determinar os melhores recursos para seus objetivos. 

Temos uma equipe de especialistas que tem ajudado organizações no Brasil e outros países da América Latina a resolver uma série de desafios de suporte ao cliente.  

Nossos consultores podem fornecer informações sobre os melhores canais a serem usados para resolver os desafios que você está enfrentando no momento. 

>> Saiba mais: Novo normal: 5 razões pelas quais o seu suporte de TI precisa de uma ferramenta de acesso remoto.

6. Procure orientação técnica da equipe de suporte Mildesk. 

Não se esqueça: somos seus parceiros e temos a maior alegria em ajudar quando você precisar.  

Como dissemos na dica 3 existem vídeos que você pode assistir para obter instruções sobre como usar os diferentes recursos do Milldesk Software.  

Mas nossa equipe de suporte também ficará feliz em falar com você sobre todos os requisitos técnicos. 

>> Saiba mais: Precisamos falar sobre gerenciamento de incidentes de TI. Confira 7 dicas.

7. Compartilhe os resultados com seus colegas. 

Na metade do seu teste, examine a gama de recursos disponíveis para você e veja como os diferentes departamentos de sua organização podem se beneficiar delas. 

Usar o sistema em várias equipes produz os melhores resultados, e nosso mecanismo integrado de separação de acesso cuidará de conflitos em potencial.  

Isso significa que apenas usuários específicos terão o direito de enviar mensagens em nome do departamento específico.

>> Saiba mais: Plano de comunicação da interrupção dos serviços de TI. Você tem um?

8. Faça Role Play: prática de treinamento para simular a sua realidade.

Por mais que você configure corretamente todo o sistema e cadastre técnicos e solicitantes é extremamente necessário você simular o dia a dia do seu suporte através do Milldesk.

Selecione alguns usuários e alguns atendentes para que diariamente durante o período de teste seja possível simular diversos atendimentos.

E tente captar as melhorias na produtividade que o sistema irá lhe proporcionar durante este período.

Treinamentos baseados em role plays tornam mais real a sua rotina diária e permite que você erre ou acerte rápido! 

>> Saiba mais: Como aumentar a satisfação dos clientes em tempos de crise?

9. Teste o Milldesk de acordo com suas necessidades pré-estabelecidas.

O Milldesk é um sistema completo e oferece novas possibilidades de expansão do seu help desk.

Mas muitos recursos farão parte apenas dos próximos níveis da sua organização e não do primeiro passo principal que é: adaptar seus usuários e seus processos atuais a um novo sistema.

Mantenha o foco neste seu objetivo, para que não se sinta perdido em meio a várias possibilidades de otimização da sua gestão. 

>> Saiba mais: 11 maneiras de motivar seus agentes de atendimento ao cliente com um pouco de psicologia.

10. Crie um relatório. 

Quando o período de teste terminar, reserve um tempo para documentar suas experiências e tirar conclusões

  • O que você gosta no Milldesk?  
  • E o que você não gostou?  
  • Quais resultados você espera no longo prazo? 

Você pode fazer um relatório apenas para você ou poderá enviá-lo para seus colegas ou chefia.  

Além disso, não se esqueça de nos enviar seus comentários! Isso não apenas o ajudará a tomar uma decisão final, mas também nos ajudará a melhorar nosso serviço. 

>> Saiba mais: Papo reto: 5 relatórios gerenciais e 3 dicas para fidelizar mais clientes na TI!

Coloque em prática tudo o que você leu aqui.

Pessoa com notebook ao colo fazendo sinal de positivo para a dashboard do Milldesk.

E se por acaso você caiu de paraquedas aqui, mas ainda não iniciou seu período de teste gratuito do Milldesk, fica nosso convite. 

Afinal estamos simplesmente falando de um dos melhores sistemas de Help Desk do mercado e quem diz isso não somos nós…

Mas sim nossos mais de 700 clientes que utilizam diariamente a ferramenta. 

Se quiser agende uma demonstração gratuita do sistema mesmo, que um de nossos especialistas terá prazer em mostrar o Milldesk em ação de acordo com a realidade do seu negócio. 

9 sinais de que você está em um ambiente de trabalho tóxico. E o que fazer pra superar isso!

Foto mulher usando máscara de gás, segurando flor amarela. Ambiente de trabalho tóxico.

O ambiente de trabalho dita como os funcionários se comportam, tomam decisões e interagem uns com os outros no ambiente laborativo.  

Não é preciso ser um gênio pra saber o quanto isso tem um grande impacto em como você realiza seu trabalho e se sente no dia a dia. 

Uma cultura empresarial positiva gera engajamento e satisfação entre os membros da equipe e consequentemente os níveis de produtividade vão lá para o alto.  

Mas e quando a realidade não é bem essa e você se vê preso a uma cultura de trabalho tóxica?  

Vamos às más notícias! 

Olha não queríamos ser portadores desse tipo de notícia mas as perspectivas não são nada animadoras. 

De acordo com um estudo empreendido pela Harvard Business School descobriu-se que quase metade dos funcionários que experimentaram incivilidade no local de trabalho reduziram seus esforços.

E fizeram uma escolha consciente de passar menos tempo no trabalho e quase sempre isso não tem a ver com os clientes.  

Talvez ainda pior? 38% diminuíram intencionalmente a qualidade de suas atividades laborativas por conta do ambiente tóxico de trabalho. 

Os impactos nos negócios são terríveis e, infelizmente, essas consequências negativas também seguem os funcionários quando eles batem o ponto.  

Em outra pesquisa, três em cada 10 entrevistados disseram que sua cultura de trabalho tóxica os torna mais irritadiços em casa. 

A inelutável verdade é uma só: locais de trabalho desfavoráveis são más notícias para o moral e a saúde mental dos funcionários. 

Mas infelizmente ainda são surpreendentemente comuns.  

Quase 55% dos trabalhadores afirmam que trabalham em um ambiente tóxico de trabalho.  

As pessoas relatam em suas entrevistas individuais um medo de se manifestar, precisando documentar tudo, muita política, não há muita transparência. 

Um ambiente de trabalho onde impera a fofoca, a indiferença e há as famosas “panelinhas” – e em alguns casos – até bullying ou assédio de outros membros da equipe.  

Quando essas questões estão presentes, isso tem um efeito devastador nas pessoas, no moral, na criatividade, no desempenho e, finalmente, nos resultados. 

Tudo isso de algum modo soa familiar em sua organização? 

Sim, modificar um ambiente de trabalho tóxico pode ser desafiador, mas não é impossível.  

Para isso, o primeiro passo é identificar os problemas, ou seja, perceber os sinais de alerta.  

E a partir disso, definir ações efetivas para construir um ambiente mais adequado. 

Mas como saber se você está realmente lidando com um ambiente de trabalho tóxico?  

E o mais importante, o que você pode fazer a respeito? Vamos analisar o que você precisa saber. 

9 sinais de um ambiente de trabalho tóxico:

Home de terno usando máscara em ambiente poluído. Ambiente de trabalho tóxico.

Seu local de trabalho é realmente tóxico? Esta é uma daquelas situações em que é inteligente confiar no seu instinto.  

O fato de você duvidar da saúde da cultura de sua empresa indica que há muito espaço para melhorias. 

Mas, se sua intuição não é suficiente para convencê-lo(a), aqui estão cinco outros sinais indicadores de que seu ambiente de trabalho deixa muito a desejar.  

1. Há pouco ou nenhum entusiasmo  

Sabe aquele ambiente onde ao longe você já vê negras e pesadas nuvens? Se você olhar para seus colegas, o rosto de todos parece que acabaram de descobrir que precisam de um tratamento de canal?  

Em outras palavras, as pessoas não estão felizes, não há conversas espontâneas, cooperação então… E todos estão sempre com aquela cara blasé.  

E as más atitudes se espalham como um incêndio, especialmente quando é óbvio que todo mundo odeia seu trabalho. 

É uma profecia que se autorrealiza – toda essa negatividade é resultado da cultura, mas também alimenta o clima sombrio geral do local de trabalho.  

E pior, atrapalha a capacidade de todos de fazer as coisas.  

De acordo com as pesquisas 93% dos trabalhadores dizem que são menos produtivos quando trabalham com pessoas que têm atitudes negativas e inadequadas.  

>> Saiba mais: Mais produtividade no suporte com uma equipe enxuta? Sim, é possível!

2. Existe um medo generalizado do fracasso.

Ninguém quer estragar tudo no trabalho.  

28% das pessoas admitem que cometer um erro no trabalho é o maior medo no local de trabalho.  

Mas, há uma grande diferença entre ser prudente e se sentir paralisado por um ambiente ameaçador que pune as falhas percebidas. 

A total falta de segurança psicológica (que mede o quão seguros os funcionários se sentem ao assumir riscos e cometer erros) é outro indicador de um ambiente de trabalho tóxico. 

Quando as pessoas têm medo de sair de suas zonas de conforto, toda a equipe sofre.  

Na verdade, o Projeto Aristóteles do Google descobriu que um alto grau de segurança psicológica tem impacto sobre a eficácia da equipe. 

>> Saiba mais: Como uma ferramenta de Help Desk pode ajudar na comunicação interna entre equipes em sua empresa?

3. Há disfunção e confusão constantes.

Ninguém tem clareza sobre suas funções ou responsabilidades.  

Ambientes de trabalho tóxicos são criadouros de disfunções e confusão.  

Isso porque esses ambientes negativos costumam ser acompanhados por falta de confiança, comunicação ineficaz e constantes lutas pelo poder.  

Esses problemas tornam ainda mais desafiador para os membros da equipe colaborar de modo que projetos, reuniões e os relacionamentos frequentemente fogem dos trilhos. 

Pior ainda, fica evidente que há uma total falta de confiança entre funcionários e líderes.  

Os primeiros são governados com mãos de ferro. 

Microgerenciados e tudo o que fazem é monitorado e rastreado. 

Funcionários não acreditam no que os gestores dizem, porque suas ações não correspondem às suas palavras.  

Tudo isso é motivo suficiente para deixar o clima de trabalho ruim por si só. 

>> Saiba mais: Quanto custa o tempo de inatividade de TI para sua empresa?

4. Há fofoca, bullying e drama sem fim.

Embora não seja algo que devamos nos orgulhar, mas a verdade é que um pouco de boatos no ambiente de trabalho é até normal e digamos traz mais agito para o dia a dia.  

Além do mais, de acordo com alguns defensores a fofoca é uma aptidão social e não um defeito de caráter. (confira mais aqui) 

No ambiente de trabalho, estudos mostraram que fofocar sem maldade com os colegas pode ajudar a unir o grupo e aumentar a boa disposição mútua. 

Espantosos 96% dos entrevistados em um estudo admitiram participar de fofocas de escritório. 

É quando a fofoca foge de controle, passando para a maledicência, boataria desmedida e invasiva, ou seja, é levada ao extremo, que o ambiente de trabalho se torna tóxico.  

Como saber a diferença? 

Bem, se no seu dia normal de trabalho parece que você está estrelando um reality show, você atingiu um novo nível de drama.  

Se ali ninguém se comunica abertamente e, em vez disso, optam por sussurros, olhares de esguelha e comentários agressivos passivos, há uma grande chance de se tratar de um ambiente de trabalho tóxico. 

O “disse me disse” deve ser abolido urgentemente.

Pode parecer inofensivo, mas essa maldade tem um preço.  

O bullying no local de trabalho está relacionado ao esgotamento psicológico, problemas físicos de saúde, depressão, ansiedade e em casos extremos até agressão.  

>> Saiba mais: Plano de comunicação da interrupção dos serviços de TI. Você tem um?

5. Não há conexão entre as pessoas. 

A falta de empatia é um dos principais ingredientes de um ambiente de trabalho tóxico, doente.  

Em ambientes assim, é fácil perceber que as pessoas só se aproximam uma das outras quando querem algo. 

Sem se importar genuinamente com os colegas.  

Não há conexão ou criação de vínculos pessoais, o que torna o relacionamento frio e estritamente profissional. 

 Responda: Até que ponto se sente seguro e conectado positivamente aos outros? 

Você se sente valorizado(a)? É capaz de dar suas melhores ideias sem medo de ridicularização ou rejeição?  

Se a resposta for não, acenda o alerta. 

>> Saiba mais: Como aumentar a satisfação dos clientes em tempos de crise?

6. Há alta rotatividade de funcionários.

Há uma porta giratória de colaboradores e parece que você não consegue manter ninguém por perto por muito tempo.  

Você nunca tem certeza de quantas mesas ficarão vazias ou quantos rostos novos verá no escritório nos próximos meses. 

Se multidões de pessoas estão correndo para as montanhas, isso é um forte indicador de que a cultura está afastando os funcionários.  

Uma em cada cinco pessoas que deixaram o emprego nos últimos cinco anos citaram a cultura como o motivo da saída.  

E as organizações que propositalmente elaboram uma cultura positiva experimentam taxas de rotatividade baixas, enquanto aquelas que ignoram sua cultura estão sobrecarregadas com altos percentuais de rotatividade.  

Existem vários motivos pelos quais os funcionários deixam o emprego.  

Mas, se há um êxodo em massa de sua empresa, isso é uma bandeira vermelha sobre o seu ambiente de trabalho.  

>> Saiba mais: Guia prático de técnicas para administrar o estresse no atendimento ao cliente.

7. Líderes não estão nem aí. 

Infelizmente, um ambiente de trabalho tóxico pode se tornar algo natural em organizações com liderança fraca ou inexistente.  

Um empregado deve analisar a situação antes de tirar conclusões rápidas. 

Mas se a liderança sabe da existência de problemas de relacionamento entre membros da equipe ou de questões específicas e não faz nada para mudar a cultura, é hora de partir. 

