Saiba como o help desk colabora para a redução de custos na empresa

O cenário econômico ainda apresenta instabilidade e mesmo com o otimismo crescendo em alguns setores, é essencial considerar a redução de custos em momentos de crise.

Estamos falando sobre o contexto externo, mas isso também se aplica as adversidades internas, ou seja, às condições da sua empresa especificamente.

Uma boa gestão sabe que épocas de turbulência virão e já desenvolvem planos emergenciais para a redução de custos em momentos de crise, sem prejudicar a qualidade do serviço e o desempenho da empresa.

De fato, é uma missão complexa ponderar quais os setores receberão menos verba e incentivo durante a instabilidade. Por isso, hoje vamos abordar o assunto e discutir como o help desk pode colaborar com a otimização da estrutura de custos em cenários de economia estagnada. Vamos lá?

Por que as empresas precisam da redução de custos em momentos de crise

A redução das vendas, preocupação com o mercado, instabilidade política e o caixa sentindo a diferença. Ao menor sinal desses aspectos, as organizações já ligam o alerta da necessidade de redução de custos em momentos de crise.

Essa é uma decisão estratégica correta, é preciso rever o planejamento financeiro e a gestão do capital, para que os impactos sejam reduzidos, porém sem perder o comprometimento da qualidade dos produtos e serviços.

O primeiro passo é diminuição das despesas. É preciso cortar gastos e enxugar o que for possível. Afinal, se a empresa ignora o contexto e não se adapta às condições vigentes, é bem provável que fique no vermelho.

A redução de custos em momentos de crise é uma estratégia de sobrevivência e deve ser feita de maneira pensada e inteligente. É preciso analisar os investimentos, o ROI, a vitalidade de cada investimento para o negócio e assim por adiante.

>> Saiba mais: 6 dicas para melhorar as vendas no varejo com atendimento.

Por que os investimentos em TI são estratégicos para a redução de custos em momentos de crise

Quando o cenário não está nada favorável, muitas empresas optam por cortar serviços fundamentais nos setores de tecnologia, inclui-se aí o help desk, e esse pode ser um grande tiro no pé.

Obviamente, é possível gerar economia no setor, o que estamos evidenciando é que os recursos da área são aliados importantes para reverter o quadro de recessão e podem gerar oportunidades para novos negócios.

Basta analisar o volume de redução de custos gerados com a tecnologia na empresa:

  • diminuição de erros;
  • aumento de produtividade;
  • agilidade no suporte ao cliente;
  • otimização do uso de matéria-prima;
  • e segurança da informação, entre outros.

Portanto, é preciso ver o investimento em TI como parte da solução e da sobrevivência em tempos economicamente incertos. A seguir, destacaremos o papel do help desk nesse cenário e como é estratégico para as organizações em geral contar com esse recurso.

>> Saiba mais: CSC: redução de custos e melhoria no atendimento aos clientes

Como o help desk pode contribuir na redução de custos em diferentes setores da empresa

Os investimentos em tecnologia abrangem toda a organização e são capazes de gerar crescimento e melhora das condições de trabalho para as equipes.

Para o setor de compras, por exemplo, ele consegue realizar previsões de novas compras, acompanhar o controle de estoque, apurar liquidações de forma ágil e segura.

O RH tem acesso a dados de colaboradores com mais facilidade, gerencia de forma otimizada o controle de ponto. O marketing fica a par dos dados de vendas com poucos cliques e assim por diante.

Os exemplos acima ilustram a prática em grande parte das organizações, selecionamos quatro entre as principais formas que o help desk colabora para a redução de custos em momentos de crise.

  1. Rede de serviços compartilhados

A integração de setores e uma base de serviços compartilhados atuam diretamente na economia de recursos financeiros, visto que reduz o tempo gasto com a localização de informações, praticamente elimina a incidência de erros por falta de comunicação e ainda ajuda a gerar insights.

Embora o help desk não seja um software de integração, ele permite armazenamento e compartilhamento de informações que são úteis para diversos setores. Com isso, a produtividade aumenta e o tempo gasto em busca de informações pode ser usado para demandas mais estratégicas.

  1. Segurança de dados

Foi-se o tempo em que só as grandes corporações sofriam com ataques cibernéticos. Os criminosos identificaram um negócio rentável no sequestro de dados e invasão dos sistemas das PMEs. Desse modo, é vital ter recursos de proteção e um plano de resposta à violação de dados, para evitar vazamentos e os prejuizos advindos disso, como roubo, fraudes e processos judiciais.

Estamos frisando a relevância da prevenção para evitar novos custos. Não convém contar com a sorte quando o assunto é a preservação das informações da sua empresa e dos clientes. As soluções de help desk já dispõem de recursos de segurança até mesmo nas ligações telefônicas.

  1. Agilidade do fluxo de atendimento

A frase “tempo é dinheiro” faz muito sentido na linha de frente do atendimento. Quanto mais facilidade de acesso a dados, mais o atendimento é dinâmico e consistente. Com uma boa estrutura de help desk os chamados são atendidos com mais precisão, o tempo de espera é menor e os clientes saem mais satisfeitos. Além disso, o registro de histórico auxilia na hora de identificar o cliente e montar propostas.

>> Saiba mais: A automatização do help desk ajuda na produtividade das empresas

Soluções na medida da necessidade da empresa

Ao contrário de diversos investimentos e serviços contratados pela empresa, o help desk não precisa ser contratado via pacotes com soluções que você nem precisa.

É possível montar um pacote exatamente de acordo com o que sua empresa precisa. Assim, sempre que for viável você pode alterar o pacote de serviços e ajustá-lo aos que for mais interessante para seu negócio.

Todo cenário de crise pode ser aproveitado para despertar novas ideias, gerar novas soluções e percorrer caminhos diferentes. Ao pensar assim, você entenderá que a redução de custos nos momentos de crise abre portas para tornar os investimentos em TI mais transparentes e estratégicos.

E isso não significa perda de qualidade, afinal, como você viu acima, o help desk é uma ferramenta importante para contornar as turbulências e deixar o saldo da empresa bem longe do vermelho.

Além de ter papel fundamental na redução de custos em momentos de crise, as soluções de help desk qualificam o atendimento ao cliente e trazem oportunidades para seu negócio. Acompanhe o conteúdo do blog e fique por dentro.