Ou arriscar se tornar mais um subproduto desse tipo de ambiente. 

>> Saiba mais: 5 hábitos para se tornar um líder de suporte/TI que promove o desenvolvimento de sua equipe!

8. Joguinhos de poder e informação. 

Quando o clima da empresa vai muito mal e a fofoca e a insatisfação tomam conta dos corredores, as pessoas começam a competir umas com as outras de forma não saudável.  

Aquelas que detêm o privilégio, irão acumular informações importantes (inclusive gerentes), para aumentar o seu poder entre os “colegas”

E inclusive influenciar demissões ou promoções e, claro, literalmente matar toda a confiança que existia no ambiente de trabalho. 

Isso sem falar naqueles que adoram levar crédito pelo trabalho dos outros, roubar ideias…  

Tudo isso mina a confiança e coloca as pessoas umas contra as outras. 

Fique atento se há colaboradores que culpam os colegas por causa de erros na empresa ou se com algumas atitudes tentam sabotar as carreiras dos outros companheiros.  

É bem comum que estas pessoas comecem a se juntar com alguns gerentes para tentar influenciar as decisões da empresa. 

Contribuindo ainda mais para a criação de um ambiente de trabalho tóxico

>> Saiba mais: Guia prático de técnicas para administrar o estresse no atendimento ao cliente.

9. Sua saúde mental está sendo afetada pelo ambiente tóxico de trabalho. 

Se você se sente constantemente estressado(a) por um longo período de tempo ou simplesmente esgotado, e nada proporciona alívio, pode ser um sinal para prestar atenção.  

Seja este sentimento causado por um chefe indiferente ou controlador, um colega de trabalho irascível, provocador (pra não dizer insuportável). 

Ou até uma completa falta de cultura saudável na empresa. 

Qual o seu sentimento quando chega o domingo às 20:00? 

Você tem aquela tristeza pelo término do fim de semana quando começa a vinheta do Fantástico? Qual sentimento aparece ao entrar na empresa? 

>> Saiba mais: Criatividade para lidar com os altos níveis de stress nas empresas de atendimento/suporte.

Como lidar com uma cultura de trabalho tóxica.

Homem de terno e gravata em frente a computador usando máscara de gás e guarda-chuvas.

Você reconheceu seu ambiente de trabalho em um (ou até vários) dos indicadores acima. O que agora? 

Você deveria pedir o seu aviso prévio e vazar o quanto antes? Talvez.  

Mas, antes de arrumar sua mesa e pegar a estrada, vale a pena tentar algumas das estratégias abaixo para ver se você pode melhorar as coisas no seu atual ambiente de trabalho.  

1. Encontre seus aliados.

Um ambiente de trabalho peçonhento significa que você provavelmente não se dará bem com todos com quem trabalha.  

No entanto, construir um sistema de apoio de alguns colegas amigáveis e com ideias semelhantes poderá ajudá-lo a melhorar o seu ânimo e a se sentir menos isolado.  

Este será o grupo com o qual você poderá se conectar e se lamentar, o que é importante quando fica provado que revelar o estresse é um mecanismo de enfrentamento.  

Além disso, relacionamentos sociais positivos fortalecem a retenção e a produtividade dos funcionários

Mas cuidado: ter aliados é uma coisa, ser mais um foco de panelinhas e boatos é outra. Tenha bom senso e empatia! 

2. Concentre-se no que você pode controlar.

O conselho comum de “manter-se positivo” é clichê e até mesmo condescendente quando você está preso em um ambiente de trabalho que está sabotando sua felicidade.  

Em vez de colar um sorriso falso e manter o queixo erguido, faça a si mesmo(a) esta pergunta quando algo o irritar no trabalho: Eu tenho algum controle sobre isso? 

Se você não está em uma posição de liderança, provavelmente tem poderes limitados sobre como as outras pessoas se comportam e interagem.  

Mas você pode controlar como responde.  

Mantenha o foco nas decisões e reações nas quais você tem uma palavra a dizer e evitará gastar energia e frustração em situações que não valem o seu suor.  

3. Documente tudo.

Aqui está um fato triste, mas verdadeiro: um em cada quatro trabalhadores afirma não confiar em seu empregador ou colegas de trabalho.  

Isso é verdade em um ambiente de trabalho tóxico.  

Nesse tipo de ambiente diabólico há sempre alguém constantemente espiando por cima do ombro, apenas esperando o primeiro deslize. 

É exaustivo se preocupar constantemente com quem poderá apunhalá-lo pelas costas. 

Mais triste ainda que você até sinta a necessidade de se proteger constantemente disso.  

Mas, manter registros precisos de seu trabalho e conversas pelo menos lhe dará um pouco de paz de espírito. 

A decisão foi tomada durante uma conversa pessoal?  

Faça por escrito: emails, conversas no WhatsApp, etc. 

Mantenha a documentação detalhada de todo o seu trabalho.  

4. Reúna sua coragem e forneça feedback honesto.

Quando você está lidando com um ambiente de trabalho negativo, é tentador morder a língua por medo de colocar lenha na fogueira.  

No entanto, fale quando tiver a oportunidade de fornecer feedback – seja por meio de pesquisas de satisfação internas, conversas individuais com sua gerência, análises de desempenho ou outro meio de comunicação. 

É possível que os gestores nem percebam a extensão da negatividade que está se espalhando por todo o local de trabalho. 

Você deve aproveitar a oportunidade para esclarecê-los sobre o que poderia ser melhor.  

Podemos garantir que você notará grandes melhorias? Não necessariamente.  

Mas, você tem uma chance melhor do que se não disser nada.  

Afinal, boa parte das empresas pode não agir regularmente de acordo com o feedback dos funcionários. 

Mas isso significa que algumas, por poucas que sejam, com sorte, tomarão algumas medidas para reverter a situação. 

5. Recadinho para os gestores: incentive a empatia, sempre. 

Para deixar o ambiente mais leve, o principal exemplo deve vir sim dos líderes. 

Por isso, investir em criar um ambiente que facilite as conversas cotidianas, não relacionadas ao trabalho, é uma boa maneira de fortalecer vínculos, criar empatia e construir confiança.  

Afinal, trata-se de um relacionamento entre pessoas, e não máquinas

Mesmo um ambiente de trabalho precisa ter momentos de pessoalidade. 

Ser flexível com horários e rotina de trabalho também é uma forma de ser mais empático.  

Todo profissional, um dia, vai precisar sair mais cedo para levar o filho ao médico, por exemplo.  

Ser muito rígido nesse tipo de situação só servirá para mostrar que o líder não se importa com os problemas pessoais dos colaboradores.  

Coloque-se no lugar da outra pessoa: se fosse com você, não iria esperar alguma compreensão?  

Permitir o equilíbrio entre vida profissional e pessoal é uma das melhores formas de mantê-los satisfeitos e motivados no dia a dia. 

Se nada estiver funcionando? Pode ser hora de pegar a estrada. 

As dicas acima podem ajudá-lo(a) a evitar ficar muito sobrecarregado por um ambiente de trabalho tóxico.  

No entanto, é importante reconhecer que dependendo do seu “tempo de casa” na empresa, não há muito o que fazer.  

Você não vai consertar sozinho tudo que está quebrado.  

Se você seguiu essas etapas para melhorar sua situação e nada parece estar funcionando, provavelmente é hora de pular do barco. 

E encontrar uma equipe e um ambiente que se encaixem melhor com você.  

Essa decisão pode parecer assustadora em um primeiro momento, ainda mais quando se vive em um país de economia tão frágil como o Brasil.  

Mas, lembre-se que por mais que a vida não seja tão curta assim (ao contrário do que dizem) ela é única, você não irá vivê-la novamente. 

E viver estressado(a) com seu trabalho todos os dias – especialmente quando o estresse no trabalho pode ter efeitos enormes em sua vida pessoal e saúde mental, não é vida. 

Fique com a seguinte reflexão de Derric Johnson, ex-consultor criativo da Disney: 

“Quando suas memórias são maiores que seus sonhos, é hora de mudar”.

Buscar novos rumos, reinventar-se também faz parte da vida!

13 dicas para melhorar a experiência do Chat Comercial.

Ilustração Chat comercial.

Não é novidade que o maior ativo dos tempos modernos é o tempo. 

E neste mundo acelerado de hoje, onde a pressa dita as relações de consumo e trabalho, quem fornece meios de contato ágeis e proativos sai na frente. 

O cliente moderno quer assertividade, ser bem tratado, mas principalmente, busca agilidade na resolução dos seus problemas ou na compra de novos serviços. 

E aí entra em ação o Chat comercial, que é um canal de comunicação mega prático, direto ao ponto e sem burocracia.  

Mas como um simples Chat comercial pode fazer a diferença? 

Justamente por se tratar de um meio que garante mais flexibilidade, agilidade e modernidade. 

Mas que ainda permite que seja feito um atendimento personalizado. 

Algo que, mesmo com toda a tecnologia mais disruptiva, ainda é importante para o cliente.  

Além disso, uma boa ferramenta de chat comercial também otimiza o tempo e reduz os custos das operações de suporte. 

E facilita muito a vida do cliente e do atendente, claro. 

Possibilita a resolução de solicitações no mesmo momento em que elas surgem.  

Dessa maneira, o atendimento via chat online se mostra uma alternativa bem ágil quando comparado a outros canais, como email, por exemplo. 

Conte mais… 

Outra grande vantagem do Chat comercial é que serve como uma espécie de documentação da conversa. 

Se houver um assunto que precise de esclarecimento, há uma trilha de mensagens que ambas as partes poderão consultar mais tarde. 

Demora menos. Os clientes também podem retomar tudo o que estavam fazendo enquanto aguardam uma resposta do representante do chat.  

Eles podem abrir várias janelas e realizar diferentes atividades, sem perder muito tempo esperando uma resposta. 

Só porque você optou por um atendimento via chat mais pessoal, não é impeditivo para adotar ferramentas de automatização, como respostas automáticas, por exemplo.  

Ainda que você tenha um atendente de carne e osso respondendo o contato, é possível cadastrar gatilhos com as respostas prontas para as perguntas mais frequentes de seus clientes. 

Você pode adaptar as respostas da sua base de conhecimento para uma linguagem mais adequada ao chat e assim, otimizar o tempo de atendimento do seu time de suporte.  

Lembre-se que quanto mais ágil o atendimento, mais satisfeito ficará o cliente. 

Em nossos anos lidando com negócios e preocupações de clientes, aqui estão nossas sugestões de como seu site deve ter essa ferramenta em seu site. 

1. A página de contato.

Os visitantes do site geralmente procuram em Ajuda ou Fale conosco quando desejam encontrar o bate-papo, portanto, seria útil colocar um “link para bate-papo” na página Fale conosco.

Quando o link para o Chat comercial não está claro na página Fale conosco, os usuários veem isso como uma indicação de que a empresa não deseja que seus clientes os contatem.

Mesmo se a página de Ajuda contiver muitas informações ou se o site tiver uma página de perguntas frequentes.

Os clientes ainda preferem a opção de bate-papo quando não conseguem encontrar uma resposta específica para o que estão buscando. 

>> Saiba mais: Mais produtividade no suporte com uma equipe enxuta? Sim, é possível!

2. Não confie apenas em botões flutuantes.

Alguns sites oferecem opções de Chat comercial, mas apenas por meio de botões flutuantes em um canto da página inicial.  

Alguns clientes que procuram algo em particular em um site tendem a ignorar o aparecimento de botões.  

Os clientes gostam de ver um grande botão de chat ao vivo agora, pois os evita de navegar pelas páginas que eles acham que não precisam. 

>> Saiba mais: Como uma ferramenta de Help Desk pode ajudar na comunicação interna entre equipes em sua empresa?

3. O botão flutuante do bate-papo deve contrastar com o resto da página.

Não estamos dizendo que botões flutuantes em um site são completamente inúteis.  

Na verdade, é um recurso muito útil, mas as pessoas tendem a ignorá-los quando são colocados em outro lugar que não o padrão (canto inferior direito da página) ou seu design visual não os destaca o suficiente em relação ao resto do página. 

>> Saiba mais: Novo normal: 5 razões pelas quais o seu suporte de TI precisa de uma ferramenta de acesso remoto.

4. Chatbots e FAQ´s são muito bons mas…

Os chatbots foram usados recentemente para substituir o bate-papo assistido por humanos e estão, por assim, dizer, na crista da onda.

Mas como não é tecnicamente um “bate-papo ao vivo”, eles não podem ser rotulados como tal, sendo inegavelmente uma ferramenta de grande ajuda.

Embora os chatbots e as páginas de perguntas frequentes possam ser ferramentas úteis, alguns clientes preferem ignorá-los.

Optam por fazer suas perguntas diretamente a um representante do chat comercial, que certamente terá uma resposta para seu dilema. 

>> Saiba mais: 7 erros a evitar ao responder solicitação de suporte ao cliente via email!

5. Se você é um ecommerce, fica a dica.

Se você tem um site que vende produtos ou serviços, seria útil ter um link de bate-papo não apenas na página de contato, mas também nas páginas de produtos.  

Às vezes, ao inspecionar produtos, os clientes podem exigir esclarecimentos sobre recursos e especificações que podem não estar todos listados em sua descrição.  

As pessoas não precisam navegar para outro lugar se você tiver um link de bate-papo nas páginas de seus produtos. 

>> Saiba mais: O fracasso do seu e-commerce pode estar na qualidade do atendimento ao cliente!

6. Informe sobre o tempo de espera da resposta. Especifique horários de bate-papo disponíveis.

Nem todas as empresas podem pagar um serviço de atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana.  

Informar o tempo de espera aos clientes é essencial para que eles não percam tempo grudados em suas telas, quando não houver representantes disponíveis ou a fila de atendimento estiver muito grande. 

Por isso, mensagens periódicas que informam aos usuários sobre o estado do agente, bem como, sua posição na fila de atendimento, permitem que eles tenham mais paciência na espera.

Os clientes também apreciam receber mensagens como “Ainda verificando” ou “Ainda estou trabalhando nisso” se sua solicitação demorar muito para responder.

Isso permite que eles saibam que o agente não abandonou totalmente o bate-papo. 

>> Saiba mais: Como aumentar a satisfação dos clientes em tempos de crise?

7. Uma janela de bate-papo separada.

O chat comercial é uma das poucas exceções em que defendemos a abertura de uma nova janela ou guia para a navegação do site de uma empresa.

É mais fácil para o usuário consultar as informações (como detalhes do produto ou números de pedido) sobre as quais ele pode ter dúvidas quando pode alternar para guias ou janelas diferentes.

Também torna mais fácil explorar quaisquer links que os agentes fornecerão.

>> Saiba mais: Plano de comunicação da interrupção dos serviços de TI. Você tem um?

8. Tenha precauções para possíveis interrupções.

A desconexão da Internet ou outros motivos podem causar interrupções no bate-papo.  

Seria frustrante ter que esperar na fila apenas para continuar uma conversa ou chamar um agente de Chat diferente que não está ciente de seu problema.  

Os representantes de atendimento devem fornecer um número de referência aos clientes para evitar isso.  

Também poderão fornecer um número de telefone ou endereço de e-mail em caso de interrupção da sessão de chat. 

>> Saiba mais: Quanto custa o tempo de inatividade de TI para sua empresa?

9. Envie aos clientes uma transcrição da sessão.

Os clientes gostam de ter uma transcrição de sua conversa com um representante de bate-papo.

Eles podem usá-lo como uma referência para citar os agentes em caso de problemas. 

Uma transcrição também impede que os clientes sejam rudes, pois os usuários poderão usá-la como prova para reclamar de seu comportamento. 

>> Saiba mais: A integração do Chatbot traz uma visão inteligente para o atendimento ao cliente.

10. Uma resposta automática não deve demorar muito.

Como empresa, você deve saber o que os clientes geralmente perguntam e seus agentes devem ter preparadas as respostas a eles.

Os usuários estão cientes quando suas perguntas são comuns e simples e esperam respostas rápidas a essas perguntas descomplicadas.

Seus representantes devem ter algumas respostas “copiar e colar” em seu arsenal. 

>> Saiba mais: Saiba quando utilizar Chatbot no atendimento aos clientes

11. Seja educado(a), mas vá direto ao ponto. 

É importante que os agentes de atendimento sejam educados, mas a eficiência é uma questão importante.  

Os usuários desejam que seus problemas sejam resolvidos o mais rápido possível, em vez de perguntar “Olá! Como vai você?” um começo melhor é perguntar, na lata: “Olá! Como posso te ajudar hoje? ” 

>> Saiba mais: Saiba porque é fundamental a relação entre chatbots e help desk humano.

12. Divulgue que você está usando um bot.

As pessoas tendem a ter uma expectativa mais alta quando estão se correspondendo com um humano em vez de um bot.

Eles também tendem a ser mais educados quando sabem que é um ser humano real do outro lado da janela de bate-papo.  

Os bots exigem que as mensagens sejam claras e compreensíveis e os clientes possam calibrar melhor sua linguagem quando têm esse conhecimento.

Às vezes, eles acham que perderam tempo com gentilezas quando percebem que é um bot com quem estavam falando, então é bom ser franco com eles quando você estiver usando um chatbot. 

>> Saiba mais: Chatbots ainda não estão prontos para atendimento ao cliente

13. Tenha um sistema que unifique as formas de atendimento.

Um sistema que unifique todos os canais de atendimento é essencial para sua estratégia de suporte ao cliente.  

Isto facilita o trabalho dos operadores por estarem familiarizados com as telas e com fácil acesso ao histórico de contato dos clientes para consulta de informações anteriores. 

Isso é super relevante quando a sua empresa passa a adotar vários canais de atendimento como o telefone, portal, email, chat, WhatsApp. 

Além disso, desta forma a gestão da operação fica mais fácil, pois unifica os dados dos relatórios do atendimento como um todo, oferendo uma análise de melhor qualidade. 

O Milldesk é perfeito pra você, não importa qual seja o seu negócio, pois: 

  • Centraliza todo seu atendimento (e-mail, chat e telefone) para facilitar a gestão dos tickets e melhorar a produtividade da sua equipe de suporte; 
  • Automatiza processos e tarefas repetitivas com respostas automáticas, lembretes automáticos, gestão inteligente e colaborativa de tickets; 
  • Monitora suas principais métricas para acompanhar o cumprimento do SLA do seu atendimento ao cliente. 
  • E isso é só a ponta do iceberg. 

Pronto para fornecer excelente suporte ao cliente? Contate-nos hoje!

Mais produtividade no suporte com uma equipe enxuta? Sim, é possível!

Uma equipe enxuta, porém, focada, com as ferramentas e estímulos certos é capaz de operar milagres em uma central de suporte técnico, acredite. 

Obviamente é preciso criar um ambiente que facilite muito a comunicação e a colaboração interna e que claro, reforce muito o senso de urgência e o reconhecimento de talentos.  

Afinal, melhor que trabalhar de modo duro é trabalhar de modo inteligente e assertivo. 

E aumentar a equipe nem sempre é sinônimo de aumento da produtividade e nem sempre isso precisa ser uma necessidade imediata. 

Até porque, contratar geralmente envolve um processo longo, muitas vezes complicado. Além do mais, em alguns casos, equipes grandes demais podem até atrapalhar, pode botar fé. 

Obviamente que chegará o dia em que você terá que fazer isso, e isso não é um coisa ruim, nem é algo de que você deva ter medo. 

No entanto, antes de tomar a decisão massiva de trazer mais pessoas a bordo, você deve primeiro se certificar de que está usando os recursos já existentes da melhor maneira possível. 

Com a mentalidade certa e movimentos inteligentes, há uma boa chance de você realmente adiar o momento de ter que aumentar sua equipe. 

E melhor: sem sobrecarregar seus agentes de suporte existentes. 

Você precisa de uma virada de chave. 

Virada de chave serie locke key.

Está duvidando que é possível fazer mais mesmo com uma equipe enxuta, né? Mas a chave está na mentalidade perene de querer trabalhar de maneira mais inteligente, não mais difícil.  

Trabalhar mais duro sem nenhum raciocínio por trás vai apenas contribuir para quebrar sua equipe e as pessoas nela. 

No entanto, se esforçar para descobrir maneiras de usar seus recursos existentes de forma mais eficiente⁠ – trabalhando de maneira mais inteligente ⁠ – não só economizará um monte de tempo extra para seus agentes de suporte, mas também os fará sentirem-se mais produtivos e realizados. 

Vem com a gente, que vamos falar sobre 13 passos que você pode começar a fazer imediatamente para otimizar o tempo e a energia de sua equipe enxuta de suporte e aumentar a produtividade. 

>> Saiba mais: Como uma ferramenta de Help Desk pode ajudar na comunicação interna entre equipes em sua empresa?

Um olho no que se pode medir e outro no lado humano. 

Métricas equipe enxuta.

Apesar dos indicadores de desempenho (KPI´s) variarem de acordo com as especificidades de cada negócio e seus objetivos, geralmente as empresas focam na redução do tempo de atendimento e no aumento da satisfação dos clientes atendidos. 

Mas, para muitos, alcançar essa meta é praticamente uma missão hercúlea.  

Isso porque, normalmente, as empresas pressionam suas equipes de atendimento para resolverem os chamados do mais rápido possível.  

Consequentemente, as chances de aumentarem a incidência de erros durante o atendimento ou gerar insatisfação no cliente são altas. 

Por isso, os mais variados especialistas em atendimento buscam estratégias para solucionar esse problema de gestão.  

E nessa busca, identificaram que é possível sim fornecer um suporte ao cliente de excelência, mesmo tendo uma equipe enxuta

Mas também descobriram que é preciso fazer alguns investimentos. 

Sim, investir não apenas na qualificação dos colaboradores (assunto abordado mais abaixo).

Mas principalmente, investir na motivação dos profissionais que mantêm contato com clientes, além de apoiar a operação com soluções tecnológicas de ponta

No entanto, nem tudo são flores.  

Quem está no front, gerindo pessoas sabe como o atributo humano é importante em qualquer setor da empresa.  

E em se tratando de uma equipe de atendimento, esse atributo se torna elevado à enésima potência.  

Basta pensar em como seria a qualidade do suporte prestado por um profissional desmotivado e insatisfeito com a empresa. 

Neste aspecto, se faz fundamental a implantação de programas de incentivos para os colaboradores, visando a melhoria da produtividade no atendimento.  

Mas, antes que alguém contra-argumente que os planos de incentivos demandam altos investimentos, é preciso abrir a mente e manter a percepção de uma gestão ampliada. 

Nem sempre são necessários aumentos de salário, bonificações em dinheiro ou premiações de alto valor (embora deva ser adotado também, afinal uma coisa não exclui outra)

O simples fato de estabelecer pequenas recompensas para pequenas metas já deixa os atendentes mais engajados. 

>> Saiba mais: ROI de investimentos em treinamento e capacitação.

Melhore a colaboração e a comunicação interna e externa. 

Pessoas montando quebra-cabeça. Mais produtividade equipe enxuta.

Não importa se é uma equipe enxuta ou não, investir massivamente na comunicação interna e externa (com clientes, fornecedores) fará sempre a diferença. 

A comunicação é essencial em todas as áreas da vida e não seria nada diferente no ambiente de trabalho. 

E se há gaps, se há falhas nessa comunicação laboral, torna-se muito mais provável a ocorrência de erros, atrasos, problemas. 

A boa comunicação interna deve ser uma das maiores prioridades em qualquer organização que se preze. 

Deve ser um compromisso de todos: dos gestores ao estagiário. 

Todos, a partir da alta administração, devem adotar uma comunicação clara.  

E para facilitar isso é essencial investir em canais que facilitem a comunicação interna e a externa.  

E aí entram uma série de ferramentas, como aplicativos de mensagens corporativos (Slack, por exemplo), redes sociais corporativas (ex: SocialBase), murais de recados, plataformas multicanais etc. 

>> Saiba mais: 7 erros a evitar ao responder solicitação de suporte ao cliente via email!

Identifique problemas repetitivos.

Problemas repetitivos. Mais produtividade equipe enxuta.

A maioria das empresas tem um pequeno punhado de problemas recorrentes que constituem um número desproporcional de solicitações de suporte recebidas. 

Você sabe quais são os seus? Você deve. 

 É muito importante identificar esses problemas repetitivos para melhorar o desempenho do agente.  

Por meio soluções tecnológicas de ponta, como um bom sistema de Help Desk, muitas dessas consultas repetitivas poderão ser fornecidas de modo automático. 

Isso não apenas economiza o tempo dos agentes, mas também oferece uma resolução mais rápida das dúvidas dos clientes. 

Crie uma base de conhecimento (ou torne a sua mais fácil de usar) e um FAQ

Às vezes, a melhor solução de suporte ao cliente é aquela que ajuda seus clientes a se ajudarem, simples assim. 

Dando-lhes acesso ao conhecimento imediato sem a necessidade de qualquer assistência pessoal. 

Uma base de conhecimento de autoatendimento e um FAQ para responder as dúvidas mais comuns, são maneiras eficazes de reduzir rapidamente os tickets de suporte. 

Obviamente que a construção desses importantes recursos exige uma certa dose de esforço, mas será extremamente recompensador.  

Aqui mesmo no Blog temos vários artigos sobre o assunto, que ajudarão você nessa empreitada. 

E valerá a pena, pois, você estará duas etapas à frente dos problemas de seus clientes. 

Sem contar que os auto solucionadores ficarão entusiasmados por não ter que passar por um processo complexo para consertar seus problemas. 

>> Saiba mais: Tudo o que você precisa saber para criar um FAQ matador

INCENTIVE A AUTORRESPONSABILIDADE.

Autorresponsabilidade pessoa.

Uma maneira infalível de aumentar a produtividade é responsabilizar os agentes por suas tarefas. 

É da natureza do ser humano seguir o caminho de menor resistência.  

Isso geralmente faz com que os agentes lidem com tarefas mais fáceis primeiro e procrastinem casos mais complexos. 

E como fugir disso? 

Crie responsabilidades com prazos claros e SLAs predefinidos para ajudar sua equipe a gerenciar claramente as prioridades, evitar a procrastinação e fazer o que tem que ser feito. 

Outra forma de criar responsabilidade é ter um Workflow (fluxo de trabalho) transparente dentro de sua equipe para que seus agentes possam ver em que todos os outros membros da equipe estão trabalhando e ajudar a mantê-los responsáveis pela tarefa.  

É fácil procrastinar uma tarefa quando você é o único que sabe sobre ela.  

Temos a tendência de ficar mais motivados quando outras pessoas sabem o que estamos fazendo. 

>> Saiba mais: Novo normal: 5 razões pelas quais o seu suporte de TI precisa de uma ferramenta de acesso remoto.

Melhore a resolução da primeira chamada.

First Call Resolution equipe enxuta.

Muitas equipes de suporte perdem muito tempo resolvendo um único problema, tendo muitas conversas com os clientes.  

Resolução na primeira chamada significa fornecer uma solução para a dúvida do cliente em uma única chamada, eliminando a necessidade de entrar em contato com o suporte novamente sobre o mesmo problema.  

A resolução na primeira chamada se aplica a todos os tipos de atendimentos feitos pelos atendentes. 

Por exemplo: se estamos falando de suporte por telefone, significa resolver o problema em uma única ligação.

Trata-se de Chat? Significa resolver o problema do cliente em uma única sessão de chat.

O mesmo vale para suporte por e-mail ou mídia social, significa fornecer uma resolução em uma única resposta. 

É ótimo manter o FCR em mente, mas a taxa de resolução do primeiro contato (FCR) como uma métrica concreta também deve ser medida regularmente e melhorada de forma consciente. 

Há uma fórmula simples para calcular a taxa de resolução do primeiro contato: basta dividir o número de problemas de suporte resolvidos no primeiro contato pelo número total de problemas de suporte elegíveis ao FCR: 

Taxa FCR = (número de problemas de suporte resolvidos no primeiro contato) / (número total de problemas de suporte elegíveis ao FCR). 

Elegível para FCR significa que você não deve incluir nenhum caso que seria basicamente impossível de obter a resolução do primeiro contato

O FCR também é uma das poucas métricas diretamente correlacionada à satisfação real do cliente. 

Ademais, a resolução na primeira chamada também tem um impacto positivo não apenas na satisfação do cliente, mas também diminui a carga do trabalho do suporte, pois o número de respostas por problema será reduzido. 

>> Saiba mais: Como aumentar a satisfação dos clientes em tempos de crise?

Automatize tarefas, pra ontem. 

Mão humana e mão de robô se tocando.

Use ferramentas que aumentam a produtividade da sua equipe enxuta de suporte e que agilizam processos complexos em etapas simples.  

Ao reduzir a intervenção manual, a equipe de suporte ganha horas para se concentrar em fornecer um ótimo serviço ao cliente.  

Também é uma opção muito econômica quando vemos o número de horas economizadas. 

Digamos que uma empresa tenha 3 agentes que gastam ao todo quatro horas diárias em tarefas repetitivas.  

Ao automatizar essas tarefas economizará aproximadamente 200 horas por ano.  

Este é um grande número de horas economizadas que a empresa pode utilizar para outras tarefas importantes. 

Similarmente, outra forma de automatizar tarefas é fornecer à sua equipe enxuta de suporte ferramentas de emissão de tickets que resolvem o problema de cronometrar cada ticket manualmente.  

As ferramentas ajudam a processar, classificar e automatizar cada ticket de maneira mais ordenada. 

>> Saiba mais: Precisamos falar sobre gerenciamento de incidentes de TI. Confira 7 dicas.

Capacite e facilite as coisas para sua equipe enxuta. 

Capacitação da equipe. Mais produtividade equipe enxuta.

Profissionais de suporte ao cliente devem ser os primeiros a receber capacitação constante, afinal eles representam a empresa perante os clientes internos ou externos. 

Ainda mais quando se está falando de uma equipe enxuta de suporte. 

Estar bem preparado vai muito além de simplesmente atender com um sorriso na fala e ser educado. 

Por isso, a qualificação dos atendentes é muito mais do que apenas saber atender. 

É preciso que a equipe esteja em dia com as melhores práticas do mercado, antenada com a tecnologia vigente e tenha acesso fácil às informações.  

E isso é facilitado quando a empresa investe capacitação periódica e em tecnologias que dão suporte aos atendentes.  

Aliás, não é novidade que o uso da tecnologia pode impulsionar a capacidade produtiva no atendimento. 

Conhecer os horários de pico da empresa e treinar sua equipe de suporte para lidar com grandes volumes de ligações sem comprometer a qualidade do serviço prestado a cada ligação é fundamental.  

Busque facilitar ao máximo as coisas. 

Crie modelos de respostas para problemas comuns para tornar mais fácil para a equipe de suporte, de modo que eles não tenham que digitar as mesmas respostas repetidamente.  

Os modelos podem ser de vários tipos, como modelos de e-mail para procedimentos, integração de novos clientes, valores e culturas da empresa, lançamento de novos produtos, etc. 

Documente cada procedimento detalhadamente para que seja útil para a equipe de suporte enquanto trata de qualquer dúvida do cliente. 

>> Saiba mais: 7 dicas práticas de psicologia de atendimento ao cliente no suporte.

Desbrave o mundo das consultas múltiplas. 

Chat no suporte. Equipe enxuta.

O chat ao vivo permite que a equipe de suporte lide com várias consultas ao mesmo tempo. E-mails e suporte por telefone não oferecem essa opção.  

Com o chat ao vivo, os agentes podem ganhar muitos braços, se tornar multitarefa.  

O chat ao vivo pode ser uma opção econômica também, permitindo que sua equipe de suporte receba chamadas apenas quando necessário. 

Além de economizar o tempo dos agentes para lidar com mais consultas em um dia.  

O chat ao vivo também reduz o tempo de espera para que o problema seja resolvido. 

>> Saiba mais: Vale à pena trocar de software de gestão de Help Desk?

Alie-se ao acesso remoto.

acesso remoto para facilitar o trabalho da equipe enxuta.

Os agentes não precisam mais estar acorrentados às suas mesas para lidar com as chamadas. Foi-se esse tempo. 

Com uma boa solução de Help Desk baseada em nuvem, que possua o recurso de acesso remoto, os agentes podem ajudar vários clientes a qualquer hora e de qualquer local.  

Este tipo de suporte pode ser oferecido pela empresa em busca de mais versatilidade e facilidade no atendimento dos profissionais de atendimento ao cliente. 

Sobretudo dar mais agilidade a equipes enxutas. 

Uma vez que as visitas presenciais e o modelo padrão de atendimento ao cliente podem ser não só cansativos, mas também ter um alto custo para a empresa. 

Isso pode causar inclusive o avanço da concorrência frente a empresa num ambiente corporativo cada vez mais desafiador. 

>> Saiba mais: 18 dicas para reduzir os tickets de TI no seu suporte ao cliente, sem enrolação!

Construa o espírito de equipe. 

Equipe enxuta de suporte unida.

É muito importante ter atividades de formação de equipe em intervalos regulares para formar uma equipe de suporte eficaz.  

Essas atividades incluem reuniões, dinâmicas de grupo, etc, que ajudará a equipe a se unir e abordar uma determinada situação com esforço coletivo.  

As atividades de construção de equipes permitem que cada membro valorize a opinião dos outros e também compartilhe conhecimentos que promovam um ambiente de trabalho saudável e positivo.  

Essas atividades também ajudam a equipe a ter ideias inovadoras e oferecer soluções para problemas difíceis enfrentados.  

Isso ajuda os membros da equipe a ganhar confiança e desenvolver um entendimento mútuo que, em última análise, leva a uma maior produtividade. 

>> Saiba mais: Papo reto: 5 relatórios gerenciais e 3 dicas para fidelizar mais clientes na TI!

A ferramenta importa: seja sábio(a) ao escolher o software de suporte para sua equipe enxuta. 

Homem de negócios pensando.

Não importa o tamanho da empresa⁠ – todos podem sempre se beneficiar da automação de suporte ao cliente. 

Com uma plataforma de ponta, pode-se por exemplo, automatizar a coleta, o cruzamento e a análise de dados de atendimento ao cliente, sem precisar gastar horas com isso.  

O envio de e-mails e mensagens de progresso é outro exemplo. 

Mas, à medida que sua empresa cresce, esses benefícios vão de grandes a enormes

Aqui está um exemplo: se sua equipe de suporte de três pessoas gasta quatro horas por semana em tarefas repetitivas, então, automatizar essas tarefas pode economizar 200 horas por ano, por agente; isso representa 600 horas extras de produtividade por ano para sua empresa. 

E à medida que sua equipe cresce para, digamos, dez agentes de suporte, esse número salta para 2.000 horas economizadas a cada ano. 

Ao escolher um software Saas de Help Desk (preferimos o Milldesk… obviamente) você pode economizar centenas de horas por ano. 

Alguns dos recursos mais úteis e que economizam tempo incluem: 

Regras e automação ⁠ – para não ter que processar, classificar e arquivar manualmente cada ticket recebido. 

Ferramentas de colaboração, como atribuição de tickets, que reduzem o tempo e a energia mental gastos passando e-mails entre os membros da equipe de suporte. 

Respostas comuns, que evitam que você tenha que digitar as mesmas respostas repetidamente. 

Além de apenas espremer mais tempo produtivo de sua equipe de suporte, isso também pode se traduzir em muitos milhares de Reais em economia

Centenas, milhares de Reais que você pode aplicar no esforço não tão barato de expandir seus negócios na hora certa. 

Além de poder entregar mais resultados com menos esforços, de forma inteligente, mesmo tendo uma equipe enxuta de suporte ao cliente. 

Novo normal: 5 razões pelas quais o seu suporte de TI precisa de uma ferramenta de acesso remoto.

A crise do COVID-19 adicionou ainda mais pressão ao suporte de TI, frequentemente sobrecarregado de trabalho, com volumes crescentes de tickets e maior urgência em ajudar os trabalhadores remotos a serem mais produtivos.

Estar equipado com as ferramentas corretas é de extrema importância se você deseja ser o mais eficiente para seus clientes e obter resultados impressionantes. 

Especialmente nestes tempos de crise.

Uma dessas ferramentas mais essenciais para uma central de suporte de TI que se preza é a ferramenta de acesso remoto.

Mais do que nunca, a ferramenta de acesso remoto é uma necessidade absoluta para muitas organizações, dado o aumento de trabalhadores em casa. 

Portanto, nesta postagem, detalharemos 5 maneiras pelas quais uma ferramenta de acesso remoto pode ajudar sua central de suporte de TI e porque, se você não ainda não possui uma, deveria ter, urgentemente.

Mas antes de tudo, tomemos duas perspectivas diferentes de um cenário de central de suporte de TI com o qual você esteja familiarizado.

>> Saiba mais: 7 erros a evitar ao responder solicitação de suporte ao cliente via email!

Primeiro Cenário.

Cliente insatisfeito, seu suporte de TI precisa de uma ferramenta de acesso remoto.

Imagine que um tíquete de suporte chegue à central de serviços de TI – onde o cliente (Antônio) está tendo problemas com seu PC.

Não é o seu PC habitual, porque com o isolamento por conta do Coronavírus, ele teve que aderir ao home office e agora tem um laptop corporativo e um prazo importante a cumprir. 

Ele está tentando explicar à agente da central de atendimento (Maria) – que agora também trabalha em casa – o que está acontecendo quando ele tenta fazer as coisas que eram fáceis de fazer no PC do escritório. 

Ele simplesmente não consegue configurar o laptop para funcionar corretamente, não importa quantas vezes ele siga as instruções fornecidas.

Maria pede que ele tente soluções diferentes por telefone, mas sem poder ver o que está acontecendo, fica difícil. 

Além disso, Antônio não é uma pessoa, digamos, muito técnica e já está mostrando sinais de impaciência, porque simplesmente não entende as instruções de Maria e ainda não consegue trabalhar.

Ele só vê o prazo importante se aproximando e as coisas que precisa fazer cada vez mais distantes.

Eventualmente, Maria admite a derrota e diz a Antônio que precisará enviar a ele outro laptop novo que, espero, não terá os mesmos problemas. 

Antônio resmunga, esbraveja, alega que não vai dar tempo e desliga o telefone, sabendo que seu prazo importante será perdido.

Porque o suporte de TI não poderia ajudar com o novo equipamento que eles forneceram.

>> Saiba mais: Quanto custa o tempo de inatividade de TI para sua empresa?

Segundo Cenário.

Cliente satisfeito, seu suporte de TI precisa de uma ferramenta de acesso remoto.

Agora, vejamos esse cenário novamente, desta vez usando uma ferramenta de acesso remoto.

Antônio liga para a mesa e diz a Maria que seu novo laptop não está fazendo o que ele precisa e ele tem um prazo importante a cumprir.

Maria – que, lembre-se, também está trabalhando em casa e não no escritório – pergunta a Antônio se ela pode dar uma olhada no laptop dele remotamente com uma ferramenta que ela possui. 

Antônio apesar de pensar “que bruxaria é essa?”, confia e aceita o convite para Maria ver sua máquina. Ele só quer e precisa de uma solução rápida para poder fazer o que precisa.

Maria dá uma rápida olhada ao redor e encontra o problema, corrige-o e pronto! 

Voilá, o laptop de Antônio agora está funcionando como ele esperava. 

Ele poderá cumprir seu importante prazo. Ele está felizão da vida e muito grato à Maria. 

E a TI não precisa gastar tempo e dinheiro enviando a Antônio outro laptop ou ter que gastar com deslocamento da profissional para resolver in loco o problema.

E pior: se expor aos riscos do COVID-19.

Muito bom, certo?

Quer saber o quão bom? Confira os benefícios de uma boa ferramenta de acesso remoto (tanto para o departamento de TI quanto para os clientes da sua organização) abaixo.

>> Saiba mais: Problemas de segurança da informação no home office: dicas pra você ficar esperto(a)!

1. Economizou dinheiro e tempo, da sua organização.

Economia de tempo e dinheiro, seu suporte de TI precisa de uma ferramenta de acesso remoto.

Não obstante o impacto da crise da COVID-19 e a migração em massa de funcionários para o trabalho home office, cada hora de inatividade e atraso do colaborador, custa muito à organização. 

E, no primeiro cenário, você está gastando reais preciosos, tudo porque seu agente não tinha a ferramenta necessária para realizar o trabalho. 

Ela tem o conhecimento, mas corrigir um problema às cegas com um cliente não técnico do outro lado da linha é extremamente desafiador. 

Sem mencionar que, em algumas organizações, uma correção simples, como a deste cenário exige que um administrador efetue login na máquina de qualquer maneira.

Além disso, alguém poderia argumentar que houve duplicação de esforços e custos – com o pessoal de primeira e segunda linha gastando tempo com o problema quando o primeiro poderia ter resolvido o problema com uma ferramenta de acesso remoto.

Manter níveis altos de resolução de problemas no primeiro contato do cliente é uma das primeiras etapas que você precisa executar para ajudar em sua missão de economizar tempo e até mesmo dinheiro.

>> Saiba mais: Como aumentar a satisfação dos clientes em tempos de crise?

2. Aumentou a taxa de First Call Resolution (FCR) do seu suporte de TI.

Cliente satisfeito com FCR, seu suporte de TI precisa de uma ferramenta de acesso remoto.

Como bem sabemos, uma das métricas mais importantes para medir a eficácia do atendimento é o First Call Resolution (FCR).

E o First Call Resolution, mede a taxa de resolução de problemas no primeiro contato do cliente com a sua equipe de atendimento.

No primeiro cenário, sem a ferramenta de acesso remoto, Maria está trabalhando às cegas e incapaz de ajudar Antônio, que acabou ficando confuso e frustrado com as instruções.

O ticket sai da central de atendimento de TI e chega à fila de suporte de segunda linha, o que significa que não pode mais ser resolvido no primeiro contato do cliente com a sua equipe de atendimento.

Pois requer o suporte de uma pessoa e equipe diferentes.

Considerando que, com a ferramenta de acesso remoto, Maria pode pular na máquina de Antônio e usar suas credenciais de administrador (se necessário) para acessar o gerenciador de tarefas, identificar e interromper um programa em execução em segundo plano. 

O problema foi resolvido em questão de minutos durante a primeira chamada de Antônio para a recepção.

Como nenhuma outra equipe de suporte precisou ser envolvida, sua organização recebe outra correção inicial para adicionar à pilha.

>> Saiba mais: Plano de comunicação da interrupção dos serviços de TI. Você tem um?

3. Aumentou a capacidade de seu suporte de TI de exceder as metas de SLA.

Homem falando ao celular, seu suporte de TI precisa de uma ferramenta de acesso remoto.

O uso de uma ferramenta de acesso remoto oferece aos agentes da central de serviços de TI da organização a chance de resolver problemas de modo ágil e proativo.

Em vez de abrir um ticket, ativar o timer do SLA e enviá-lo para outra equipe de suporte para obter assistência, eles podem abrir o ticket, resolver o problema e fechar o ticket com o cliente em tempo real.

Isso significa que o cronômetro do SLA mal teve a chance de começar antes que Maria fechasse seu ticket.

Imagine com quantos tickets você poderia fazer isso se simplesmente instalasse uma ferramenta de acesso remoto. 

Algo extremamente pertinente para essa nova realidade, onde o home office, ao que parece se tornará regra para a maioria das organizações que podem adotá-lo.

>> Saiba mais: Principais desafios de suporte de TI em tempos de COVID-19 e como lidar com eles.

4. O nível de satisfação do seu agente foi lá pra cima.

Profissional de suporte fazendo sinal de positivo, seu suporte de TI precisa de uma ferramenta de acesso remoto.

No primeiro cenário, sem a ferramenta de acesso remoto, Maria sai do telefone sentindo-se bastante frustrada e irritada. 

Ela ficou de plantão por tanto tempo tentando explicar a Antônio o que fazer, além de prejudicar suas próprias estatísticas de chamadas, mesmo podendo resolver o caso, ela nem teve a satisfação de corrigir o problema para o cliente.

Quando consideramos o desempenho dela com a ferramenta de acesso remoto, ela deixou a ligação feliz porque:

  • Resolveu de cara um problema, o que elevou a taxa de resolução de problemas no primeiro contato do client;
  • Sequer se moveu o ponteiro do SLA;
  • Esmagou suas próprias estatísticas de chamadas, corrigindo o problema rapidamente;
  • Tornou seu cliente incrivelmente feliz com seu nível de serviço (e, no final do dia, é para isso que ele trabalha);

>> Saiba mais: Precisamos falar sobre gerenciamento de incidentes de TI. Confira 7 dicas.

5. Elevou a pontuação no Customer Satisfaction Score (CSAT).

Escala de satisfação CSAT, seu suporte de TI precisa de uma ferramenta de acesso remoto.

Uma das medidas, possivelmente as mais importantes, para o seu suporte de TI é o CSAT (escala de satisfação do cliente). 

A central de suporte de TI existe para atender aos clientes; e se esses clientes não estão satisfeitos, há algo errado.

Sem uma ferramenta de acesso remoto, você está atrasando o tempo necessário para que um problema simples seja corrigido. 

Em nosso primeiro cenário, Antônio já está uma pilha de nervos porque tem um prazo a cumprir, para completar seu equipamento está apresentando problemas, deixando em pânico. 

Sem acesso a uma ferramenta remota, Maria não pode ajudar Antônio e ele é forçado a esperar que um engenheiro de segunda linha se envolva – aumentando sua angústia. 

E nessa situação, é improvável que o suporte de TI obtenha uma boa pontuação, porque Antônio está descontente com o que aconteceu.

Com uma ferramenta de acesso remoto, no entanto, Antônio está absolutamente feliz. 

Ele ligou para a central de atendimento de TI uma vez, resolveu o problema em questão de minutos, seu ticket foi fechado e ele conseguiu entregar seu trabalho no prazo.

Portanto, ele agora está mais do que feliz em classificar o suporte de TI como excelente, porque eles fizeram tudo o que ele precisava e provavelmente até excederam suas expectativas.

>> Saiba mais: 11 maneiras de motivar seus agentes de atendimento ao cliente com um pouco de psicologia.

Selecionando uma ferramenta de acesso remoto.

Escolher software de suporte remoto.

Ao passar para o cenário 2 e seus benefícios, sua organização deve encontrar uma ferramenta de acesso remoto que seja fácil de usar.

Possa suportar vários sistemas operacionais, se necessário, e conectar-se com segurança a máquinas dentro e fora da rede da empresa.

Embora possa parecer um custo adicional inicial, depois de ver o que uma ferramenta de acesso remoto pode fazer pelo departamento de TI e pelos clientes da sua organização, é certamente algo que vale a pena investir. 

Com absoluta certeza o investimento se pagará muito mais cedo do que você pensa – uma vez que ao que tudo indica o trabalho remoto será uma tendência.

E essa ferramenta permite que o atendente controle não apenas um simples computador, mas também, outros dispositivos, à distância, dando velocidade à resolução dos problemas.

>> Saiba mais: Algumas duras lições do Coronavírus, sobre como lidar com gerenciamento de crises.

Banner software de Help Desk para desafios diários.

Pra finalizar.

Um atendimento ao cliente verdadeiramente excelente só é possível quando sistemas e tecnologias modernas oferecem a oportunidade para os representantes de atendimento ao cliente ajudarem os clientes rapidamente.

Milldesk é uma solução tecnológica que dá total suporte ao seu negócio, principalmente no atendimento ao cliente, que não pode ser descuidado em nenhuma circunstância.

Nossa ferramenta foca o Help Desk e o Service Desk, oferecendo uma ferramenta completa e escalável os desafios do seu negócio e de sua central de atendimento.

E possui, claro, uma das melhores ferramentas de acesso remoto do mercado.

Que permite melhorar a experiência do usuário, adiantar serviços que poderiam levar muito tempo e gerar vários gastos se fossem realizados presencialmente.

Uma forma a mais de expandir a produtividade de seu time e reduzir custos.

Isso ajuda na retenção de clientes e ainda dá mais agilidade e organização para os agentes de atendimento ao cliente.

Uma vez que é preciso manter o apoio aos clientes e se adaptar às circunstâncias atuais, mantendo os níveis de agilidade e assertividade lá no alto e consequentemente os níveis de satisfação.

Para saber mais sobre como o Milldesk poderia funcionar em sua organização, entre em contato conosco para receber uma demonstração do sistema que irá revolucionar o seu Help Desk. 

Ah! Antes que esqueça, segue a gente em nossas redes sociais!

Vai lá no nosso Instagram, Facebook, Youtube ou LinkedIn manda um “oi”. Vai ser maravilhoso poder “trocar umas ideias” com você de modo mais direto! 😉 

7 erros a evitar ao responder solicitação de suporte ao cliente via email!

Imagem de pessoa em frente a notebook, vários ícones de email em direção à tela.

O envio de e-mails de atendimento ao cliente é uma das principais formas de comunicação com os clientes/usuários. 

Independentemente de você estar em contato com eles proativamente ou simplesmente apenas respondendo a uma solicitação. 

Como representante de atendimento ao cliente, você é a voz da empresa, por isso é crucial ser profissional, assertivo e amigável.  

Sem mais delongas, aqui estão os 7 erros que você deve evitar ao responder uma solicitação de suporte ao cliente via email. 

1. Esquecer de personalizar o modelo. 

Email personalizado.

Como você envia vários e-mails de suporte ao cliente semelhantes, provavelmente possui modelos que são preenchidos automaticamente pelo sistema.  

E não há nada de errado nisso, ok? 

No entanto, você deve garantir que os modelos estejam configurados e funcionando corretamente.  

É muito importante que você teste os modelos antes de enviá-los, pois esquecer disso pode ser um tiro no próprio pé.  

Como cliente, uma das piores coisas que você pode receber é um email que começa com ‘Olá [nome do cliente]’. 

Isso mostra aos clientes que sua empresa ou setor não leva a sério a reclamação ou preocupação, e é preguiçosa e desatenta.  

Por isso, revise seu e-mail antes de enviar, justamente para garantir que não haja campos que ainda não foram preenchidos. 

>> Saiba mais: Quanto custa o tempo de inatividade de TI para sua empresa?

2. Demorar muito para responder o pedido de suporte ao cliente via email.

Homem prostrado diante do computador, suporte ao cliente via email.

Como empresa, você provavelmente possui alguns padrões de serviço e regras claras de regulamentação de SLA, em relação ao tempo que os emails de atendimento ao cliente podem ser respondidos, certo?

Pelo menos deveria ser assim.

Se o seu nível de serviço mostrar que levará algumas horas para responder, seus clientes não esperarão uma resposta via e-mail e tentarão ligar para a empresa, criando duas linhas de mensagens para um mesmo problema.  

Pior ainda, se você não estiver acompanhando e o cliente for atendido por telefone, responder ao e-mail algumas horas ou até mesmo dias depois é muito pouco profissional. 

O tempo de resposta no suporte ao cliente via email também precisa ser rápido.

A solução pra esse tipo de problema?

Bem, você pode evitar essa situação usando um bom software de Help Desk onde todos os dados relacionados ao cliente serão mantidos em um único local. 

>> Saiba mais: Problemas de segurança da informação no home office: dicas pra você ficar esperto(a)!

3. Não abordar todos os aspectos da questão.

Bla, bla, bla, suporte ao cliente via email.

Não há nada que os clientes odeiem mais do que um representante de atendimento ao cliente que responde apenas a metade de suas dúvidas.

Especialmente quando esperava que algumas informações importantes fossem abordadas. 

A principal habilidade do suporte ao cliente é sempre valorizar o tempo: tanto o seu próprio, como o do cliente. 

E fornecer respostas claras a todas as perguntas e dúvidas, se possível, de uma só vez é o ideal.  

Caso necessite de mais tempo para responder a algumas de suas perguntas, vá em frente e diga.

Não faça o cliente sentir que você não leu o email completo. 

>> Saiba mais: Como aumentar a satisfação dos clientes em tempos de crise?

4. Encaminhar conversas internas sem a devida revisão. 

Homem enviando avião de papel, suporte ao cliente via email.

Infelizmente, isso acontece com muito mais frequência do que poderíamos pensar, e é extremamente pouco profissional.  

Se você está se comunicando com outros parceiros internos para resolver o problema precisa tomar todo cuidado e revisar as comunicações minuciosamente. 

Você corre o risco de revelar e-mails particulares de trabalho de outros agentes que poderiam ser solicitados diretamente pelo cliente. 

Ou ainda, acabar revelando, sem querer informações, procedimentos ou quaisquer outras informações que não deveriam ser de domínio de terceiros. 

Tome cuidado com encaminhamento, sobre encaminhamento de emails.

>> Saiba mais: Plano de comunicação da interrupção dos serviços de TI. Você tem um?

5. Fazer confusão com as opções “Responder a todos”, “Com cópia” e “Com cópia oculta”.

Homem com dúvida, suporte ao cliente via email.

Isso pode acontecer acidentalmente, mas pode arruinar uma empresa ou uma carreira, especialmente se você trabalha em finanças ou na área médica, só para citar alguns exemplos.

Mandar um e-mail para quem não deveria recebê-lo pode, na opção mais otimista, causar um leve incômodo.

Afinal, você estará roubando o tempo do outro com uma comunicação irrelevante para ele.

Copiar alguém que não deveria ser incluído, enviar e-mail para a pessoa errada ou responder ao e-mail errado em alguns casos pode ser fatal,.

Pois você corre o risco de compartilhar as informações ou dados importantes. 

Em qualquer caso, é preciso ter cuidado.

>> Saiba mais: Precisamos falar sobre gerenciamento de incidentes de TI. Confira 7 dicas.

6. Não revisar sua resposta.

Ilustração mão de homem segurando placa de atenção, suporte ao cliente via email.

Surpreendentemente, muitos e-mails de atendimento ao cliente são mal escritos e poucos são revisados com atenção.  

É importante reler seus e-mails e garantir que não haja erros, não só de concordância, gramática, mas também, de informações.

E a linguagem não deve de modo algum deixar de ser o mais atenciosa e humana possível.

Mesmo tratando-se de um meio de comunicação eletrônico.

>> Saiba mais: 11 maneiras de motivar seus agentes de atendimento ao cliente com um pouco de psicologia.

7. Não assinar corretamente.

Exemplo de assinatura de email. Suporte ao cliente via email.

Lembre-se de que os e-mails são uma meio formal de comunicação.  

Ao tentar personalizar seus e-mails, nunca se esqueça das regras de correspondência comercial (sem esquecer do seu toque de pessoalidade).  

Uma boa maneira de fazer isso acontecer, é criar um bloco de assinatura de email padronizado para todos os representantes de suporte. 

Isso não apenas impede que o script seja desviado, mas cria uma aparência uniforme e consistente para combinar com a marca da empresa. 

>> Saiba mais: Tudo o que você precisa saber para criar um FAQ matador!

Pra finalizar.

Em essência, todos esses erros podem ser facilmente evitados se uma empresa tiver um procedimento claro de atendimento ao cliente, seguido por agentes de suporte qualificados. 

E obviamente fazendo uso da ferramenta correta para otimizar ainda mais a rotina do controle de tickets de suporte. 

O Milldesk foi desenvolvido para atender vários níveis de usuários.  

É possível criar tickets através de um simples envio de e-mail do seu cliente para o seu centro de suporte.

E automaticamente este email se tornará uma solicitação rápida para atendimento diretamente no grid de solicitações dos técnicos!  

E aí, curtiu as dicas?  

Que tal começar agora mesmo a utilizar uma ferramenta de help desk para otimizar os e-mails da sua empresa? Vem testar Milldesk! 

Quanto custa o tempo de inatividade de TI para sua empresa?

Um profissional de suporte deitado e outro em pé em frente a servidores. Quanto custa o tempo de inatividade de TI para sua empresa?

As interrupções de TI fazem parte da vida corporativa moderna.  

E os motivos para isso podem ser muitos; desde manutenção planejada e atualizações, até bugs de software, problemas nos provedores de serviços até mesmo falhas de hardware, vírus ou ataques cibernéticos. 

Quando os sistemas de TI são desativados, isso pode afetar substancialmente os negócios de várias maneiras.  

As empresas são impactadas pela perda de produtividade, custo de recuperação da interrupção, danos à reputação, falhas de conformidade, custos legais e, no pior dos casos, perda de receita e até mesmo falha total e colapso do negócio. 

Um relatório do Gartner constatou que cada minuto de inatividade de TI custa às empresas uma média de US $ 5.600 por minuto.  

Dependendo do tamanho dos negócios e da escala de suas operações, pode custar aos negócios um prejuízo em torno de US $ 150.000 a US $ 540.000 por hora. 

Em um estudo sobre o Impacto de Falta de TI, feito no ano de 2019 pela LogicMonitor  constatou-se que as empresas que enfrentam quedas de energia e interrupções frequentes, sofrem com custos 16 vezes mais altos que as empresas com menos incidentes de inatividade de TI.  

O estudo também descobriu que equipes de suporte encarregadas de solucionar problemas em empresas cujo que frequentemente sofrem com a inatividade de TI levam quase o dobro de tempo para solucionar os incidentes nessa organização. 

>> Saiba mais: Problemas de segurança da informação no home office: dicas pra você ficar esperto(a)!

Causas de tempo de inatividade.

Imagem profissional de TI em frente a servidores sem saber o que fazer. Quanto custa o tempo de inatividade de TI para sua empresa?

 De acordo com especialistas descobriu-se que as causas mais comuns de tempo de inatividade globalmente são: 

  • Falha na rede; 
  • Picos e oscilações de uso; 
  • Erro humano; 
  • Mau funcionamento do software; 
  • Falha no hardware da infraestrutura; 
  • Interrupções de fornecedores de terceiros; 

O cibercrime é outro fator que contribui para o tempo de inatividade de TI experimentado por grandes empresas em todo o mundo.  

Os ataques de hackers, vírus, malware, phishing e ransomware podem ter uma série de consequências negativas para os negócios. 

Desde roubo de dinheiro e perda de dados e informações confidenciais até sistemas que se tornam inoperantes, resultando em tempo de inatividade excessivo. 

O cibercrime se tornou uma das principais causas mundiais de interrupções em datas centers.  

Somente em 2017, uma em cada cinco empresas enfrentou pelo menos 25 horas de inatividade como resultado de ataques de ransomware. 

Em 2011, a Sony sofreu um ataque cibernético tão sério que a levou a colocar sua PlayStation Network offline.  

A empresa enfrentou uma interrupção que durou 23 dias e estima-se que tenha custado um prejuízo em torno de US $ 250 milhões. 

Se isso aconteceu com essa gigante do mercado eletrônico, imagine conosco, meros mortais. 

Ok, mas o que fazer? Você deve estar se perguntando. Vamos lá! 

>> Saiba mais: Como aumentar a satisfação dos clientes em tempos de crise?

Calculando os custos de inatividade de TI da sua empresa.

Profissional de suporte de TI com a mão na cabeça em frente a servidor. Quanto custa o tempo de inatividade de TI para sua empresa?

Para determinar o quanto de prejuízo as interrupções de TI estão custando seu negócio, é importante levar em consideração: 

  • Quais sistemas são afetados; 
  • A duração da interrupção; 
  • Quantos funcionários são incapazes de realizar tarefas importantes; 
  • Quantos clientes ou outras partes interessadas são afetados; 
  • Se a receita é afetada (por exemplo, se os clientes não conseguem comprar de você ou a produção é interrompida); 
  • Quaisquer custos legais; 
  • Riscos à reputação do negócio; 

Uma fórmula simples que você pode usar é esta: 

Custo comercial do tempo de inatividade / hora de TI = Perda de receita + perda de produtividade + custos associados à recuperação + quaisquer outros custos (custos ocultos ou aqueles que não podem ser quantificados imediatamente no momento da ocorrência da interrupção).

Quanto mais longa e generalizada a interrupção, mais prejuízos ela irá custar ao seu negócio.  

Enquanto a maioria das interrupções comuns durará alguns minutos ou até mesmo horas, no extremo da escala, seus sistemas poderão ser afetados por vários dias ou até mesmo semanas.  

E quanto mais tempo seus sistemas estiverem inoperantes, mais você corre o risco de arruinar completamente a produtividade e até mesmo a reputação da empresa. 

>> Saiba mais: Principais desafios de suporte de TI em tempos de COVID-19 e como lidar com eles.

Custos adicionais de tempo de inatividade de TI. 

Imagem homem correndo com notebook pegando fogo. Quanto custa o tempo de inatividade de TI para sua empresa?

Ao calcular quanto tempo de inatividade de TI custa à sua empresa, há fatores que você pode nem considerar – incluindo os custos de produtividade associados a interrupções não planejadas. 

Um estudo realizado por pesquisadores da Universidade da Califórnia, Irvine, descobriu que, quando um trabalhador profissional é interrompido, pode levar até 23 minutos para que ele se concentre novamente e volte à tarefa em que estava trabalhando antes da interrupção. 

Ainda segundo alguns entendidos, só no setor de serviços financeiros, podem ocorrer 238 minutos de interrupções em uma empresa todos os dias. 

Quando você leva em consideração o tempo necessário para reiniciar as tarefas por causa de interrupções, são em torno de 84 minutos por empresa.  

O resultado final é de 372 minutos – ou 6,2 horas por dia e representa quase um funcionário inteiro em perda de produtividade. 

>> Saiba mais: Precisamos falar sobre gerenciamento de incidentes de TI. Confira 7 dicas.

 O que fazer para evitar o tempo de inatividade de TI? 

Imagem erro de sistema.

 Infelizmente não temos uma boa notícia: não há como se ver totalmente livre de algum tempo de inatividade de TI.  

Por exemplo, manutenção de rotina e atualizações são necessárias para manter os sistemas atualizados, seguros e consequentemente seu negócio funcionando sem problemas.  

Para minimizar o impacto em sua empresa, você tem a opção de agendá-los para horários em que eles causem menos interrupções, por exemplo, tarde da noite, fins de semana ou feriados. 

Aproximadamente 75% de todo o tempo de inatividade de TI pode ser atribuído a falhas não tecnológicas, mas problemas relacionados ao usuário que basicamente representam falta de treinamento ou planejamento. 

>> Saiba mais: 11 maneiras de motivar seus agentes de atendimento ao cliente com um pouco de psicologia.

As formas de minimizar ou impedir completamente o tempo de inatividade de TI em sua organização incluem: 

Imagem de homem barrando fileira de dados que estão caindo.
  • Avaliar riscos e vulnerabilidades e implementar planos para mitigar esses riscos e fraquezas; 
  • Garantir que seus sistemas estejam configurados corretamente; 
  • Testar rotineiramente seu equipamento; 
  • Monitorar de perto o desempenho dos sistemas; 
  • Manter o software atualizado, incluindo o download de patches e a execução das versões mais recentes do software; 
  • Usar softwares antivírus, firewalls e softwares de detecção de malwares; 
  • Manter as definições de vírus atualizadas regularmente; 
  • Avaliar o desempenho de provedores externos, como data centers, hosts de sites, provedores de serviços de Internet e mudar para serviços mais confiáveis, se necessário; 
  • Treinar regularmente sua equipe em segurança cibernética; 
  • Ter bons planos de recuperação e continuidade de negócios para voltar aos negócios o mais rápido possível após uma interrupção significativa; 

>> Saiba mais: Competitividade e vendas de serviços de TI em tempos de crise: dicas pra você dar seus pulos!

Como o Milldesk pode ajudar sua empresa a reduzir as consequências negativas do tempo de inatividade? 

Imagem de pessoa fazendo sinal de positivo com notebook no colo e na tela dashboard do Milldesk.

Nossa ferramenta foca o Help Desk e o Service Desk, oferecendo uma ferramenta completa e escalável para os desafios do seu negócio e de sua central de atendimento. 

Isso ajuda inclusive na retenção de clientes e ainda dá mais agilidade e organização para os agentes de atendimento ao cliente. Especialmente em situações como essa de inatividade dos serviços de TI. 

Além de contribuir muito para a redução de custos. 

Com o software Milldesk, você tem em um único lugar: 

  • Sistema de chamados internos e externos; 
  • Solução de tickets e suporte; 
  • Sistema de atendimento; 
  • Help Desk; 
  • Service Desk. 
  • Atendimento via WhatsApp. 

Outras funcionalidades de nosso software são: 

  • Integração com diferentes canais de atendimento — chat, telefone, e-mail e outros; 
  • Catálogo de Serviços; 
  • SLA; 
  • Disponibilização de área exclusiva para clientes e sua própria e exclusiva base de conhecimento; 
  • Integração com WhatsApp; 
  • Workflow de Trabalho Inteligente; 
  • Acesso Remoto; 
  • Central de Serviços Compartilhados; 

Adotar uma plataforma de atendimento como o Milldesk é essencial e um grande investimento em seu negócio e em sua clientela. 

Uma vez que é preciso manter o apoio aos clientes e se adaptar às circunstâncias atuais, mantendo os níveis de agilidade e assertividade lá no alto e consequentemente os níveis de satisfação. 

Para saber mais sobre como o Milldesk poderia funcionar em sua organização, entre em contato conosco para receber uma demonstração do sistema que irá revolucionar o seu Help Desk. 

Banner software de Help Desk para desafios diários.

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Problemas de segurança da informação no home office: dicas pra você ficar esperto(a)!

Imagem de homem encapuzado barrado por códigos. Dicas para não sofrer com a falta de segurança da informação no home office.

Grande parte dos negócios estão tendo que se adaptar ao chamado “novo normal”. 

Se movimentando para oferecer a modalidade de home office para seus colaboradores como forma consciente de tentar diminuir o poder da pandemia do novo coronavírus.  

Nada mais justo, afinal o grande objetivo, a grande luta de todos no momento é reduzir os casos para retrair a curva de crescimento da enfermidade. 

Contudo, deve-se ter muito cuidado nessas horas, principalmente se o home office é novidade para a sua empresa.  

Apesar de parecer uma prática simples, existem alguns riscos, especialmente de segurança da informação no home office, que não podem ser ignorados. 

Já que os transtornos gerados pela falta de segurança da informação no trabalho remoto podem gerar prejuízos incalculáveis. 

Além do mais o home office vem se tornando um alvo fácil para crimes cibernéticos.

Justamente por não existir orçamento ou tempo suficientes para a adoção de medidas de segurança da informação no trabalho remoto. 

Sim, infelizmente já há notícias sobre cibercriminosos que estão pegando carona na pandemia de Covid-19 para explorar a situação para seus próprios propósitos.  

Eles estão tirando proveito dessa nova situação para obter acesso mais fácil a informações secretas ou incapacitar os sistemas de TI das organizações e posteriormente exigir um resgate. 

Isso torna seu papel como garantidor da segurança cibernética ainda mais importante.

Você pode ajudar a pôr um fim a esses ataques, seguindo algumas dicas de segurança da informação no escritório em casa: 

Proteja sua rede doméstica e comunique-se através de conexões seguras. 

Imagem de símbolo do wifi com um cadeado em cima. Dicas para não sofrer com a falta de segurança da informação no home office.

Como você usará sua rede privada em casa, precisará protegê-la adequadamente, com criptografia WLAN forte, uma senha exclusiva e complexa e atualizações regulares.  

Sempre trabalhe através de uma conexão segura estabelecida pela VPN, especialmente se você também estiver trocando informações confidenciais ou acessando a Intranet. 

Mantenha o software em todos os seus dispositivos atualizados. 

Trabalhando em casa, na empresa e em dispositivos pessoais, use a mesma rede.  

O tráfego de dados passa pelo mesmo roteador que está conectado a muitos outros dispositivos, incluindo vários eletrodomésticos inteligentes que, na pior das hipóteses, podem não ter nenhuma proteção atualizada. 

Todos esses são potenciais gateways para hackers, e é por isso que é recomendável permitir que todos os seus dispositivos, sejam da empresa ou pessoais, atualizem automaticamente. 

>> Saiba mais: Guia completo para trabalhar Home Office e não enlouquecer no processo.

Senhas? Vai uma extra forte por favor!

Homem de terno inserindo senha em painel. Dicas para não sofrer com a falta de segurança da informação no home office.

Já pensou se, por um descuido, você se torna o elo mais fraco da sua empresa?  

Pior, já pensou se por um descuido bobo de segurança você causasse um enorme prejuízo ao negócio? 

Utilizar senhas fortes, incluindo mecanismos de autenticação por multifator, garante uma camada extra de segurança e dificulta o acesso de hackers nas contas utilizadas. 

Também evite por toda lei, deixar senhas salvas no computador ou no navegador.  

Senhas fortes podem ser mais difíceis de decorar, mas uma solução para isso são cofres de senha que podem facilitar sua vida durante o home office e que pode continuar como um hábito de segurança após o término do trabalho em casa. 

>> Saiba mais: Plano de comunicação da interrupção dos serviços de TI. Você tem um?

Fique atento(a) à comunicação online. 

Ilustração sobre segurança em emails. Dicas para não sofrer com a falta de segurança da informação no home office.

Recebeu uma mensagem em que um colaborador da sua empresa pede informações sigilosas, descumprindo regras de segurança?  

Como diz o ditado popular “coloque as barbas de molho”, porque é hora de desconfiar. 

Fique de olhos abertos quanto aos ataques de phishing em e-mails e outras ameaças online via aplicativos de mensagens. 

Se a sua organização optar apenas pelo uso do e-mail, siga as normas e verifique se o remetente e destinatário estão corretos.  

Caso ainda haja dúvidas, solicite que o remetente confirme alguma informação interna para que a comunicação possa prosseguir, recomendando o cumprimento dos padrões da empresa para dar continuidade.  

Evite dar informações que não são necessárias para a resolução de um problema. 

De novo: seja extremamente cauteloso com emails ou anexos suspeitos, principalmente se você não conhece o remetente. 

Especialmente no ambiente familiar do seu home office, você precisa ser cauteloso com emails suspeitos. 

Estudos mostram que a probabilidade de ser vítima de intenções maliciosas é particularmente alta em casa.  

Além disso, não seja pressionado por e-mails pedindo ação imediata ou referindo-se, por exemplo, à atual crise do Covid-19.  

Não se apresse e examine cada e-mail cuidadosamente antes de abri-lo. 

>> Saiba mais: Como aumentar a satisfação dos clientes em tempos de crise?

Não permita que membros da família usem seus dispositivos de trabalho. 

Criança vestindo terno e gravata à frente de laptop.

Se a empresa forneceu um notebook, tablet ou até mesmo um desktop para você utilizar no trabalho remoto lembre-se que o equipamento cedido é apenas para uso do funcionário – não é o computador da família. 

Lide com o laptop, dispositivo móvel e os dados confidenciais emitidos em razão do trabalho como se estivesse das dependências da empresa.  

Isso ajudará você a associar continuamente suas ações a uma mentalidade de segurança e consciência de dados.  

Por exemplo, em um escritório físico seu filho não poderia usar seu dispositivo móvel cedido pelo trabalho para jogos ou filmes.  

E se você considera seu laptop e dispositivos móveis ativos apenas do seu trabalho, fica muito mais fácil controlar o acesso a dados confidenciais e consequentemente evitar incidentes de segurança no trabalho remoto. 

>> Saiba mais: Principais desafios de suporte de TI em tempos de COVID-19 e como lidar com eles.

Siga as políticas de segurança da informação de sua organização à risca. 

Ilustração de política de segurança. Dicas para não sofrer com a falta de segurança da informação no home office.

É provável que sua empresa tenha políticas claras para acessar a rede da empresa fora do escritório.  

Essas diretrizes e regras sempre devem ser seguidas, mas é especialmente importante quando você trabalha remotamente. 

Relate qualquer comportamento suspeito à TI imediatamente e siga os padrões básicos de ‘higiene eletrônica”, como sistemas operacionais atualizados, antivírus/malware e verificação regular”. 

>> Saiba mais: Precisamos falar sobre gerenciamento de incidentes de TI. Confira 7 dicas.

Cuidado com os dispositivos inteligentes.

Ilustração perigos dispositivos inteligentes.

Desligue dispositivos inteligentes controlados por voz que estejam próximos de sua estação de trabalho em casa e cubra a webcam quando não estiver em uso. 

Assistentes de voz como Alexa, Siri, Cortana ouvem o que está sendo dito no ambiente e transmitem ao fornecedor.  

A possibilidade dessas gravações caírem em mãos erradas, embora pequenas, não pode ser descartada.  

Portanto, esses dispositivos não precisam estar em salas onde você discute assuntos importantes ou pelo menos devem ser desligados.  

E certifique-se de cobrir a webcam no seu PC quando não estiver em uso e tenha cuidado com o que você compartilha através da função de vídeo. 

>> Saiba mais: 11 maneiras de motivar seus agentes de atendimento ao cliente com um pouco de psicologia.

Se precisa realmente usar dispositivos pessoais não misture o uso pessoal e comercial de dispositivos. 

Imagem homem adulto jogando video game. Dicas para não sofrer com a falta de segurança da informação no home office.

Faça uma distinção clara entre dispositivos e informações para uso comercial e pessoal e não transfira dados de trabalho para dispositivos pessoais.  

Isso impedirá qualquer saída não intencional de informações.

Como efeito colateral, também ajuda a separar psicologicamente o tempo que você está “no trabalho” do tempo em que está “em casa”. 

>> Saiba mais: 2020 chegou e a Lei Geral de Proteção de Dados também. E você já sabe o que fazer?

Backup e nuvem, adote esse mantra. 

Ilustração sobre backup na nuvem. Dicas para não sofrer com a falta de segurança da informação no home office.

Se deseja realmente manter o seu negócio protegido contra qualquer tipo de imprevisto, é essencial manter a rotina periódica de backups.  

Soluções em nuvem podem ser cruciais nesse processo. 

Elas permitem que os dados da empresa sejam salvos em servidores online, disponíveis 24h. 

Desse modo, além de garantir o backup automático dos dados, você poderá ter acesso aos dados que quiser e quando quiser. 

Mesmo que não esteja logado no computador corporativo, usando apenas seu login e senha. 

A medida facilita não só o acesso remoto às informações direto do home office, como também garante alta eficiência e proteção em uma infraestrutura preparada, em segurança física e lógica, para realizar este processo. 

Além do mais soluções na nuvem, contam com medidas de cibersegurança e um suporte técnico 24h em caso de imprevistos. 

O Milldesk é um bom exemplo. É uma plataforma completa de Help Desk e Service Desk, que ajuda a melhorar o atendimento aos clientes e a integrar os processos da empresa.  

Aproveite, agora mesmo, para fazer um teste gratuito. 

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>> Saiba mais: 20 melhores aplicativos de produtividade e + 1 de bônus, para você viver um ano novo melhor.

Identifique proativamente todos os participantes das reuniões online. 

Foto de homem em reunião online. Dicas para não sofrer com a falta de segurança da informação no home office.

As teleconferências e videoconferências são um excelente substituto para as reuniões presenciais. 

Ao mesmo tempo, porém, é mais difícil verificar se todos na linha foram realmente convidados. 

É especialmente fácil para pessoas não autorizadas que adquiriram os dados de discagem se infiltrarem em grandes reuniões online com muitos participantes. 

É por isso que todos os que aparecem no software da reunião precisam se identificar brevemente, principalmente se você estiver discutindo tópicos confidenciais e compartilhando apresentações na tela. 

Outra dica importante: sempre adquira softwares e aplicativos de fontes seguras. 

>> Saiba mais: 15 dicas para escrever um bom email de suporte ao cliente!

Desconecte-se quando parar de usar seus dispositivos e armazene-os com segurança. 

Foto de notebook ligado em cima de mesa.

Mesmo que você esteja apenas fazendo uma pequena pausa, bloqueie a tela do seu PC e dispositivos móveis da mesma forma que faria no trabalho para que eles não fiquem acessíveis durante a sua ausência.  

E, é claro, você também precisa proteger os dispositivos contra uso não autorizado ou até roubo quando estão em sua casa. 

>> Saiba mais: 6 maneiras que uma solução de help desk na nuvem beneficia as empresas de pequeno porte.

Melhores práticas para os empregadores. 

Ilustração de moça ao lado de checklist.

Para proprietários de pequenas empresas, recomendamos as seguintes precauções para limitar os riscos à segurança enquanto os funcionários trabalham em casa. 

  1. Exija que os funcionários usem uma senha não armazenada para se conectar à rede, especialmente para acesso à VPN.
  2. Aplique tempos limites razoáveis de sessão para programas ou aplicativos confidenciais. Um usuário não precisa se reconectar depois de caminhar até a cozinha para servir uma xícara de café. Mas, ao mesmo tempo, você não pode confiar que todos os funcionários sempre encerram a sessão quando terminam o expediente do dia.
  3. Limite o acesso ao programa/arquivo apenas às áreas absolutamente necessárias para esse colaborador.
  4. Reserve o direito de encerrar o acesso dos funcionários a qualquer momento.

Acima de tudo, você precisa definir políticas, procedimentos e diretrizes para os colaboradores que usam os recursos da empresa fora do escritório. 

>> Saiba mais: Qual estratégia de alerta reduzirá o ruído de um monitoramento diário?

Outra boa prática: conscientize os colaboradores. 

Imagem de capacitação de colaboradores. Dicas para não sofrer com a falta de segurança da informação no home office.

A educação e conscientização são pontos fundamentais para que todos os usuários estejam cientes do grau de responsabilidade que é exigido de cada um, quanto a segurança da informação no home office. 

Que todos aqueles que irão aderir a essa modalidade de trabalho estejam conscientes dos riscos aos quais podem estar expostos. 

E quais são os cuidados que devem ter ao acessar dispositivos fora da empresa. 

As pessoas devem entender que os dispositivos utilizados fora do escritório podem se tornar uma porta de entrada para toda a empresa. 

Por isso, é fundamental que todos os equipamentos sejam utilizados de forma adequada. 

Os cibercriminosos estão em alerta e se aproveitando das vulnerabilidades em segurança da informação, ocasionadas pelo home office e planejando ataques que podem prejudicar dados e informações corporativas.  

Por consequência, é crucial se precaver para não ser uma porta de entrada para o comprometimento da rede corporativa da empresa.   

Esteja preparado(a) para esse “novo normal”, para esse modelo, afinal, esse é o cenário atual dos negócios e pode ser a nova realidade para muitas empresas daqui pra frente. 

Plano de comunicação da interrupção dos serviços de TI. Você tem um?

Ilustração plano de comunicação de interrupção dos serviços de TI.

A interrupção dos serviços de TI pode ocorrer quando você menos espera e ter um plano para lidar com isso ajudará você a entrar suavemente no modo de resposta para corrigir a situação. 

De acordo com pesquisas sobre os impactos de interrupção dos serviços de TI de 2019 96% das organizações sofreram pelo menos uma interrupção nos três anos anteriores. 

Às vezes, quando os sistemas ficam inoperantes, pode demorar um pouco e, em seguida, tudo volta a funcionar.

Outras vezes, no entanto, pode ser um processo extremamente demorado e os sistemas podem ficar inativos por um longo período de tempo. 

E aí está talvez um dos maiores problemas. 

O tempo de inatividade como resultado de interrupções pode causar problemas de produtividade, perda de receita, danos à reputação, falhas de conformidade e até falhas de negócios.  

Agir rapidamente para se comunicar com eficiência com os demais funcionários da organização no caso dos prestadores de serviços de TI internos ou os clientes, no caso dos externos, pode ajudar a mitigar alguns dos efeitos negativos do tempo de inatividade. 

>> Saiba mais: Principais desafios de suporte de TI em tempos de COVID-19 e como lidar com eles.

Etapas para criar um plano de comunicação de interrupção dos serviços de TI.

Ilustração pessoas se comunicando, plano de comunicação de interrupção dos serviços de TI.

Conheça as etapas que você deve executar para comunicar rapidamente uma falha no sistema: 

1. Tenha uma estratégia pré-preparada.

Passe algum tempo desenvolvendo um plano que você possa seguir à risca se acontecer dos sistemas utilizados no seu negócio ou de seus clientes ficarem inoperantes.  

Você deve ter planos para diferentes cenários, por exemplo, falha de hardware, vírus de computador, recuperação de desastres.  

Quando a interrupção ocorrer, você poderá revisar os planos e ajustá-los para refletir as especificidades da situação real que você está enfrentando. 

>> Saiba mais: Precisamos falar sobre gerenciamento de incidentes de TI. Confira 7 dicas.

2. Prepare os modelos de comunicação de interrupção dos serviços de TI com antecedência.

Além de ter uma estratégia pré-preparada, tenha modelos de comunicação de interrupção dos serviços de TI prontos. 

E que de preferência possam ser preenchidos apenas com informações relevantes atinentes ao evento, para que você economize um tempo valioso durante uma crise. 

>> Saiba mais: 11 maneiras de motivar seus agentes de atendimento ao cliente com um pouco de psicologia.

3. Equipe da linha de frente: una os pontos. 

Ninguém é uma ilha e isso é muito mais verdade quando se trata da ocorrência de um problema, incidente ou uma crise. 

Assim que tiver conhecimento de um problema, informe sua equipe da linha de frente – por exemplo, o suporte técnico, a equipe de call center e até mesmo os gerentes de mídia social, se for o caso.  

Mesmo se as equipes responsáveis pelo atendimento não tiverem uma exata noção do restabelecimento dos serviços interrompidos, podem estar preparadas para um volume maior de solicitações.  

Continue informando-as à medida que souber mais sobre a situação – por exemplo, quando você tiver um tempo estimado de restauração do serviço. 

>> Saiba mais: Competitividade e vendas de serviços de TI em tempos de crise: dicas pra você dar seus pulos!

4. Interrupção dos serviços de TI internos: comunique-se com os funcionários.

Dependendo de quais partes da sua infra ou sistemas que são afetadas, você pode manter sua equipe informada com o uso de alertas que todo bom sistema de Help Desk possui, para aliviar a pressão da equipe de assistência técnica. 

No Milldesk o técnico pode configurar uma mensagem no painel de recados e fazer com que ele apareça de acordo com a configuração de local, departamento ou solicitante. 

E assim que o usuário logar no sistema do Milldesk aparecerá um pop-up na tela avisando o que garante que as pessoas sejam imediatamente envolvidas. 

>> Saiba mais: Algumas duras lições do Coronavírus, sobre como lidar com gerenciamento de crises.

5. interrupção dos serviços de TI externo: comunique-se com os clientes.

Se for apropriado, dependendo do seu negócio, e você ainda puder acessar seu site ou canais de mídia social, informe seus clientes que você está enfrentando dificuldades e especialmente informá-los quanto a retomada dos serviços. 

Caso seu esteja inativo, considere uma mensagem de erro personalizada. 

6. Alterar mensagens automatizadas.

Se os solicitantes de sua central de atendimento ou suporte técnico geralmente são recebidos com uma mensagem automática, considere alterá-las para refletir a situação de interrupção e indicar o tempo estimado de restauração. 

>> Saiba mais: Funil de suporte ao cliente: já montou o seu? Dicas para fazer isso com sucesso!

Como nossos clientes usam o Milldesk para ajudar com as comunicações de interrupção de serviços de TI.

Ilustração dashboard Milldesk. Plano de comunicação de interrupção dos serviços de TI.

O Milldesk possui clientes de diversos setores que usam nosso software para enviar informações aos seus funcionários quando ocorre uma falha de TI. 

  • No Milldesk o técnico pode configurar uma mensagem no painel de recados e fazer com que ele apareça de acordo com a configuração de local, departamento ou solicitante.
  • Assim que o usuário loga no sistema do Milldesk aparece um pop-up na tela avisando sobre a interrupção dos serviços de TI, o que garante que as pessoas afetadas pelo problema sejam imediatamente avisadas.

A integração das equipes é um pilar do sucesso de qualquer empresa, e não poderia ser diferente para o seu negócio.

As soluções de controle e organização de chamados ajudam a promover a segurança dos dados e a centralizar tudo em apenas uma ferramenta.

O retrabalho e as horas extras começam a fazer parte do dia a dia dos trabalhos quando eles não são armazenados corretamente e se encontram espalhados em ferramentas diversas.

Situação que é extremamente prejudicial e que fomenta a desorganização e o acúmulo de atividades muitas vezes. 

Não se esqueça também que esses sistemas otimizam os investimentos financeiros realizados, pois você tem autonomia para acompanhar o uso e o desempenho de cada colaborador.  

Uma ótima solução de chamados de TI unifica o time e fornece as ferramentas necessárias para garantir a segurança da informação e o crescimento profissional. 

E quando ocorre qualquer tipo interrupção de serviços de TI é a aliada perfeita para acalmar os ânimos.

Precisamos falar sobre gerenciamento de incidentes de TI. Confira 7 dicas.

Foto de homem com a mão na cabeça em frente de um servidor, gerenciamento de incidentes de TI

Ninguém gosta de stress, incômodos, não é verdade? Se um pequeno inconveniente já é suficiente para nos tirar do rumo, o que dizer dos grandes incidentes? 

Incidentes graves são verdadeiramente estressantes, quanto a isso não há dúvidas. 

Eles são os bichos papões dos problemas de TI, que afetam adversamente as operações e os resultados dos negócios.  

De acordo com a definição do ITIL 4: “Um incidente é um acontecimento com impacto comercial significativo, exigindo uma resolução coordenada imediata”. E por sua própria natureza, grandes incidentes são desafiadores. 

Vem com a gente e confira algumas dicas para fazer melhor o gerenciamento de incidentes graves aí na sua TI. 

>> Saiba mais: Da série, se fosse você faria: beneficios de realizar corretamente o processo de gestão de incidentes ITIL

1. Aja como um bom investigador: verifique todos os fatos. 

Foto de homem vestindo roupa de investigador e usando uma lupa, gerenciamento de incidentes de TI.

A primeira coisa que você precisa fazer ao lidar com um incidente de TI grave é garantir que você tenha todos os fatos diante dos olhos.  

Esta não é uma lista exaustiva, mas aqui estão as principais perguntas a serem feitas para que você possa entender as coisas: 

  • Todos estão seguros? Existem riscos imediatos? Em primeiro lugar, cuide do seu pessoal e garanta que todos estejam longe de qualquer perigo potencial. Parece dramático, mas esse é um problema muito real, principalmente se o incidente estiver relacionado a algo como geradores, servidores, manutenção de no-break ou algo envolvendo a rede elétrica. 
  • Qual serviço é afetado? 
  • Que área ou setor foi afetada? 
  • Qual é o impacto nos negócios? 
  • Que base de usuários é afetada? É uma equipe ou local específico, ou é todo mundo? 
  • Qual equipe de suporte está analisando? Temos as pessoas certas envolvidas? 
  • Precisamos conscientizar outras equipes de suporte? 
  • Quando isso começou a acontecer? Houve alguma atividade de mudança ao longo do tempo? 
  • Existe uma solução alternativa? 
  • Vamos precisar de suporte de terceiros? 
  • Precisamos notificar outros clientes como forma de prevenção? 
  • Há algum problema de segurança que precisamos levantar? 
  • Existem riscos legais ou de conformidade? 
  • Precisamos envolver recursos de recuperação de desastres? 
  • A central de atendimento de TI consegue lidar com os volumes atuais de chamadas relacionadas? 
  • Qual é o momento realista para prometer uma atualização? 

Conheça os princípios básicos para poder responder senão todas, mas pelo menos a maioria das perguntas que serão feitas pelos seus clientes e pelos gestores quando estiverem a par do problema. 

>> Saiba mais: O que é Gestão de Incidentes?

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2. Fale com as pessoas certas e rapidamente. 

Ilustração de equipe em reunião, gerenciamento de incidentes de TI.

Em um mundo ideal, você terá uma lista de pessoas que precisam ser notificadas no caso de um incidente grave e suas comunicações deverão seguir um modelo, automatizadas e profissionais. 

No entanto, a realidade geralmente é que é muito difícil ser perfeito em tudo o tempo todo.  

Portanto, verifique se você está preparado para contar às pessoas certas, as informações certas, no momento certo quando ocorrer um grande incidente de TI. 

A primeira pergunta a ser feita (enquanto age rápido, óbvio) é: com quem vamos lidar.  

Em uma situação de grande incidente, talvez você precise se comunicar com alguns ou até com todos os seguintes interlocutores: 

  •   Clientes irritados; 
  •   Partes interessadas de negócios e gerentes de prestação de serviços; 
  •   Equipes técnicas sob pressão; 
  •   Órgãos reguladores; 
  •   A depender do caso, a imprensa. 

Certifique-se de que as pessoas certas falem com as partes interessadas certas. Por exemplo, envolver suas equipes técnicas e de conformidade, se precisar lidar com terceiros. 

Ao emitir comunicações, verifique se elas são tão claras e fáceis de entender quanto possível.  

Ao comunicar incidentes de TI graves, inclua o seguinte: 

  •   Título e referência do incidente; 
  •   Impacto nos negócios; 
  •   Serviço afetado e base de usuários; 
  •   Quaisquer soluções alternativas ou informações de autoajuda; 
  •   Detalhes de contato da central de atendimento; 
  •   Hora da próxima atualização. 

>> Saiba mais: Funil de suporte ao cliente: já montou o seu? Dicas para fazer isso com sucesso!

3. Tenha um plano de ação.

Ilustração de checklist, gerenciamento de incidentes de TI

Um pequeno incidente pode se tornar uma situação real de grande pânico dentro da empresa.  

E quando isso ocorre, o time que deve lidar com isso sabe o que fazer?  

Será que cada integrante da sua equipe de suporte/TI sabe exatamente o que fazer nesses casos?  

Como em tudo na vida, sem um bom plano, não há garantias de que o time irá conseguir responder de maneira apropriada a todo e qualquer incidente de TI. 

Afinal de contas, no planejamento devem constar passos importantes, por exemplo: como identificar, conter e gerenciar incidentes de segurança.  

Volte à sua equipe de suporte e comece a elaborar um plano de ação.  

Certifique-se de reunir todas as equipes principais para que nada se perca e você possa descobrir as coisas rapidamente.  

Para criar soluções efetivas, a SANS Institute (empresa norte-americana especializada em segurança da informação) desenvolveu um manual com 6 passos que direcionam o desenvolvimento de um plano de ação eficaz no gerenciamento de incidentes. A saber: 

  • Preparação; 
  • Identificação; 
  • Contenção; 
  • Erradicação; 
  • Recuperação; 
  • Lições aprendidas. 

>> Saiba mais: 18 dicas para reduzir os tickets de TI no seu suporte ao cliente, sem enrolação!

4. Envolva quem tem de ser envolvido. 

Ilustração de pessoas juntando peças, gerenciamento de incidentes de TI.

Tenha reuniões regulares com as equipes de suporte e de negócios. Se você se comprometer com um prazo de resolução de incidentes, cumpra-o. 

Quando uma resolução for identificada, peça a alguém para checá-la e realizar alguns testes iniciais. A última coisa que você precisa é que todo um esforço dê errado e torne a situação pior. 

Apoie suas equipes de resolução ajudando-as a obter uma mudança de emergência e, se apropriado, solicitando uma reunião do conselho consultivo de mudança de emergência. 

Como toda organização é diferente, algumas empresas permitirão que as alterações sejam levantadas retrospectivamente, para que o problema possa ser corrigido imediatamente. 

Outros precisarão de uma versão condensada do processo de mudança – então participe do gerenciamento de mudanças (ou controle de mudanças se o ITIL 4 tiver sido adotado) e faça todo o possível para facilitar o caminho para o esforço de correção. 

>> Saiba mais: 7dicas práticas de psicologia de atendimento ao cliente no suporte.

5. Quando resolver o incidente, informe às pessoas afetadas. 

Ilustração de dois bonequinhos separados por um abismo se comunicando por telefone feito de latinhas. Gerenciamento de incidentes de TI

Não se esqueça das comunicações de fechamento de incidente! 

Após a implantação da correção, verifique se a equipe ou o responsável, realizou as verificações apropriadas e entre em contato com alguns dos usuários afetados para garantir que tudo esteja funcionando corretamente.  

Depois de confirmar que tudo está como deveria, envie uma notificação final de que o incidente (principal) foi resolvido e está tudo bem. 

>> Saiba mais: Papo reto: 5 relatórios gerenciais e 3 dicas para fidelizar mais clientes na TI!

6. Capte todas as lições aprendidas.

Ilustração do conhecimento passando da cabeça de uma pessoa para outra.

Quando o incidente for resolvido, gaste cinco ou dez minutos capturando as principais ações e as lições aprendidas.  

Você pode fazer uma revisão mais abrangente mais tarde, mas, por enquanto, gaste alguns minutos capturando os principais eventos para que nada seja perdido ou esquecido. 

Quando todos estiverem aptos para o trabalho e estiverem alimentados e com cafeína suficiente, agende uma breve reunião de revisão.  

Isso pode ser feito em conjunto com as equipes de gerenciamento de problemas e melhoria contínua, pois os principais incidentes precisarão de análise de causa raiz e lições potencialmente aprendidas para impedir que o problema ocorra novamente no futuro. 

Ao realizar a revisão, estabeleça regras básicas para que todos entendam que estão em um ambiente seguro, para que você possa obter uma descrição honesta do evento, quaisquer obstáculos, informações adicionais sobre causas raiz e tudo o que precisa ser feito para evitar uma recorrência.  

Ah e não esqueça de trabalhar em conjunto com o gerenciamento de problemas para que qualquer informação alternativa seja adicionada a base de conhecimento. 

>> Saiba mais: Gestão de atendimento ao cliente interno: faça a coisa certa!

7. Escolha a dedo a ferramenta de gerenciamento de incidentes de TI.

Foto pessoa com notebook ao colo fazendo sinal de positivo, na tela dashboard do Milldesk. gerenciamento de incidentes de TI.

Milldesk é uma solução tecnológica que dá total suporte ao seu negócio, principalmente no atendimento ao cliente, mas também no apoio ao gerenciamento de incidentes e problemas, que também não pode, ser descuidados em nenhuma circunstância. 

Nossa ferramenta foca o Help Desk e o Service Desk, oferecendo uma ferramenta completa e escalável os desafios do seu negócio e de sua central de atendimento. 

O que implica dizer que isso não só contribui na retenção de clientes, como também dá mais agilidade e organização para os agentes de atendimento ao cliente e ajuda a diminuir custos

Quer ter um fluxo perfeito desde o momento da abertura do chamado até o encerramento. 

Com o Milldesk é possível minimizar os prejuízos da sua operação e garantir, o melhor nível de serviço e disponibilidade para os seus usuários. Faça um teste! 

E aí quais são as suas dicas favoritas para gerenciar grandes incidentes? Conta pra gente.